Изменение списка участников в документе

Общие правила

В системе предусмотрена возможность корректировки списка участников процесса документа в статусах Подготовка документа и Процесс запущен.

Изменения вносятся непосредственно в конкретный документ и не изменяют общие правила процесса, установленные в настройках типов документов, параметрах проектов или настройках компании.

Изменять состав участников можно только в этапах или подэтапах согласования. Итогового участника заменить нельзя.

Корректировка списка участников доступна следующим сотрудникам:

• ответственному за договор;

• участнику договора;

• оператору стройконтракта;

• администратору системы.

Внимание. Если в настройках типа документа включена опция «Запретить удалять сотрудников из списка участников документа», изменять список участников может только администратор системы.

Формирование списка участников по умолчанию

По умолчанию система формирует список участников в документе на основании настроек:

• параметров проекта, к которому привязан договор;

• настроек типа документа;

• настроек компании.

При этом настройки типа документа имеют приоритет над параметрами проекта.

Параметры проекта в модуле Проекты:

Настройки типов документов в модуле Документы:

Список участников в конкретном документе

Список участников формируется внутри каждого договора в разделе Схема процесса документа.

Обновление списка участников до настроек по умолчанию

Если в списке участников текущего договора были выполнены изменения и необходимо вернуть первоначальный список, сформированный по настройкам системы, нажмите кнопку Обновить список участников . После этого список участников будет сформирован заново в соответствии с настройками по умолчанию.

Добавление участников в документ

Чтобы добавить нового участника, нажмите кнопку + .

В открывшемся окне Добавление участника:

• выберите сотрудника из списка; • укажите этап или подэтап, в который необходимо добавить сотрудника; • при необходимости укажите причину добавления в поле комментария (заполнение необязательно); • нажмите Добавить.

Если необходимо создать новый этап процесса (он будет добавлен после существующих групп, но перед итоговым участником), выберите этап с признаком «Новый».

Создавать новый подэтап в этапе через данный инструмент нельзя.

На стадии создания договора добавление участников возможно в любой этап.

На стадии согласования договора добавление участников возможно:

• в активный этап процесса

• в этап и подэтап, следующие после активного

• в новый этап.

Одного и того же сотрудника можно добавить в несколько разных этапов процесса. При этом внутри одного этапа сотрудник может присутствовать только один раз.

Итоговый участник также может добавлять участников:

• в любую группу или новую группу, если процесс в ней еще не завершен;

• в новую группу перед собой, если во всех группах уже завершен процесс.

В документе, по которому процесс уже завершен, добавление новых участников невозможно.

Удаление участников из договора

Чтобы удалить сотрудника из списка участников, нажмите кнопку «–» напротив его фамилии.

На стадии создания договора удаление участников возможно из любой группы следующими пользователями:

• ответственным за договор;

• операторами, указанными в настройках типа документа и параметрах проекта;

• администраторами системы.

В запущенном процессе договора удаление участников возможно отвественным за договор, оператором из настроек типа документа и параметров проекта, администратором системы. Удалить можно только сотрудников, которые не завершили процесс. Итогового участника удалить нельзя.

Сотрудник, являющийся участником договора, может самостоятельно выйти из процесса согласования, нажав кнопку «–» напротив своей фамилии. В этом случае он будет исключен из списка.

Повторное участие в процессе

Если в процессе документа требуется повторное участие сотрудника, который уже ранее завершил процесс, необходимо снова добавить его в этап, который еще не завершен или еще не начат. После добавления сотрудник получит уведомление с вашим комментарием.

Если требуется повторное участие сотрудника внутри активного этапа, добавьте его в текущую группу. При этом его предыдущий результат процесса будет аннулирован, а сотрудник получит новое уведомление с вашим комментарием.