В MacroCRM существует возможность подготовить основной договор безопасно: вместо обычного файла для редактирования система делает готовый PDF-документ. Так меньше риск случайно изменить договор после проверки.

#Начало работы

Включите опцию в настройках компании Сделки: Защищенное формирование основного договора:

При активации настройки для всех сотрудников, будет запрещено скачивание основного договора по шаблону в формате .docx и прикрепление готовой версии договора в формате .docx в Шаге 5 сделки. Вместо этого у сотрудников договорного отдела на этапе до подтверждения готовности договора появится возможность принудительно сгенерировать PDF-версию договора по выбранному шаблону. Аналогичную функцию получат также менеджер сделки и сотрудник сопровождения сделки до отправки сделки на согласование при использовании настройки Разрешить менеджерам и сотрудникам сопровождения самостоятельно заполнять Шаг 5 сделки. Документ будет сгенерирован по стандарту PDF/A.

После этого сотрудники больше не смогут брать договор в обычном редактируемом виде или прикреплять свой готовый файл.

#PDF-файл договора для согласования

После согласования сделки и передачи в договорной отдел, пользователи, указанные в настройке Сделки: Сотрудники договорного отдела (ответственные за 5 и 5.1 шаги сделки) переходят к проверке договора.

Откройте нужную сделку и перейдите в Шаг 5.

Выберите подходящий шаблон договора. Поставьте номер и дату договора.

Нажмите на кнопку Сформировать PDF.

Система соберет договор по выбранному шаблону и данным сделки:

Когда PDF будет готов, скачайте его.

Проверьте договор.

Если в договоре ошибка, то поменяйте данные в сделке, удалите договор и переформируйте его после исправления:

Проверьте договор еще раз и если он корректен, то подтвердите его готовность:

#Ограничение доступа к шаблонам

Если нужно ограничить доступ сотрудникам, которые могут работать с шаблонами, откройте настройку Доступ к Шаблонам документов:

По умолчанию доступ в раздел Шаблоны документов, а также по прямым ссылкам в конкретные шаблоны имеют пользователи с ролями: Ведущий специалист, Юрист, Маркетолог, Руководитель и Администратор. Если требуется оставить такие права только у конкретных пользователей — укажите их в настройке, в таком случае для всех остальных пользователей доступ к шаблонам будет запрещен.

Если никого не выбрать, доступ будет у пользователей с ролями: Ведущий специалист, Юрист, Маркетолог, Руководитель и Администратор.

Если в настройке указаны сотрудники, то доступ на эти страницы остается открытым только для них.

#Что получится в конце

Пользователь получит готовый основной договор в формате PDF. Если доступ к шаблонам ограничен, раздел с шаблонами увидят только выбранные сотрудники, а остальные при попытке открыть его увидят отказ в доступе.