Отчет об эффективности процессов в документах

Расположение

Перейдите в модуль Отчеты и в разделе Документы выберите данный отчет

Внешний вид отчета

По умолчаанию отчет не сформирован, требуется заполнить фильтр Вид отчета

Блок фильтров

В верхней части отчета расположен блок фильтров, рассмотрим их подробнее.

• Проект - Мультиселект для выбора нескольких проектов. Учтутся документы только по выбранным проектам.

• Участник процесса - Мультиселект пользователей с группировкой по компании/отделу. В расчет попадают только те документы, в которых выбранные пользователи зафиксированы как участники.

• Дата запуска процесса - Диапазон по дате от и до. В выборку попадают документы с датой запуска процесса в заданном интервале.

• Статус рассмотрения участником - Мультиселект с вариантами статусов: В процессе, Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено. Доступен только при заполненном фильтре Участник процесса

• Статус процесса - Мультиселект с вариантами статуса: Подготовка договора, Процесс запущен, Процесс завершен, Процесс отменен. Удаленные статусы не выводятся.

• Отдел - Мультиселект со списком отделов. При заполнении фильтра учитываются документы с участниками из выбранных отделов.

• Организация - Селектор со списком организаций. Учитываются документы, в которых выбранная организация указана в соответствующем поле.

• Контрагент - Поисковая строка для поиска по наименованию или ИНН среди контактов с типом юр.лицо.

• ID/Номер контракта - Для учета конкретного документа по ID или номерам.

• Тип документа - Мультиселект для выбора типов документов. Если ничего не выбрано, учитываются все типы.

• Ответственный - Мультиселект со списком пользователей с группировкой по компании/отделу.

• Вид отчета - Мультиселект с вариантами: сводная по сотруднику, сводная по отделу, сводная по документу, сводная по проекту, реестр. По умолчанию ничего не выбрано. В зависимости от выбранного пункта будет меняться внешний вид отчета.

После настройки всех необходимый фильтров нажмите на кнопку Найти. Отчет будет обновлен и отобразится в соответствии с выбранными фильтрами. По кнопке Сбросить фильтры все фильтры будут очищены.

Внешний вид отчета

Сводная по сотруднику

В данном отчете представлены следующие данные:

• Участник - ФИО сотрудника.

• Всего документов - общее количество документов, в которых данный сотрудник фигурирует как участник.

• Кол-во завершенных - общее количество документов, в которых сотрудник фигурирует как участник и при этом он выбрал один из вариантов: Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено

• Кол-во просроченных - общее количество документов в которых пользователь выбрал завершено или завершено с замечанием, при этом решение было принято по времени после истечения временного лимита.

• Остаток - количество документов исходя из расчета = всего - завершено

Сводная по отделу

В данном отчете представлены следующие данные:

• Отдел - наименование отдела, если есть пользователи без отдела, то все их показатели группируются в строке с прочерком.

• Всего документов - общее количество документов, в которых пользователи отдела фигурируют как участники.

• Завершено - общее количество документов, в которых пользователи отдела фигурируют как участники и при этом выбрали один из вариантов: Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено

• Просрочено - общее количество документов в которых пользователи отдела фигурируют как участники и при этом выбрали завершено или завершено с замечанием, при этом решение было принято по времени после истечения временного лимита.

• Остаток - количество документов исходя из расчета = всего - завершено

Сводная по документу

В данном отчете представлены следующие данные:

• Документ - наименование документа, номер и дата.

• Лимит (часы) - суммарный лимит в часах по документу.

• Факт (часы) - общее суммарное время потраченное на документ.

• Отклонение - разница между лимитом и фактом.

Сводная по проекту

В данном отчете представлены следующие данные:

• Проект - наименование проекта.

• Всего документов - общее количество документов по проекту.

• Завершено - общее количество документов, в в статусе Завершен или Отклонен

• Просрочено - общее количество документов по проекту в которых есть просрочка по принятию решения.

• Остаток - количество документов исходя из расчета = всего - завершено

Реестр

В данном отчете представлены следующие данные:

• № - порядковый номер строки

• Участник - ФИО участника документа .

• Статус рассмотрения участником - один из вариантов: В процессе, Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено

• Лимит на завершение процесса - лимит, заданный пользователю в документе

• Фактическое время завершения - количество затраченного времени до принятия пользователем решения по документу в рабочих часах с учетом производственного календаря

• Отклонение - Лимит на завершение процесса – Фактическое время.

• Дата запуска/завершения - дата запуска процесса и его завершения

• Отдел - наименование отдела, в которым состоит участник документа

• Проект - наименование проекта указанный в документе

• Наименование документа и стороны - наименование документа с номером и датой, а также указанием Организации и Контрагента

• Ответственный - сотрудник, который указан в документе как ответственный

Допускается одновременный выбор нескольких видов отчетов, а также при необходимости возможно их скачать в формате Excel по нажатию на кнопку Скачать. Скачивание происходит архивом где каждый из вариантов вида отчета выгружен в отдельный файл.