MACRO

Импорт данных

Раздел «Импорт» позволяет:

  • автоматически получать и обновлять объекты по ссылке;
  • разово загружать контакты, заявки, объекты и задачи из файла;
  • при наличии соответствующих прав — загружать документы и состав договоров.

Открыть раздел по пути Компания -> Импорт

#1. Импорт из фидов

Пункт «Из фидов» предназначен для регулярного обновления объектов недвижимости из внешнего источника. Источник передает данные по постоянной ссылке.

На странице можно добавить один или несколько источников.

#Как добавить источник

  1. Нажмите «Добавить».

  2. В поле «URL» вставьте ссылку, по которой доступен файл с объектами.

  3. В поле «Формат» выберите формат источника:

    • Яндекс.Недвижимость;
    • ЦИАН;
    • prian.ru;
    • MacroCRM.

  4. При необходимости настройте действия для объектов, которых больше нет в источнике.

  5. Нажмите «Сохранить».

  6. Дождитесь сообщения «Данные сохранены».

Сохранение не запускает загрузку немедленно. Объекты будут добавлены или обновлены во время следующего автоматического обновления.

#Настройки отсутствующих объектов

Эти настройки определяют, что произойдет с объектами, которые уже есть в MACRO, но отсутствуют в очередной выгрузке.

  • «Увести в неактив» — объект останется в системе, но будет переведен в неактивное состояние.
  • «Удалить» — объект будет удален.
  • «Увести в неактив дом» — объекты дома, который полностью исчез из источника, будут переведены в неактивное состояние.
  • «Мин. цена для импорта» — объекты дешевле указанной суммы не будут добавляться. Если такой объект уже есть в системе, он будет переведен в неактивное состояние.

Не включайте одновременно «Увести в неактив» и «Удалить». Перед включением удаления убедитесь, что источник всегда содержит полный список актуальных объектов. Временно пустой или неполный источник может привести к удалению объектов.

#Как изменить или отключить источник

Чтобы изменить источник, исправьте ссылку, формат или настройки и нажмите «Сохранить».

Чтобы отключить источник:

  1. Нажмите красную кнопку с крестиком в нужной строке.
  2. Подтвердите действие.
  3. Нажмите «Сохранить».

После этого источник перестанет обновляться. Ранее загруженные объекты автоматически не удаляются.

#Где будет виден результат

Новые и обновленные данные будут видны в разделе «Объекты»:

  • в общем списке объектов;
  • в карточке объекта;
  • в составе дома;
  • в шахматке, если она используется для этого дома.

Объекты, переведенные в неактивное состояние, следует искать с учетом соответствующего состояния в фильтрах списка.

#2. Импорт из файла

Пункт «Из файла» используется для разовой загрузки данных.

Можно загружать файлы следующих форматов:

  • XLS;
  • XLSX;
  • CSV;
  • JSON.

Разрешено выбрать сразу несколько файлов.

#Как подготовить файл

  • Одна строка должна содержать одну запись: один контакт, одну заявку, один объект или одну задачу.
  • В строке заголовков должны быть названия столбцов.
  • Не оставляйте пустыми важные данные, по которым можно определить запись.
  • Для организаций значения ИНН, КПП и ОГРН должны быть сохранены как текст. Это позволяет не потерять нули в начале номера.
  • Перед большой загрузкой рекомендуется проверить небольшой файл из нескольких строк.

#Как выполнить импорт

  1. Нажмите «Загрузить файл(ы)».

  2. Выберите один или несколько файлов.

  3. Убедитесь, что названия выбранных файлов появились на странице.

  4. Выберите «Тип выгрузки»:

    • «Контакты» — для загрузки клиентов, организаций и других контактов;
    • «Заявки» — для загрузки заявок клиентов;
    • «Объекты» — для загрузки объектов недвижимости;
    • «Задачи» — для загрузки задач;
    • «Первостроитель» — только для файлов, подготовленных в соответствующем формате.

  5. В поле «Сопоставление полей» выберите подходящий вариант, если он был подготовлен для вашей компании. Если файл заполнен по принятому в компании образцу, поле можно оставить пустым.

  6. Укажите номер строки с заголовками. Обычно это строка 1.

  7. Укажите строки для загрузки:

    • «с» — первая строка с данными, обычно 2;
    • «по» — последняя строка с данными. Оставьте поле пустым, чтобы обработать файл до конца.

Пример: если заголовки находятся в первой строке, а данные занимают строки со 2-й по 500-ю, укажите:

  • номер строки с заголовком — 1;
  • строки «с» — 2;
  • строки «по» — 500.

#Дополнительные настройки для объектов

При выборе типа «Объекты» появляются дополнительные поля.

  • «Назначать менеджера для распарсенных объектов» — выберите сотрудника, который будет отвечать за загруженные объекты.
  • «Автоматически публиковать распарсенные объекты» — включите, если объекты можно сразу публиковать.

Если нужного сотрудника нет в списке, проверьте, что он добавлен в «Отдел продаж».

Не включайте автоматическую публикацию, если данные еще требуют проверки.

#Как проверить файл перед загрузкой

После выбора файла можно использовать две кнопки:

  • «Предпросмотр ключей источника» — показывает названия найденных столбцов;
  • «Предпросмотр значений источника» — показывает примеры данных из столбцов.

Результат проверки появится в блоке «Журнал».

Проверьте, что система правильно определила заголовки и значения. Если данные отображаются неверно, исправьте номер строки с заголовками, диапазон строк или выбранный вариант сопоставления.

#Запуск импорта

  1. Нажмите «Создать».
  2. Не закрывайте страницу до завершения обработки.
  3. Следите за сообщениями в блоке «Журнал».
  4. После успешного завершения появится сообщение «Импорт завершен успешно».
  5. Нажмите «Скачать отчет», чтобы сохранить результат обработки.

Если в журнале появились ошибки, исправьте указанные строки в исходном файле и повторите загрузку.

Кнопка «Очистить лог» очищает сообщения только на странице и не отменяет уже выполненный импорт.

#Где искать данные после импорта из файла

Место появления данных зависит от выбранного типа выгрузки:

  • «Контакты» — раздел «Контакты».
  • «Заявки» — раздел «Заявки».
  • «Объекты» — раздел «Объекты», карточки объектов, состав дома и шахматка.
  • «Задачи» — раздел «Задачи».
  • «Первостроитель» — данные появятся в тех разделах, которые предусмотрены используемым файлом.

После завершения обязательно откройте соответствующий раздел и проверьте несколько записей:

  • название или имя;
  • телефон и электронную почту;
  • ответственного сотрудника;
  • состояние записи;
  • стоимость и адрес объекта;
  • дату и описание задачи.

Если запись не находится, очистите фильтры списка и повторите поиск.

#4. Импорт документов

На странице находятся два блока:

  • «Параметры документов» — создание документов;
  • «Предмет договора» — добавление товаров, работ или услуг в ранее созданные документы:

#Импорт параметров документов

  1. Нажмите «Скачать шаблон для заполнения».

  2. Заполните скачанный файл. Не переименовывайте и не удаляйте столбцы.

  3. Для каждого документа используйте отдельную строку.

  4. Укажите уникальный код документа в столбце UUID. Один и тот же код нельзя использовать для разных документов.

  5. Заполните обязательные сведения:

    • номер строки;
    • уникальный код документа;
    • проект;
    • тип документа;
    • название договора;
    • организацию и ее ИНН;
    • контрагента.

  6. На странице нажмите «Загрузить».

  7. Выберите ответственного сотрудника.

  8. Добавьте заполненный файл.

  9. Нажмите «Проверить файл».

  10. Если найдены ошибки, исправьте указанные строки и загрузите файл повторно.

  11. После сообщения «Файл успешно прошел проверку» нажмите «Загрузить».

Созданные документы будут видны в разделе «Контакты» — в карточке соответствующего контрагента, на вкладке «Документы».

#Импорт предмета договора

Сначала должны быть загружены сами документы.

  1. Нажмите «Скачать шаблон для заполнения» в блоке «Предмет договора».

  2. Для каждой позиции укажите:

    • номер строки;
    • уникальный код договора;
    • наименование;
    • количество;
    • цену за единицу.

  3. Нажмите «Загрузить» и выберите файл.

  4. Нажмите «Проверить файл».

  5. Исправьте ошибки, если они найдены.

  6. После успешной проверки нажмите «Загрузить».

Позиции появятся внутри соответствующего документа, в его составе.

#4. Сопоставление полей

Этот пункт содержит служебные правила, по которым столбцы загружаемого файла связываются с полями MACRO:

Не изменяйте эти настройки самостоятельно. Неверное изменение может привести к тому, что значения попадут не в те поля или не будут загружены. Для настройки нового формата файла обратитесь к администратору или специалисту сопровождения.

#Что проверить после импорта

После любой загрузки рекомендуется:

  1. Убедиться, что появилось сообщение об успешном завершении.
  2. Просмотреть журнал и скачать отчет.
  3. Сравнить количество строк в файле с количеством созданных или обновленных записей.
  4. Открыть несколько записей в соответствующем разделе.
  5. Проверить основные данные и ответственного сотрудника.
  6. При повторной загрузке заранее убедиться, что записи не будут созданы повторно.

Если часть данных не загрузилась, сохраните исходный файл и скачанный отчет — они понадобятся специалисту сопровождения для проверки.