Модуль «Передача ключей» помогает организовать передачу объектов покупателям: контролировать готовность квартир и других помещений, учитывать уведомления, назначать осмотры, сохранять замечания и фиксировать подписание актов приёма-передачи.

Сотруднику, ответственному за передачу, модуль помогает подготовить встречи с покупателями и видеть дальнейшие действия по каждому объекту. Руководителю — контролировать готовность, просрочки и ход передачи дома. Комментарии, результаты осмотров и документы сохраняются рядом с объектом, поэтому коллеги могут продолжить работу с учётом уже зафиксированных договорённостей.

#Доступ к модулю

Модуль «Передача ключей» расположен внутри каждого дома слева на навигационной панели:

При входе в модуль Вы увидите перечень проданных объектов в соответствующей выбранной категории. По умолчанию отображаются объекты в статусе Сделка проведена, добавить объекты в прочих статусах можно с помощью «В т.ч. еще не проданные».

Каждая строка списка — это один объект.

Вывод тех или иных объектов в список настраивается при помощи панели фильтров, расположенной сверху.

#Фильтры и опции списка

Выбранные фильтры и сортировка запоминаются в браузере для страницы дома. При повторном открытии страницы вы можете продолжить работу с подготовленным списком.

Чтобы сбросить фильтры и сортировку, нажмите Очистить.

Несколько значений внутри одного фильтра расширяют выборку. Разные фильтры применяются одновременно: например, можно выбрать подъезд, ответственного и период осмотров.

#Категория

Позволяет переключать категорию недвижимости для отображения в списке объектов.

По умолчанию выбрана категория «Квартира».

#Подъезд и этаж

Выберите один или несколько подъездов и этажей, чтобы оставить в списке нужную часть дома. Например, подготовьте список объектов для передачи в одном подъезде или проверьте готовность квартир на определённых этажах.

#Менеджер

Отфильтрует только сделки выбранного менеджера сделки.

#Ответственный за осмотр

Выберите сотрудника или нескольких сотрудников, чтобы увидеть объекты с назначенными им осмотрами (запланированной встрече с покупателем по приёмке объекта).

#Клиент

Отфильтрует только сделки выбранного покупателя

#Диапазон дат

Отфильтрует только те объекты, которые попадают в заданный период по выбранному типу даты.

Возможные варианты дат:

Планируемая дата готовности

Указывается непосредственно в модуле передаче ключей в столбце «План» для каждого объекта
Готово к передаче

Указывается непосредственно в модуле передаче ключей в столбце «Факт» для каждого объекта
Плановая дата осмотра

Указывается непосредственно в модуле передаче ключей в столбце «Осмотр» для каждого объекта
Дата осмотра

Фактическая дата осмотра, зафиксированная в одном из проведенных осмотров в модуле передачи ключей
Дата регистрации

Указывается в шаге 6 сделки
Дата подписания акта передачи

Указывается непосредственно в модуле передачи ключей в столбце «Акт приема-передачи» для каждого объекта или внутри сделки в шаге «Передача ключей»

#Опции

Выберите опции, чтобы оставить в списке объекты, с которыми нужно выполнить определённые действия.

Осмотры с замечаниями Показывает объекты, по которым зафиксированы замечания и нет ни одного осмотра без замечаний.
Осмотры без замечаний Показывает объекты, по которым есть хотя бы один осмотр без замечаний.
Ожидается подписание акта приёма-передачи Показывает объекты, у которых не указана дата подписания акта приёма-передачи.
В т.ч. еще не проданные Добавляет в список объекты в других статусах (Подбор, Бронь, Сделка в работе, Маркетинговые резервы и сделки). Остальные выбранные фильтры продолжают действовать.
Готово к передаче Показывает объекты с указанной фактической датой готовности, по которым ещё не указана дата подписания акта приёма-передачи.
Осмотр назначен Показывает объекты с указанной плановой датой осмотра.
Осмотр не назначен Показывает объекты без плановой даты осмотра.
Акт п/п подписан Показывает объекты с указанной датой подписания акта приёма-передачи.
Покупатель уклонился от осмотра объекта Показывает объекты, для которых в карточке осмотра включена одноимённая опция.
Просрочена плановая дата готовности Показывает объекты, у которых плановая дата готовности уже прошла, а фактическая готовность и дата подписания акта приёма-передачи ещё не указаны.

Важно! Объекты без проведённых осмотров не попадают в выборки «Осмотры с замечаниями» и «Осмотры без замечаний».

При выборе нескольких опций объект должен соответствовать всем выбранным условиям. Например, одновременный выбор «Осмотр назначен» и «Осмотр не назначен» даст пустой список.

#Отделка

Отфильтрует только объекты с указанным видом отделки (либо без отделки)

#Данные в столбцах списка

#Сортировка списка

Нажмите заголовок столбца, чтобы изменить порядок объектов. Сортировка доступна по номеру объекта, отделке, покупателю, уведомлению, плановой и фактической датам готовности, плановой дате осмотра и менеджеру.

Первый клик включает сортировку по возрастанию, второй — по убыванию, третий отключает её. Если включить сортировку нескольких столбцов, они применяются в порядке включения.

Например, отсортируйте список по дате осмотра, чтобы работать с ближайшими встречами. Выбранный порядок сохраняется при выгрузке полного и краткого отчётов, а также реестра передачи ключей.

#Значения таблицы

№ — строительный и почтовый номера объекта.

П — номер подъезда, в котором расположен объект.

Э — номер этажа, на котором расположен объект.

#Отделка

Наименование отделки, используемой в объекте, либо ее отсутствие.

#Покупатель

В столбце отображаются покупатели по сделке, телефон основного покупателя, тип договора и дата регистрации, если она указана. При наличии задолженности отображается сумма с подписью «Долг» (отображается только у объектов в статусах «Бронь» (в т.ч. платная), «Сделка в работе» и «Сделка проведена»).

Эти сведения помогают проверить данные сделки и вопросы по оплате перед встречей с покупателем.

#Уведомление

Дата отправки/получения уведомления о готовности объекта к передаче.

Формирование уведомления и фиксация дат также производится по кнопке в этом столбце.

Чтобы сформировать текст уведомления, необходимо подготовить шаблон письма в разделе «Компания → Шаблоны документов»:

Подготовьте текст в формате docx с необходимым набором атрибутов:

И затем в окне нажмите на кнопку Сформировать уведомление и система подготовит его в формате docx:

#Комментарий

Используйте комментарий для договорённостей и организационных сведений по передаче объекта: например, когда связаться с покупателем или что подготовить к встрече.

Нажмите кнопку с плюсом, чтобы добавить комментарий, или кнопку с карандашом, чтобы изменить его. Введите текст и нажмите Сохранить.

В таблице отображаются первые две строки. Нажмите текст, чтобы прочитать комментарий целиком. Форматирование и переносы строк сохраняются.

Замечания по результатам конкретного осмотра указывайте в карточке осмотра.

#Даты готовности объекта

Плановая — плановая дата готовности объекта к передаче. Если плановая дата прошла, а фактическая готовность и подписание акта ещё не зафиксированы, в столбце отображается количество дней просрочки.
Факт — фактическая дата готовности объекта к передаче
Осмотр — запланированная дата и время осмотра объекта с покупателем

#Осмотр с покупателем

Результат осмотра объекта с покупателем:

Осмотр — запланированные дата и время встречи с покупателем, а также ответственный за её проведение.
Покупатель — ссылка на карточку покупателя
Объект — ссылка на объект
Дата осмотра — дата, когда был произведён осмотр объекта
Результат осмотра — в формате «Нет замечаний» или «Есть замечания». Также возможность поставить задачу, если это действие требуется
Замечания — текстовый комментарий с замечаниями (отображается в свёрнутом виде, нажмите на него, чтобы прочитать полностью)
Акт осмотра Возможность добавления скана акта осмотра
Покупатель уклонился от осмотра объекта Опция, включение которой указывает, что покупатель не стал осматривать объект.
Удалить Возможность удаления карточки осмотра

#Акт приёма-передачи

Подробнее о подписании акта приёма-передачи в статье Подписание акта приёма-передачи.

#Менеджер

ФИО менеджера сделки

#Настройки дома

Также в настройках дома существует раздел «Модуль передачи ключей», где находится ряд настроек:

Гарантия: На устранение недочётов (лет)
Гарантия: На конструкцию здания (лет)
Гарантия: На технологическое оборудование (дней)
Индивидуальная запись на передачу ключей

Задаёт, как считаются занятые/свободные интервалы записи: в разрезе конкретного дома или шире по компаниии. Влияет на выдачу свободных слотов и резервирование времени (в т.ч. по API).
Не выгружать объекты этого дома в API «Передача ключей»

Полностью исключает дом из API-сценариев передачи ключей. Влияние: в API дом может не появляться в готовых объектах/интервалах, внешняя запись становится недоступной.
Не выгружать объекты, у которых уже указана дата осмотра в API «Передача ключей»

Фильтрует объекты дома: если у объекта уже стоит дата осмотра, в API он не отдается. Влияние: API-выдача «готовых объектов» сужается.
Ответственный за передачу объектов и претензионную работу

Назначает ответственного по дому (из списка, заданного на уровне компании). Влияние: фильтрация доступных слотов/занятости, логика подбора менеджера в процессе записи.
Сроки передачи объектов по ДДУ

Срок в днях для контроля дедлайна передачи после ввода дома. Влияние: участвует в расчётах дедлайна и в проверках просрочки, отображается в сценариях уведомления.
Шаблон акта передачи объекта / машино-места / кладовой / коммерческого объекта

Определяет, какой шаблон акта берётся при формировании документов по типу объекта.
Шаблон сообщения о готовности к передаче о готовности к передаче объекта долевого строительства

Определяет шаблон уведомления о готовности объекта: если не задан на доме, берётся дефолтный шаблон нужного типа.

#Отчёты по передаче ключей

Нажмите Скачать и выберите нужный документ:

Полный отчёт — подробные сведения об объектах, сделках и проведённых осмотрах.
Краткий отчёт — основные сведения об объектах и результатах передачи.
Реестр передачи ключей — список для подготовки и сверки назначенных осмотров.
Все акты приёма-передачи — архив прикреплённых актов выбранных объектов.

Выгрузки учитывают текущие фильтры. В табличных выгрузках сохраняется выбранная сортировка.

#Подробный отчёт

Нажмите кнопку «Скачать отчёт» для загрузки полного отчёта в Excel-формате с учётом выбранных на странице листинга фильтров. В нём будут исчерпывающие данные по каждому объекту :

№ объекта — номер объекта недвижимости
Почтовый № — почтовый номер объекта недвижимости
Этаж
Отделка
Площадь
Площадь БТИ
Площадь БТИ (коэф.)
Цена за кв.м.
Общая стоимость
Тип договора
Номер договора
Дата договора
Дата регистрации
ФИО основного покупателя
Телефон покупателя
E-mail покупателя
Прописка — адрес регистрации покупателя
Паспортные данные покупателя
Оплата
Статус объекта
Комментарий — комментарий о процессе передачи ключей, который написал сотрудник, ответственный за передачу, или подрядчик
Планируемая дата готовности
Дата готовности к передаче
Отправка уведомления
Получено покупателем
Покупатель уклонился от осмотра
Планируемая дата осмотра
Планируемое время осмотра
Ответственный
Для каждого проведенного осмотра:
- Фактическая дата осмотра
- Статус осмотра
- Замечания
Дата подписания акта передачи
Способ подписания
Количество проведенных осмотров
Менеджер сделки

#Краткая форма отчёта

Нажмите кнопку «Скачать краткий отчёт» для загрузки краткой версии в Excel-формате. Она будет обладать следующим набором данных:

Номер объекта недвижимости
Почтовый №
Этаж
Отделка
Площадь
ФИО основного покупателя
Прописка → адрес регистрации покупателя
Паспортные данные покупателя
Оплата
Статус объекта
Комментарий — комментарий о процессе передачи ключей, который написал сотрудник, ответственный за передачу, или подрядчик
Дата подписания акта передачи
Способ подписания
Количество проведенных осмотров
Менеджер сделки

#Реестр объектов передачи ключей

Нажмите кнопку «Сформировать реестр» для загрузки реестра объектов дома. Будет сотруднику, ответственному за передачу ключей, или подрядчику получить быстрый инструмент для сверки назначенных осмотров за период. В нём будут данные:

Почтовый №
Этаж
ФИО основного покупателя
Контакты
Комментарий — комментарий о процессе передачи ключей, который написал сотрудник, ответственный за передачу, или подрядчик
Планируемая дата осмотра
Планируемое время осмотра
Ответственный
Количество проведенных осмотров

#Все акты приёма-передачи

Нажмите кнопку «Скачать акты» для загрузки архив со всеми подписанными актами приёма-передачи по дому.

#Отчёт о передаче

Нажмите Отчёт по передаче, чтобы открыть страницу с показателями и диаграммами. На этой странице используются собственные фильтры; выбранные условия основного списка в неё не переносятся.

#Как рассчитывается показатель «Отказ»

Показатель «Отказ» в отчёте о передаче рассчитывается по сохранённым осмотрам и датам подписания актов приёма-передачи. Он помогает оценить разницу между количеством осмотров и подписанных актов за выбранный период.

Для каждой строки отчёта система вычитает из значения «Явка» значение «Акт п/п подписан». Если результат отрицательный, отображается ноль. Итоговое значение «Отказ» складывается из значений отдельных строк.

При расчёте учитываются:

«Явка» — все сохранённые осмотры по дате их проведения: первичные и повторные, с замечаниями и без. Каждый осмотр одного объекта учитывается отдельно.
«Акт п/п подписан» — передачи с указанной датой подписания акта в соответствующем периоде.

Назначенная встреча без сохранённого результата осмотра не увеличивает «Явку».

Вычитание выполняется по всей строке периода, без сопоставления осмотра и акта конкретного объекта. Например, три осмотра и один подписанный акт в одной строке дают значение «Отказ» — 2.

Например, если осмотр состоялся 10 сентября, а акт подписан 11 сентября, при группировке по дням итог «Отказ» составит 1. При группировке по месяцам оба события попадут в сентябрь, и значение составит 0.