Шаблоны бюджетов

Шаблон бюджета — это заготовка структуры: дерево статей и результирующие строки без сумм. Шаблоны избавляют от ручного набора десятков статей в каждом новом проекте и удерживают единую структуру бюджетов во всём пространстве. В статье описано, где находится библиотека шаблонов, что входит в готовые наборы, как собрать свой шаблон, как применить его к бюджету и как банковские справочники статей связаны с кредитным договором.

Статья нужна финансистам и сметчикам, которые заводят бюджеты проектов, и администраторам, которые настраивают структуру статей на всё пространство.

#Что такое шаблон бюджета

Шаблон хранит только «скелет» бюджета:

• названия статей;
• вложенность статей друг в друга;
• порядок статей;
• примечания к статьям;
• результирующие строки с указанием, какие статьи каждая из них складывает.

В шаблоне нет денег: ни планов, ни ожидаемых, ни фактических сумм, ни месяцев, ни разбивки по объектам проекта. Поэтому один шаблон подходит любому проекту любого года.

Шаблон не привязан ни к проекту, ни к компании. Он принадлежит пространству целиком — и виден всем участникам пространства.

#Зачем нужны шаблоны

1. Не набивать дерево статей заново. Бюджеты нового проекта создаются пустыми. Вместо ручного создания 40–60 статей вы применяете готовый шаблон, и структура разворачивается целиком.
2. Единая структура во всех проектах. Если все проекты собраны по одному шаблону, их бюджеты сопоставимы между собой и сводятся без ручного сопоставления статей.
3. Готовые наборы статей. Система поставляется с универсальными наборами БДДС и БДР — работать можно, ничего предварительно не настраивая.
4. Обратная операция. Если структура статей уже собрана в одном проекте, её можно снять с этого бюджета и переиспользовать в остальных.
5. Банковские справочники статей. Особый вид шаблона: он описывает статьи банковской формы отчётности и разворачивается в предметы кредитного договора.

#Две категории шаблонов

Библиотека делит шаблоны на две категории.

Готовые шаблоны обновляются вместе с системой и защищены от изменений. Чтобы подправить готовый набор под себя, система делает его независимую копию в ваше пространство — и дальше вы правите уже копию.

Важно. Копия «застывает» в том виде, в каком вы её сняли. Последующие улучшения готового шаблона до вашей копии не доходят.

#Где открыть библиотеку шаблонов

#Из бюджета проекта

Боковое меню → «Проекты» → карточка проекта → вкладка «БДДС» или «БДР» → кнопка «Шаблоны» в правой части шапки таблицы (рядом с «Настройки таблицы» и «Создать»).

Подсказка при наведении — «Открыть шаблоны бюджетов». Кнопка доступна всем, кто видит бюджет: на открытие библиотеки права не проверяются.

Вторая точка входа — пустой бюджет. Если в нём нет ни одной статьи, вместо таблицы показывается сообщение «В этом бюджете еще нет ни одной статьи», а под ним — две кнопки: «Создать статью» и «Использовать шаблон». Вторая открывает ту же библиотеку.

Система сама подбирает, с какой категории начать:

#Из кредитного договора

Боковое меню → «Договоры» → карточка кредитного договора → вкладка «Предметы КД» → кнопка «Использовать шаблон».

Кнопка есть в двух местах: в шапке панели и в пустом состоянии «В этом кредитном договоре ещё нет предметов» рядом с кнопкой «Создать предмет КД».

Важно. Кнопка «Использовать шаблон» показывается только пока у договора нет ни одного предмета. Как только появилась первая статья, кнопка исчезает: повторный разворот задвоил бы структуру. Недостающие статьи после этого добавляют вручную.

В этом режиме библиотека работает иначе:

• в списке только банковские справочники — и готовые, и ваши собственные;
• фильтр по типу не показывается;
• кнопки «Сохранить текущий бюджет как шаблон» нет — снимать нечего, бюджета здесь нет;
• нажатие «Использовать» разворачивает справочник в предметы договора сразу, без вопроса «добавить или заменить».

Даже если в этом режиме переключиться на «Шаблоны пространства», обычные шаблоны БДДС и БДР в списке не появятся.

#Как устроено окно «Шаблоны бюджетов»

Окно открывается поверх текущей страницы и делится на две колонки.

Левая колонка — категории и действия:

Счётчики у категорий считают шаблоны после применения фильтра по типу. Если вы включили фильтр «БДР», в счётчике «Готовые шаблоны» окажется только один шаблон.

Правая колонка — заголовок выбранной категории, выпадающий фильтр по типу справа от него и прокручиваемый список карточек.

#Фильтр по типу

Значения фильтра — полностью:

• «Все типы» (значение по умолчанию);
• «БДДС»;
• «БДР»;
• «Банковский справочник статей».

Фильтр применяется сразу. При каждом открытии окна он снова встаёт на «Все типы» — настройка не запоминается. Если в выбранной категории вообще нет шаблонов, фильтр не показывается.

#Карточка шаблона

Кнопки на карточке, слева направо:

#Порядок и пустые состояния

Сортировка списка не настраивается: сначала идут готовые шаблоны, затем собственные, внутри каждой группы — новые сверху. Поэтому только что созданный или скопированный шаблон оказывается первым в списке.

Если шаблонов нет, выводится «Шаблонов пока нет». В категории «Шаблоны пространства» дополнительно появляется подсказка «Создайте первый шаблон, чтобы повторно использовать его в бюджетах» и кнопка «Создать».

#Просмотр структуры шаблона

Посмотреть, что внутри шаблона, может любой пользователь, в том числе у готовых шаблонов.

1. Откройте библиотеку шаблонов.
2. Выберите категорию слева.
3. На нужной карточке нажмите «Просмотр».
4. Откроется окно «Просмотр структуры шаблона»: дерево статей с номерами, примечаниями и результирующими строками.
5. Раскрывайте и сворачивайте ветки кликом по строке.
6. Закройте окно кнопкой «Отмена».

В режиме просмотра кнопок правки нет и перетаскивание отключено.

У готовых шаблонов сверху выводится плашка: «Это системный шаблон. Чтобы его редактировать, сначала скопируйте в шаблоны пространства».

#Поиск по статьям шаблона

В шапке окна есть поле «Найти статью…». Поиск идёт и по названию статьи, и по её примечаниям.

Результат показывается плоским списком совпадений с номерами и подсветкой найденного текста — вложенность при поиске не отображается. Результирующие строки в режиме поиска не выводятся, перетаскивание и добавление вложенных статей недоступны.

Очистить поиск можно крестиком в правой части поля. Если совпадений нет, выводится «По Вашему запросу не найдено ни одной статьи». Если в шаблоне вообще нет статей — «Пока нет статей».

Совет. Сворачивание статьи прячет всё её поддерево, но не сбрасывает раскрытие подстатей: при повторном раскрытии ветка вернётся ровно в тот вид, в каком была до сворачивания.

Раскрытие веток запоминается и переживает закрытие окна и перезагрузку страницы. В самом шаблоне оно сохраняется только в режиме редактирования: в режиме просмотра — в том числе у готовых шаблонов, которые править нельзя, — раскрытие остаётся только у вас и на том, что видят коллеги, не сказывается.

#Что входит в готовые шаблоны

Система поставляется с четырьмя готовыми шаблонами: два универсальных набора статей и два банковских справочника.

#«Универсальный БДДС (Cash Flow)» — тип «БДДС»

Базовый набор статей бюджета движения денежных средств в разрезе операционной, инвестиционной и финансовой деятельности с разбивкой на поступления и выплаты.

1. Операционная деятельность

• Поступления по операционной деятельности: «Поступления от покупателей», «Авансы полученные», «Возвраты от поставщиков», «Прочие операционные поступления».
• Выплаты по операционной деятельности: «Оплата поставщикам (сырьё и товары)», «Оплата услуг и подряда», «Заработная плата», «Налоги и страховые взносы», «Аренда и содержание помещений», «Коммунальные услуги и связь», «Реклама и маркетинг», «Командировки и представительские расходы», «Прочие операционные выплаты».

2. Инвестиционная деятельность

• Поступления по инвестиционной деятельности: «Продажа основных средств», «Продажа нематериальных активов», «Возврат финансовых вложений», «Прочие инвестиционные поступления».
• Выплаты по инвестиционной деятельности: «Приобретение основных средств», «Приобретение нематериальных активов», «Капитальное строительство и ремонт», «Финансовые вложения», «Прочие инвестиционные выплаты».

3. Финансовая деятельность

• Поступления по финансовой деятельности: «Получение кредитов и займов», «Вклады собственников и взносы в капитал», «Целевое финансирование», «Прочие финансовые поступления».
• Выплаты по финансовой деятельности: «Погашение кредитов и займов», «Уплата процентов», «Лизинговые платежи», «Выплата дивидендов», «Прочие финансовые выплаты».

Результирующие строки:

#«Универсальный БДР (P&L)» — тип «БДР»

Базовый набор статей бюджета доходов и расходов: доходы, себестоимость, коммерческие и управленческие расходы, прочие доходы и расходы, налоги.

1. Доходы — «Выручка от основной деятельности», «Выручка от прочей деятельности», «Прочие доходы».
2. Себестоимость продаж — «Сырьё и материалы», «Покупные товары для перепродажи», «Оплата труда производственного персонала», «Страховые взносы с ФОТ производства», «Производственные услуги и подряд», «Амортизация производственного оборудования», «Прочие производственные расходы».
3. Коммерческие расходы — «Реклама и маркетинг», «Оплата труда отдела продаж», «Комиссии, бонусы и премии», «Логистика и доставка», «Упаковка и сопутствующие материалы», «Прочие коммерческие расходы».
4. Управленческие расходы — «Оплата труда административного персонала», «Страховые взносы с ФОТ администрации», «Аренда и содержание офиса», «Коммунальные услуги», «Связь и интернет», «ИТ-сервисы и программное обеспечение», «Юридические и консультационные услуги», «Банковское обслуживание», «Канцелярия и хозяйственные расходы», «Командировки и представительские расходы», «Амортизация (административная)», «Прочие управленческие расходы».
5. Прочие доходы и расходы — «Проценты к получению», «Проценты к уплате», «Курсовые разницы», «Прочие внереализационные доходы», «Прочие внереализационные расходы».
6. Налоги — «Налог на прибыль», «Прочие налоги и сборы».

Результирующие строки выстроены «водопадом» прибыли:

#Создание шаблона с нуля

1. Откройте библиотеку шаблонов из бюджета проекта.
2. Нажмите «Создать шаблон» в левой колонке. Если категория «Шаблоны пространства» пуста, можно нажать «Создать» в её пустом состоянии.
3. Заполните форму «Создать шаблон».
4. Нажмите «Создать».

Поля формы:

Под полем «Тип» выводится подпись «Тип — справочный, подсказывает, к каким бюджетам подходит шаблон». Тип ничего не запрещает — см. раздел «Совместимость типов».

После нажатия «Создать» появляется сообщение «Шаблон сохранён», категория переключается на «Шаблоны пространства», и система сразу открывает редактор структуры в режиме редактирования — чтобы вы наполнили шаблон статьями без лишнего клика. Это единственный случай, когда редактор открывается не в режиме просмотра.

#Сохранение текущего бюджета как шаблона

Если структура статей сложилась в одном проекте, снимите с неё шаблон и применяйте к остальным проектам.

1. Откройте нужный бюджет: боковое меню → «Проекты» → карточка проекта → вкладка «БДДС» или «БДР».
2. Нажмите «Шаблоны».
3. В левой колонке нажмите «Сохранить текущий бюджет как шаблон».
4. Заполните «Наименование». Поле предзаполняется как «<название пространства> — <тип бюджета>», например «Стройинвест — БДДС». Название можно переписать.
5. При необходимости заполните «Описание».
6. Нажмите «Сохранить».

Появится сообщение «Шаблон сохранён», окно закроется, категория переключится на «Шаблоны пространства», а новый шаблон встанет первым в списке.

Поля «Тип» в этой форме нет: тип берётся из типа бюджета, с которого вы снимаете шаблон.

Что переносится в шаблон и что остаётся в бюджете:

Примечания в снятом шаблоне всегда пустые: у статьи бюджета проекта поля «Примечания» нет.

#Применение шаблона к бюджету

1. Откройте вкладку «БДДС» или «БДР» проекта.
2. Нажмите «Шаблоны» (или «Использовать шаблон» в пустом бюджете).
3. Найдите нужную карточку и нажмите «Использовать».
4. Если бюджет пустой — шаблон применится сразу. Если статьи уже есть — система задаст вопрос «Применить шаблон»: «В бюджете уже есть статьи. Добавить статьи шаблона к существующим, либо заменить всё?».
5. Выберите режим: «Добавить» или «Заменить существующие».

После применения появляется сообщение «Шаблон применён», окно закрывается, а таблица бюджета перезагружается вместе со статьями, результирующими строками и планами.

Бюджет считается пустым, если в нём нет ни одной статьи верхнего уровня. В этом случае вопрос не задаётся, режим всегда «Добавить».

#Режим «Добавить»

• Существующие статьи и результирующие строки остаются на месте со всеми суммами.
• Статьи шаблона дописываются ниже последней существующей статьи верхнего уровня.
• Результирующие строки шаблона добавляются со своими привязками.
• У новых статей сумм нет: планы, ожидаемое и факт по ним нулевые.

#Режим «Заменить существующие»

Осторожно. «Заменить существующие» сначала стирает всё содержимое бюджета, и только потом заливает шаблон. Вместе со статьями пропадают все введённые планы по месяцам, все сводные планы за год и за весь период и всё распределение планов по объектам. Но замена уносит не только планы: удаление статьи каскадом удаляет всё, что на неё ссылается, — то есть и учётные документы. Действие необратимо, отмены нет.

Что именно происходит:

1. Удаляются все статьи бюджета и все его результирующие строки.
2. Вместе со статьями удаляются планы по месяцам, сводные планы и распределения планов по объектам проекта.
3. Каскадом удаляется всё, что было привязано к этим статьям: бездоговорные платежи и бездоговорные выполнения, все распределения платежей и выполнений по этим статьям, а также предметы обычных договоров, у которых эти статьи выбраны в полях «Статья БДР» и «Статья БДДС».
4. Заливается структура шаблона: с нуля, с нулевыми суммами.

Осторожно. В диалоге «Применить шаблон» кнопка «Заменить существующие» стоит слева — на привычном месте кнопки отказа. Она красная, с контуром; «Добавить» стоит справа. Если вы передумали применять шаблон, закройте диалог крестиком или клавишей Esc.

Совет. Перед заменой снимите шаблон с текущего бюджета кнопкой «Сохранить текущий бюджет как шаблон». Суммы это не сохранит, но структуру вернуть будет можно.

#Совместимость типов

Тип шаблона ничего не запрещает. Шаблон «БДР» можно применить к бюджету БДДС и наоборот, банковский справочник можно применить к любому бюджету. Тип — это подсказка и критерий для фильтра, не более. Предупреждения при несовпадении нет.

Единственное реальное ограничение по типу действует в кредитном договоре: там доступны только шаблоны типа «Банковский справочник статей».

#Копирование готового шаблона для правки

Готовый шаблон нельзя изменить напрямую. Оба способа ниже делают его независимую копию в ваше пространство.

Из окна просмотра структуры:

1. На карточке готового шаблона нажмите «Просмотр».
2. Внизу окна нажмите «Скопировать и редактировать».
3. Появится сообщение «Скопировано в шаблоны вашего пространства», копия сразу откроется в редакторе, а категория в библиотеке переключится на «Шаблоны пространства».

С карточки шаблона:

1. На карточке готового шаблона нажмите «Редактировать».
2. Система создаёт копию (сообщение «Скопировано в шаблоны вашего пространства») и открывает окно «Редактирование шаблона» уже для копии.

Копия получает то же название, то же описание и тот же тип. Все статьи, примечания, вложенность, порядок и результирующие строки переносятся один в один. Оригинал остаётся нетронутым.

Важно. Копия называется точно так же, как оригинал, без пометки «копия». В списке появятся два шаблона с одинаковым названием: один с бейджем «Системная», другой без него. Переименуйте копию сразу — через «Редактировать» на её карточке.

Важно. Кнопка «Редактировать» у готового шаблона создаёт копию, даже если вы просто хотели посмотреть его настройки. Чтобы посмотреть содержимое, не создавая копию, нажимайте «Просмотр».

#Редактор структуры шаблона

#Как войти в режим редактирования

1. Откройте библиотеку шаблонов → категория «Шаблоны пространства».
2. На карточке своего шаблона нажмите «Просмотр».
3. Внизу справа нажмите «Редактировать».

Заголовок окна сменится на «Редактирование структуры шаблона», в шапке появятся кнопки создания, в строках — кнопки действий, включится перетаскивание.

У готового шаблона на этом месте стоит кнопка «Скопировать и редактировать» — она сначала делает копию.

Важно. Отдельной кнопки «Сохранить» у структуры нет: каждое действие сохраняется сразу. Кнопка «Готово» просто выключает режим редактирования, «Отмена» закрывает окно. «Отмена» не отменяет уже сделанные правки статей.

#Статьи шаблона

Доступные действия в режиме редактирования:

Поля формы статьи:

Если «Наименование» не заполнено, под полем появится «Наименование обязательно», а вверху — предупреждение «Ошибка проверки формы» с текстом «Пожалуйста, проверьте форму и заполните все обязательные поля».

При создании подстатьи вверху формы выводится блок «Родительская статья:» с названием родителя. Сменить родителя в форме нельзя — только перетаскиванием.

Сообщения об успехе: «Статья шаблона создана», «Статья шаблона обновлена», «Статья шаблона удалена».

Удаление спрашивает подтверждение: заголовок «Удаление статьи шаблона», текст «Удалить эту статью? «<название>»», кнопки «Удалить» и «Отмена».

Осторожно. Удаление статьи уносит всё её поддерево — все вложенные статьи всех уровней. В тексте подтверждения про подстатьи не говорится.

#Результирующие строки шаблона

Результирующая строка — это суммирующая строка, в которой вы сами выбираете, какие статьи она складывает.

1. В режиме редактирования нажмите «Создать результирующую строку» в шапке окна.
2. Заполните «Наименование».
3. В поле «Суммируемые статьи» выберите статьи. Список — все статьи шаблона в порядке дерева, с номерами и отступами по уровню вложенности. Есть строка поиска, выбранные статьи показываются подписями, а после четырёх — счётчиком.
4. Нажмите «Создать». Появится «Результирующая строка успешно создана».

Если в шаблоне нет ни одной статьи, кнопка «Создать результирующую строку» заблокирована с подсказкой «Сначала добавьте хотя бы одну статью».

Валидация формы:

Как работает выбор статей. Он защищает от двойного счёта:

• если вы отметили раздел, все его подстатьи отмечаются автоматически;
• если вы сняли отметку с подстатьи, отметки снимаются и с её подстатей, и со всех её родительских разделов.

Поэтому достаточно указать раздел целиком — перечислять его подстатьи отдельно не нужно. Если в выборе всё же оказались и раздел, и его подстатья, при подсчёте в бюджете подстатья исключается, чтобы сумма не удвоилась.

Как строка считает колонки. Правила для плана и для остальных колонок разные:

• «Ожидаемое» и «Факт» строка считает по выбранным статьям вместе со всеми их потомками;
• «План» складывается только по самим выбранным статьям — планы подстатей в него не попадают.

То же разделение действует в сводных блоках «За текущий год» и «За весь период». Поэтому если план вводится на нижнем уровне, выбирайте в строке именно эти статьи, а не раздел целиком: иначе план строки останется нулевым при заполненных ожидаемом и факте.

В строке дерева у результирующей строки показывается подпись «Суммируемые статьи: N».

Где встаёт новая строка. Всегда после последней статьи верхнего уровня. Чтобы поставить её, например, сразу после раздела «Себестоимость продаж», перетащите её туда мышью.

Редактирование («Редактировать результирующую строку») меняет название и набор статей. Позиция в этом окне не меняется.

Удаление спрашивает подтверждение: заголовок «Удаление результирующей строки», текст «Удалить эту сум. строку? «<название>»». После удаления — «Результирующая строка успешно удалена».

#Перетаскивание

Статью можно перетащить:

• внутри своего уровня — изменится порядок, появится «Порядок статей успешно обновлён»;
• в другую статью или на верхний уровень — появится «Статья успешно перемещена».

Статья переезжает вместе со всем своим поддеревом.

Позиция результирующей строки определяется тем, под какой статьёй верхнего уровня она оказалась: строка привязывается к ближайшей статье выше. Если строка стоит выше всех статей, она привязана к самому верху списка.

После перемещения статьи система заново привязывает результирующие строки к тем статьям, которые теперь стоят над ними, — чтобы визуальный порядок не разъезжался.

#Нумерация статей

Номер статьи — это её путь по дереву: «1», «2», «2.1», «2.2.1». Он не вводится вручную, а вычисляется из положения статьи.

Номера пересчитываются автоматически после каждого создания, перемещения и удаления статьи, а также при применении шаблона к бюджету и при снятии шаблона с бюджета.

#Изменение названия, типа и описания

1. Откройте библиотеку шаблонов → «Шаблоны пространства».
2. На карточке шаблона нажмите «Редактировать».
3. В окне «Редактирование шаблона» измените нужные поля:
   • «Название шаблона» — обязательное;
   • «Тип» — «БДДС», «БДР» или «Банковский справочник статей»;
   • «Описание».
4. Нажмите «Сохранить».

Кнопка «Сохранить» активна, только если что-то изменилось и название не пустое. После сохранения появится «Шаблон сохранён».

Структура статей в этом окне не редактируется — для неё отдельное окно, см. раздел «Редактор структуры шаблона».

#Удаление шаблона

1. Откройте библиотеку шаблонов → «Шаблоны пространства».
2. На карточке шаблона нажмите красную кнопку с корзиной.
3. В окне «Удаление шаблона» с текстом «Удалить этот шаблон? «<название>»» нажмите «Удалить».

После удаления появится «Шаблон удалён», карточка исчезнет из списка.

У готовых шаблонов кнопки удаления нет вовсе.

Важно. Удаление шаблона не затрагивает бюджеты и кредитные договоры, которые уже из него созданы. Связь одноразовая: шаблон разворачивается в статьи и дальше в их жизни не участвует.

#Что важно помнить

• Шаблон хранит структуру, но не суммы. Применение шаблона никогда не приносит деньги в бюджет.
• «Заменить существующие» стирает бюджет вместе с введёнными планами, а каскадом — ещё и привязанные к статьям платежи, выполнения и предметы договоров. Это самое опасное действие раздела.
• Готовые шаблоны неизменны. Кнопки «Редактировать» и «Скопировать и редактировать» работают с копией.
• Структура шаблона сохраняется сразу, без кнопки «Сохранить». Кнопка «Отмена» правки не отменяет.
• Примечания статей есть только в шаблоне. При переносе в бюджет проекта они теряются, при копировании из шаблона в шаблон — сохраняются.
• Признак «Статья плана продаж» в шаблоне не хранится. После применения шаблона отметьте нужные статьи БДДС заново.
• Ограничений на число шаблонов, число статей и глубину вложенности нет.
• Изменения шаблонов видны коллегам сразу, без перезагрузки страницы. Готовые шаблоны общие для всех пространств и никем не меняются.