Бюджет проекта: БДДС и БДР

Бюджет проекта — таблица, в которой вы строите дерево статей, вписываете план по месяцам и годам, а система подставляет рядом ожидаемое и фактическое исполнение из платежей и выполнений.

#Два бюджета у каждого проекта

У проекта всегда ровно два бюджета. Они создаются сами в момент создания проекта, их нельзя добавить или удалить. В карточке проекта это две отдельные вкладки.

Проще всего запомнить так: БДДС — это касса, БДР — это начисления. Подрядчик закрыл акт на 18 400 000 ₽ в марте, а деньги ушли в апреле — в БДР это март, в БДДС это апрель.

Обе таблицы устроены одинаково: одно дерево статей, те же колонки, те же приёмы ввода. Разница только в том, какие документы наполняют «Ожидаемое» и «Факт».

Все суммы бюджета показываются в валюте проекта. Символ валюты выводится в подписях колонок: «План, ₽», «Ожидаемое, ₽», «Факт, ₽».

#Где находится бюджет

Боковое меню → «Проекты» → клик по наименованию проекта → вкладка «БДДС» или вкладка «БДР».

Переключатель вкладок карточки проекта: «Проект» · «БДДС» · «БДР» · «Объекты» · «График».

Если у вашей роли нет права просмотра статей бюджета, вкладки «БДДС» и «БДР» серые, при наведении показывается подсказка «Недостаточно прав». Кнопка «Создать» требует отдельного права на создание статей.

Адрес страницы содержит номер проекта и название вкладки — ссылку на конкретный бюджет можно отправить коллеге. При переходе в бюджет из карточки платежа или из таблицы предметов договора нужная статья раскрывается сама, таблица прокручивается к ней, и строка на несколько секунд подсвечивается.

#Шапка вкладки бюджета

#Правило знака: доход «плюс», расход «минус»

Важно. В бюджете доход — это положительное число, расход — отрицательное. Знак у сумм документов система определяет сама, а вот план вы вписываете руками, и знак у плана целиком на вашей ответственности. Расходные статьи планируйте отрицательными числами: пишите -48 000 000, а не 48 000 000.

Почему так. Бюджет складывает статьи по разделам и в результирующих строках. Если поступления идут со знаком «плюс», а выплаты — со знаком «минус», простое сложение сразу даёт корректный итог: «Чистый денежный поток», «Валовая прибыль», «Чистая прибыль». Все готовые шаблоны бюджетов построены именно на этом соглашении. Если вписать расходы положительными числами, результирующие строки сложат доходы с расходами вместо того, чтобы вычесть одно из другого, и итог получится бессмысленным.

Система знак плана не проверяет и не подсказывает. Договоритесь о соглашении внутри компании один раз и придерживайтесь его во всех проектах.

#Как знак определяется у документов

В формах платежа и выполнения сумму всегда вводят положительным числом. Минус в поле «Сумма» ставить не нужно: знак в бюджете система подставляет сама — по тому, какую сторону в операции занимает ваша компания. У платежа она смотрит на поля «Плательщик» и «Получатель», у выполнения — на «Заказчика» и «Исполнителя» договора.

Отсюда простое правило: если ваша компания платит — сумма встанет в бюджет со знаком «минус», если получает — со знаком «плюс». Вручную знак задаётся только в плане.

Важно. Перевод денег между двумя своими счетами в бюджет не попадает ни в «Ожидаемое», ни в «Факт». Это касается выборки кредита (кредитный счёт → расчётный счёт), погашения кредита и раскрытия эскроу. Деньги не пришли извне и не ушли наружу, движением бюджета это не считается. Без этого правила транш банка засчитался бы в БДДС как доход проекта.

Важно. Документ без указанной статьи бюджета в бюджет не попадает вообще, и система об этом не предупреждает. Если платёж проведён, а в ячейке пусто — первым делом проверьте, что в платеже (или в строке его распределения) заполнена «Статья БДДС», а в выполнении — «Статья БДР».

#Дерево статей

Статья бюджета — строка таблицы. Статьи образуют дерево любой глубины: разделы, подразделы, конкретные статьи затрат. Слева от названия система показывает порядковый номер — 1., 1.2., 1.17.6. Номер вычисляется из положения статьи в дереве и пересчитывается сам после любого создания, перемещения или удаления.

#Наполнить пустой бюджет

Есть два пути.

1. Откройте вкладку «БДДС» (или «БДР») → нажмите «Использовать шаблон» → в библиотеке выберите готовый шаблон → «Использовать». Дерево статей и результирующие строки шаблона появятся в бюджете целиком.
2. Либо нажмите «Создать статью» и соберите структуру вручную.

Если статьи в бюджете уже есть, при применении шаблона система спросит: «В бюджете уже есть статьи. Добавить статьи шаблона к существующим, либо заменить всё?» с кнопками «Добавить» и «Заменить существующие».

Осторожно. «Заменить существующие» удаляет из бюджета все текущие статьи вместе со всеми введёнными планами и результирующими строками. Отменить это нельзя.

Подробно про библиотеку — в статье Шаблоны бюджетов.

#Создать статью верхнего уровня

1. Нажмите «Создать» → пункт «Статью».
2. Заполните «Наименование» (обязательное поле, до 255 символов).
3. Только в БДДС: при необходимости отметьте «Статья плана продаж».
4. Нажмите «Создать».

Появится уведомление «Статья бюджета успешно создана». Статья встанет последней в списке верхнего уровня, номера соседних статей пересчитаются. Если в поле поиска был введён текст, он очистится — иначе новая статья могла бы не попасть в выдачу.

Пока «Наименование» не заполнено, кнопка «Создать» неактивна; под пустым полем появляется сообщение «Наименование обязательно».

#Создать вложенную статью

1. Наведите курсор на строку статьи-родителя — справа в колонке названия появятся три кнопки.
2. Нажмите «+» (подсказка «Добавить дочернюю статью»).
3. В верхней части формы появится плашка «Родительская статья: <название>».
4. Заполните «Наименование» → «Создать».

Перенести уже созданную статью к другому родителю можно только перетаскиванием.

#Удалить статью

1. Наведите курсор на строку → нажмите корзину («Удалить»).
2. В диалоге «Удалить?» подтвердите: «Вы уверены, что хотите удалить "<название>"?».

Осторожно. Удаление статьи уносит все вложенные в неё статьи и все планы, введённые по ним и по всему поддереву — помесячные, годовые и за весь период. Диалог подтверждения об этом не предупреждает.

Вместе со статьёй удаляются и документы, привязанные к ней: платежи и выполнения без договора, строки распределений платежей и выполнений, а также предметы договоров, у которых указана эта статья. Перед удалением переназначьте статью в этих документах.

#Свернуть и развернуть ветку

• Клик по шеврону слева или по названию статьи, у которой есть потомки, сворачивает и разворачивает ветку.
• Ctrl + клик (⌘ + клик на Mac) раскрывает всё поддерево целиком, на любую глубину.
• При сворачивании статьи сворачиваются и все её потомки.

Свёрнутые и развёрнутые ветки запоминаются у самой статьи: состояние сохраняется между входами и одинаково у всех, кто открывает этот бюджет.

#Признак «Статья плана продаж»

Флажок есть только в БДДС. Под ним подсказка: «Статья и всё, что в неё вложено, наполняют отчёт по плану продаж для проектов без эскроу». Отмеченная статья получает в таблице иконку графика с подсказкой «Статья плана продаж».

• Отмечать можно любую статью, в том числе раздел: отчёт возьмёт её вместе со всем поддеревом.
• Отмечать потомка уже отмеченной статьи бессмысленно — отчёт его проигнорирует, иначе суммы задвоились бы.
• Отмеченных статей в проекте может быть несколько: например, «Продажа квартир», «Продажа кладовых», «Продажа машиномест».
• В БДР флажка нет.

Подробнее — в статье План продаж.

#Найти статью

1. Введите текст в поле «Найти статью...». Поиск идёт по названию, без учёта регистра, только в открытом бюджете.
2. Таблица превращается в плоский список найденных статей. Совпадение подсвечивается.
3. Крестик «Очистить» или кнопка «Сбросить фильтры» возвращают дерево.

Важно. В режиме поиска таблица выглядит иначе: пропадает вложенность, не показываются результирующие строки и строки «Не распределено». Редактировать план нельзя — клик по ячейке «План» не открывает ввод; недоступна и кнопка «Добавить дочернюю статью». Кнопки «Редактировать» и «Удалить» при этом работают. Данные никуда не делись — очистите поиск, и дерево вернётся.

#План, «Ожидаемое» и «Факт»

Три главных показателя бюджета:

Пример. Платёж подрядчику на 18 400 000 ₽ с плановой датой 20 марта и фактической датой 3 апреля попадёт в «Ожидаемое» марта и в «Факт» апреля. Это не ошибка: в марте вы платёж ждали, а прошёл он в апреле. Именно так видно перенос оплаты между месяцами.

#Откуда приходят числа в БДДС

1. Распределения платежей по договорам. У платежа, привязанного к договору, каждая строка распределения указывает предмет договора, а предмет несёт «Статью БДДС». Сумма строки попадает в эту статью.
2. Платежи без договора (налог, взнос, пошлина, штраф, аренда земельного участка). У них «Статья БДДС» указана прямо в платеже, в бюджет идёт вся сумма платежа.

#Откуда приходят числа в БДР

1. Распределения выполнений. Каждая строка акта указывает предмет договора со «Статьёй БДР»; сумма строки — количество, умноженное на цену за единицу.
2. Закрывающие документы платежей без договора — они попадают только в «Факт». «Статья БДР» у них указана прямо в документе.

#Пересчёт в валюту проекта

Суммы приводятся к валюте проекта. Если валюта договора совпадает с валютой проекта, курс равен единице. Если не совпадает, применяется курс, сохранённый в строке распределения документа (блок «Курсы валют» в форме платежа или выполнения). У платежа без договора применяется курс самого платежа.

#Как считаются колонки

Для статьи и одного месяца:

Важно. «Ожидаемое» и «Факт» суммируются снизу вверх по дереву, а «План» — нет. Поэтому у статьи-раздела «Ф/П, %» считается как факт с потомками, делённый на собственный план раздела. Если план вписан только в дочерние статьи, а у раздела он нулевой, процент покажет «—». Если план раздела занижен — процент будет выглядеть огромным. Это не сбой, а следствие того, что план раздела — самостоятельное число.

Если у статьи есть потомки и её собственные ожидаемое, факт или остаток не равны нулю, в углу ячейки мелким серым шрифтом показывается собственная сумма статьи с подсказкой «Включая сумму этой статьи». Так видно, сколько из показанного числа относится к самой статье, а сколько пришло от вложенных.

#Ввод плана

#План на месяц

Способ ввода зависит от того, заведены ли у проекта объекты (карточка проекта → вкладка «Объекты»).

• Объектов у проекта нет — план вводится прямо в ячейке, по шагам ниже.
• Объекты есть — клик по ячейке «План» открывает окно «Распределение суммы по объектам».

Дальнейшие шаги описывают правку прямо в ячейке.

1. Выберите год в шапке таблицы.
2. Кликните по ячейке в колонке «План» нужного месяца.
3. Поверх ячейки появится поле ввода, текущее значение выделено целиком — можно сразу набирать новое.

#План за год и за весь период

Слева от месяцев стоят два сводных блока: «За весь период» и «За текущий год». В них те же подколонки, что у месяца, и план в них вводится так же — кликом по ячейке «План».

Важно. На одну статью приходится три независимых плановых числа: помесячный план, план «За текущий год» и план «За весь период». Годовой план не является суммой двенадцати месяцев, а план за весь период не является суммой годов. Система их не связывает и не выравнивает. Так сделано специально: горизонты планирования разные — по месяцам считают кассовый разрыв, по году согласуют бюджет, по всему сроку оценивают проект целиком.

План «За текущий год» привязан к году, выбранному в шапке: переключите год — увидите другое число. План «За весь период» на статью один, от выбранного года он не зависит.

«Ожидаемое» и «Факт» в сводных блоках, наоборот, считаются системой:

• «За текущий год» — сумма двенадцати месяцев выбранного года;
• «За весь период» — сумма за всю историю проекта; при переключении года эти числа не меняются.

#Распределение плана по объектам

Распределение доступно, только если у проекта заведены объекты: карточка проекта → вкладка «Объекты». Объекты — это корпуса, паркинг, сети. См. Проекты, объекты и график строительства.

#«Распределение суммы по объектам»

Кликните по ячейке «План» — откроется окно со следующим содержимым:

Плашка выбирается по знаку остатка «общая сумма минус сумма долей», а не по смыслу. Поэтому при расходных (отрицательных) суммах плашки меняются местами: неразнесённая часть отрицательной суммы даёт отрицательный остаток и показывается красной плашкой «Распределено сверх общей суммы», а превышение долей над общей суммой — оранжевой «Не распределено по объектам».

У поля, на которое наведён курсор, появляется пунктирная кнопка со стрелкой и числом — подсказка «Распределить остаток сюда». Нажатие вписывает в это поле сумму с учётом всего нераспределённого остатка. Кнопка появляется только при положительном остатке: в расходных (отрицательных) ячейках её нет, и остаток вписывают в поле руками.

#Два режима ввода

• Общая сумма равна нулю. Ячейка набирается «снизу вверх»: вы вписываете доли объектов, а общая сумма становится их суммой автоматически.
• Общая сумма введена вручную. Идёт распределение «сверху вниз»: правки долей общую сумму не двигают, меняется только остаток. Если доли превысили общую сумму, появляется красная плашка о перерасходе.

Обнуление общей суммы возвращает первый режим.

Важно. Система не требует, чтобы сумма долей сходилась с общей суммой ячейки. Расхождение в обе стороны только подсвечивается плашкой. Распределять план по объектам не обязательно: без распределения ячейка живёт как одно общее число.

#Ввод при активном фильтре объектов

• Фильтр выключен или выбрано несколько объектов — клик по ячейке открывает поповер распределения.
• В фильтре выбран ровно один объект — окно не открывается, ячейка правится прямо в таблице, и вы вводите долю именно этого объекта.
• Включён режим «Без привязки к объектам» — план в ячейке является производной величиной (общая сумма минус всё разнесённое по объектам), править его на месте нечем; клик открывает окно распределения.

#Результирующие строки

Результирующая строка — это ваша собственная строка-сумматор внутри таблицы: вы выбираете, какие статьи она складывает. Отдельной строки «Итого» по бюджету нет, роль итогов выполняют именно результирующие строки, сводные блоки и статьи-разделы.

В таблице результирующая строка выделена цветным фоном и иконкой калькулятора.

#Создать результирующую строку

1. Нажмите «Создать» → пункт «Результирующую строку».
2. Заполните «Наименование» (обязательно).
3. В поле «Суммируемые статьи» отметьте нужные статьи. Подсказка в пустом поле — «Выберите статьи бюджета»; список поддерживает поиск и показывает вложенность отступами, выбранные статьи отображаются чипами.
4. Нажмите «Создать» — появится «Результирующая строка успешно создана».

Под полем выбора есть подсказка: «Строка будет помесячно суммировать отображаемые итоги выбранных статей.»

Выбор работает каскадом: отметка статьи автоматически добавляет всех её потомков; снятие галочки с любой статьи снимает её поддерево и всех её предков, иначе предок «втянул» бы исключённую статью обратно.

Ошибки формы: «Наименование обязательно», «Выберите хотя бы одну статью бюджета». Пока оба поля не заполнены, кнопка неактивна.

Новая строка встаёт в конце списка верхнего уровня.

#Как считается результирующая строка

Важно. Расчёт несимметричен: план берётся без потомков, а ожидаемое и факт — с потомками. Если вы добавили в строку статью-раздел, планы её дочерних статей в строку не войдут никогда: раздел и его потомки одновременно в расчёт не идут — отмеченные потомки отмеченного раздела из расчёта выбрасываются. Если нужен план по всей ветке, выбирайте в строку не раздел, а сами конечные статьи, а раздел не отмечайте.

Двойного счёта система не допускает: если в строку выбраны и раздел, и его потомок, потомок из расчёта исключается — он уже входит в рекурсивную сумму раздела.

#Посмотреть состав строки

Наведите курсор на результирующую строку → нажмите кнопку со списком (подсказка «Статьи в составе»). Откроется окно «Результат по статьям»:

• перечень выбранных статей с номерами и названиями, с отступами по вложенности;
• зелёная галочка — статья участвует в сумме;
• стрелка вверх и зачёркнутое название — статья отдельно в сумму не идёт; подсказка поясняет: «Уже учтена рекурсивно через выбранного предка»;
• если статей нет — «Статьи не выбраны».

#Изменить, переставить и удалить

• Карандаш открывает «Редактировать результирующую строку»; после сохранения — «Результирующая строка успешно обновлена».
• Корзина открывает диалог «Удалить?»; после подтверждения — «Результирующая строка успешно удалена». Статьи, входившие в строку, при этом не затрагиваются.
• Перетаскивать результирующую строку можно только по верхнему уровню — на позиции «перед» и «после» других строк верхнего уровня. Вложить её внутрь ветки нельзя. После перестановки появляется «Порядок результирующих строк обновлён».

Строка рисуется сразу после указанной статьи верхнего уровня и всех её потомков. При создании она встаёт после последней статьи верхнего уровня, а если статей нет — в самом верху.

#Настройка вида таблицы

#Показатели (колонки)

1. Нажмите «Настройки таблицы» в шапке бюджета — откроется панель «Столбцы для отображения».
2. Отметьте нужные показатели: «План», «Ожидаемое», «Факт», «Остаток», «Факт к плану, %», «Факт к ожидаемому, %». В шапке таблицы два последних подписаны коротко — «Ф/П, %» и «Ф/О, %».
3. Кнопка «Сброс» возвращает набор по умолчанию, «Выбрать все» включает все показатели.

По умолчанию включены «План», «Ожидаемое», «Факт», «Факт к плану, %» и «Факт к ожидаемому, %». «Остаток» по умолчанию выключен.

Последнюю оставшуюся колонку выключить нельзя: её флажок становится неактивным. Через пару секунд после последнего изменения появляется уведомление «Сохранено / Настройки отображения таблицы сохранены». Набор колонок общий для «БДДС» и «БДР» и хранится в вашем браузере — на другом компьютере настройка будет своя.

#Скрыть месяцы и сводные блоки

• В шапке каждого блока-колонки есть иконка «минус»: «Скрыть месяц» для месяца и «Скрыть блок» для «За весь период» и «За текущий год».
• Рядом со скрытой группой у соседней колонки появляется «плюс» — подсказка «Показать скрытые колонки». Он раскрывает всю цепочку скрытых колонок в эту сторону.
• Последнюю видимую колонку скрыть нельзя.

Скрытые месяцы запоминаются вместе с годом, сводные блоки — независимо от года. Список хранится в браузере.

#Почему «Факт» или «Ожидаемое» пусты

План вписан, документы заведены, а в ячейке ноль. Пройдите список сверху вниз — причина почти всегда в одном из пунктов.