MACRO

Электронный документооборот

Используйте инструмент Электронный документооборот для работы с входящими документами, полученными через систему Диадок.

С помощью инструмента:

  • просматривайте входящие файлы в едином реестре;
  • контролируйте состояние каждого файла;
  • подписывайте файлы электронной подписью или отказывайте в подписании;
  • отправляйте результат подписания или отказа контрагенту;
  • распределяйте входящие файлы по соответствующим договорам и актам;
  • просматривайте один и тот же файл и сведения о его обработке в инструменте Электронный документооборот и в итоговых документах связанного договора или акта.

Одна входящая запись может содержать несколько файлов. Если пакет Диадока содержит несколько файлов поддерживаемых типов, система загрузит каждый из них. Подписывайте, отклоняйте и распределяйте каждый файл отдельно.

#Расположение

  1. Найдите на верхней панели навигации значок ЭДО, расположенный между значками Звонки и Справка.
  2. Наведите указатель на значок и убедитесь, что отображается подсказка Электронный документооборот.
  3. Нажмите значок ЭДО.
  4. Откроется страница Электронный документооборот.

Значок отображается только при включённом модуле ЭДО в настройках компании.

#Доступ

Инструмент доступен:

  • администраторам;
  • сотрудникам, указанным в настройке подключения ЭДО Ответственный за отправку файлов в ЭДО;
  • сотрудникам, указанным в настройке подключения ЭДО Ответственный за распределение файлов в ЭДО.

Сотрудникам, указанным в настройках подключения ЭДО, доступны записи только тех организаций, для которых они назначены ответственными.

Администратору доступны записи всех организаций.

Если значок ЭДО отображается, но права на просмотр данных отсутствуют, после перехода в инструмент система выводит сообщение Доступ запрещён.

#Ответственный за отправку файлов в ЭДО

Назначьте сотрудника ответственным за отправку, чтобы предоставить ему:

  • доступ к входящим записям соответствующей организации;
  • доступ к кнопке Отправить в ЭДО в окне Информация о файле.

Сотруднику, назначенному только ответственным за отправку, редактирование значения в колонке Договор / Акт недоступно.

#Ответственный за распределение файлов в ЭДО

Назначьте сотрудника ответственным за распределение, чтобы предоставить ему:

  • доступ к входящим записям соответствующей организации;
  • доступ к редактированию значения в колонке Договор / Акт.

Сотруднику, назначенному только ответственным за распределение, кнопка Отправить в ЭДО недоступна.

#Пошаговая инструкция

#Настройка модуль и права доступа

  1. Перейдите в настройки подключения электронного документооборота. Интеграции → ДиаДок → Конкретное подключение
  2. Найдите настройку Ответственный за отправку файлов в ЭДО.
  3. Выберите в поле одного или нескольких сотрудников компании либо авторизованных пользователей.
  4. Найдите настройку Ответственный за распределение файлов в ЭДО.
  5. Выберите в поле одного или нескольких сотрудников компании либо авторизованных пользователей.
  6. Сохраните настройки подключения.

После включения модуля система отображает значок ЭДО всем сотрудникам. Доступ к данным определяется назначенными правами.

#Проверка новых входящих файлов

Система автоматически проверяет подключённый ящик Диадока каждые 10 минут и загружает новые входящие документы, которые ранее не обрабатывались.

Чтобы проверить полученные файлы, нажмите значок ЭДО на верхней панели навигации и просмотрите реестр на странице Электронный документооборот.

В реестр попадают входящие файлы поддерживаемых типов, для которых в системе найден соответствующий контрагент.

Система загружает следующие типы вложений:

  • неформализованный документ;
  • акт;
  • акт сверки;
  • детализация;
  • договор;
  • дополнительное соглашение к договору;
  • накладная ТОРГ-12;
  • накладная ТОРГ-13;
  • протокол согласования цены;
  • реестр сертификатов;
  • счёт;
  • ценовой лист.

Если входящий пакет содержит несколько файлов поддерживаемых типов, в реестре отображаются все такие файлы. Каждый файл обрабатывается отдельно.

При поиске контрагента система сначала сопоставляет ИНН и КПП. Если совпадение не найдено, система выполняет поиск только по ИНН.

Если подходящий контакт отсутствует, документ пропускается. Создайте соответствующий контакт и повторно запустите импорт, чтобы загрузить документ.

#Поиск записи с помощью фильтров

Откройте страницу Электронный документооборот и используйте меню фильтров.

Система ЭДО

Откройте поле Система ЭДО и выберите подключённую интеграцию.

В текущей версии используется система Диадок. Если подключение настроено, система выбирает её автоматически.

Если у компании отсутствуют подключённые интеграции, поле остаётся пустым и недоступным.

Дата получения

Укажите начало и окончание периода в поле Дата получения.

Система отбирает записи по дате доставки документа организации-получателю. При фильтрации учитывается дата без времени.

Организация

Откройте поле Организация и выберите один или несколько контактов с ролью Заказчик.

В списке отображаются организации с подключёнными ящиками Диадока. Система покажет документы, поступившие в ящики выбранных организаций.

Контрагент

Введите в поле Контрагент:

  • наименование юридического лица;
  • ИНН юридического лица.

Выберите подходящий контакт из найденных результатов.

Статус

Откройте поле Статус и выберите один или несколько статусов файла:

  • Требуется подпись;
  • Ожидает отправки;
  • Отправлен.

Система применяет фильтр к отдельным файлам внутри входящих записей.

ID или номер документа

Введите точный ID либо номер договора в поле ID / Номер документа.

ID или номер акта

Введите точный ID либо номер акта в поле ID / Номер акта.

Опции

Включите опцию Показать нераспределённые файлы, чтобы отобрать записи, в которых присутствует хотя бы один файл без связи с договором или актом.

#Реестр входящих документов

Просматривайте записи в таблице. По умолчанию на странице отображается 30 записей. При необходимости выберите отображение 10, 30, 50 или 100 записей.

Используйте постраничную навигацию для перехода между страницами.

Записи автоматически сортируются по дате входящего документа — от новых к старым. Порядковый номер учитывает текущую выборку, применённые фильтры и выбранную страницу.

В таблице отображаются следующие сведения:

  • Порядковый номер — позиция записи в текущей выборке;
  • Система ЭДО — система, через которую получен документ;
  • Организация / Контрагент — организация-получатель и юридическое лицо, отправившее документ;
  • Дата получения — дата доставки документа организации;
  • Статус — состояние обработки отдельного файла;
  • Вложения — наименования и расширения полученных файлов;
  • Договор / Акт — связь файла с договором или актом.

Если одна входящая запись содержит несколько файлов, просматривайте статус, вложение и связь с договором или актом отдельно для каждого файла.

#Состояние файла

Ориентируйтесь на статус файла:

  • Требуется подпись — контрагент отправил файл на подписание, но организация-получатель ещё не подписала его и не отказала в подписании;
  • Ожидает отправки — организация подписала файл или отказала в подписании, но результат ещё не отправлен контрагенту
  • Отправлен — решение по файлу принято организацией и отправлено контрагенту через Диадок.

Статус отображается для каждого файла, а не для входящей записи целиком.

Сведения о том, подписан файл организацией или организация отказала в подписании, отображаются с помощью иконок подписей.

#Информация о файле

  1. Найдите нужный файл в колонке Вложения.

  2. Откройте контекстное меню файла и выберите команду Информация о файле.

  3. Просмотрите окно Информация о файле.

В окне отображаются:

  • название и тип файла;
  • система ЭДО;
  • Ф. И. О. сотрудника, распределившего файл;
  • дата и время распределения файла;
  • Ф. И. О. сотрудника, отправившего файл в ЭДО;
  • дата и время отправки в ЭДО;
  • сведения об электронных подписях;
  • дата и время подписания;
  • команда скачивания подписи.

Первая подпись в окне относится к организации, вторая — к контрагенту.

Если организация или контрагент отказались от подписания, рядом с соответствующей подписью отображается красное обозначение отказа.

Рядом с файлом в колонке Вложения, а после распределения — также внутри договора или акта, отображаются две иконки:

  • первая иконка показывает состояние подписи организации;
  • вторая иконка показывает состояние подписи контрагента.

#Скачивание файла и подписи

  1. Откройте окно Информация о файле.
  2. Нажмите Скачать все.
  3. Сохраните полученные материалы.

Команда доступна независимо от наличия подписи организации и состояния отправки результата в ЭДО.

#Подписание файла

  1. Откройте контекстное меню нужного файла.
  2. Выберите Информация о файле.
  3. Проверьте сведения о файле и подписи контрагента.
  4. Нажмите Добавить подпись.
  5. Выполните действия по подписанию.

После подписания система добавит подпись организации и изменит состояние файла.

Подробный порядок подписания и возможные ошибки смотрите в статье «Подписание документа с помощью электронной подписи»Переход на внешний сайтhttps://docs.macrodigital.ru/manual/macroerp/kontrakty/podpis_dokumenta_s_pomoshyu_elektronnoi_podpisi.

#Отказ в подписании

  1. Откройте контекстное меню нужного файла.
  2. Выберите Информация о файле.
  3. Проверьте сведения о файле и подписи контрагента.
  4. Нажмите Отказать в подписании.
  5. Выполните действия для подтверждения отказа.

После отказа система изменит состояние файла и отобразит красное обозначение отказа рядом с подписью организации.

Подробное описание возможных ошибок смотрите в статье «Подписание документа с помощью электронной подписи: возможные ошибки»Переход на внешний сайтhttps://docs.macrodigital.ru/manual/macroerp/kontrakty/podpis_dokumenta_s_pomoshyu_elektronnoi_podpisi#vozmozhnye-oshibki.

#Отправка результата в ЭДО

Отправляйте результат после добавления подписи организации или оформления отказа в подписании.

  1. Откройте окно Информация о файле.
  2. Проверьте подпись организации либо отметку об отказе.
  3. Нажмите Отправить в ЭДО.
  4. Дождитесь сообщения об успешной отправке.

После успешной отправки система:

  • передаст контрагенту результат подписания или отказа;
  • автоматически обновит состояние подписи у контрагента-отправителя;
  • изменит статус файла на Отправлен;
  • заблокирует кнопку Отправить в ЭДО для повторной отправки;
  • сохранит Ф. И. О. сотрудника, дату и время отправки.

Кнопка Отправить в ЭДО отображается только при одновременном выполнении условий:

  • организация подписала файл либо отказала в подписании;
  • пользователь указан в настройке подключения Ответственный за отправку файлов в ЭДО.

#Распределение файла в договор или акт

Выполняйте распределение только при наличии права Ответственный за распределение файлов в ЭДО.

  1. Найдите нужный файл в таблице.

  2. Перейдите к колонке Договор / Акт.

  3. Нажмите значок карандаша.

  4. Откройте список договоров и актов.

  5. Найдите нужную запись по одному из параметров:

    • ID договора;
    • ID акта;
    • наименование договора;
    • номер договора;
    • номер акта.

  6. Выберите договор либо акт в иерархическом списке.

  7. Нажмите Сохранить.

  8. Проверьте выбранное значение в колонке Договор / Акт.

Для отмены изменений нажмите Отменить редактирование.

В списке отображаются только договоры и акты, относящиеся к организации и контрагенту из входящей записи. Система включает записи во всех статусах, кроме статуса Удалён.

Для договора в списке отображаются:

  • ID со ссылкой на договор;
  • наименование;
  • номер;
  • дата.

Для акта в списке отображаются:

  • ID со ссылкой на акт;
  • номер;
  • дата.

После сохранения система:

  • отобразит выбранный договор или акт в колонке Договор / Акт;
  • добавит файл в итоговые документы выбранного договора или акта;
  • сохранит единые сведения о файле, подписях и статусах в обоих разделах.

Если название договора не помещается в колонке, наведите указатель на сокращённое название и просмотрите полное значение во всплывающей подсказке.

Для пользователей без права распределения значок карандаша отображается недоступным.

#Удаление распределения файла

  1. Найдите распределённый файл.
  2. Перейдите в режим редактирования колонки Договор / Акт.
  3. Удалите выбранное значение.
  4. Нажмите Сохранить.

После удаления распределения система:

  • удалит файл из блока Итоговые документы ранее выбранного договора или акта;
  • сохранит файл во входящей записи инструмента Электронный документооборот.

#Загрузка документов за прошедший период

Используйте импорт ретроспективных данных, чтобы загрузить ранее полученные входящие неформализованные документы.

  1. Откройте настройки подключения ЭДО.
  2. Найдите поля Дата входящего документа: от / до.
  3. Укажите требуемый период.
  4. Нажмите Начать импорт.
  5. Дождитесь завершения операции.
  6. Проверьте сообщение системы.

После успешной загрузки система выводит сообщение об успехе. Если импорт завершить не удалось, система выводит сообщение об ошибке.

При импорте действуют те же правила и тот же список поддерживаемых типов вложений, что и при автоматическом получении новых документов.

Загружаются только входящие документы подключённой организации, для которых в системе найден соответствующий контрагент.

Если система не смогла сопоставить контрагента с контактом по ИНН и КПП или по ИНН, документ пропускается, а информация об этом сохраняется в журнале импорта. Создайте недостающий контакт и повторно запустите импорт.

Если пакет Диадока содержит несколько файлов поддерживаемых типов, система загружает каждый файл отдельно.