#Компании, центры финансовой ответственности и счета

Компании, ЦФО и счета — основание всего учёта в FlowFix. Под компанией заводятся проекты, договоры и платежи, счета показывают остатки денег, ЦФО описывает организационную структуру. Статья объясняет, как завести и вести эти три справочника, как система считает баланс счёта и почему часть счетов кредитного договора нельзя удалить. Она нужна администратору, который разворачивает систему, и финансисту, который каждый день сверяет остатки.

#Что такое компания в FlowFix

#Компания — это ваше юридическое лицо

Компания — собственная организация холдинга, от имени которой ведётся учёт. Если в группе пять юридических лиц, в системе будет пять компаний, и у каждой свой контур: свои проекты, договоры, счета и платежи.

Компания хранит реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН, адреса, данные руководителя) и служит корневым объектом системы. Почти каждый документ FlowFix прямо или косвенно указывает, к какой компании он относится.

#Чем компания отличается от контрагента

Это разные справочники, и путать их нельзя.

Банк, который выдаёт вам кредит, — контрагент. Юридическое лицо, которое берёт этот кредит, — компания. В договоре обе стороны заполняются: одна из справочника компаний, другая из справочника контрагентов.

Важно. Счёт всегда принадлежит компании, а не контрагенту. Расчётные счета подрядчика в системе не ведутся: в платеже подрядчик указывается стороной, а деньги списываются с вашего счёта.

#Что держится на компании

Из-за этого компанию заводят первой — раньше проектов, договоров и платежей.

#Раздел «Компании»

#Как открыть

Боковое меню → «Компании» (иконка здания, первый пункт меню).

Если у вашей роли нет права «Просмотр» на раздел «Компании», пункт меню не отображается вовсе.

#Панель инструментов

В шапке панели «Компании» слева направо расположены:

Если в пространстве ещё нет ни одной компании, панель инструментов скрывается целиком, а вместо таблицы показывается заглушка «Нет доступных компаний» / «Создайте Вашу первую компанию» с кнопкой «Создать компанию».

#Колонки таблицы

Наименование — ссылка на карточку компании. Пустое значение выводится серым прочерком. Длинный комментарий обрезается, полный текст показывается во всплывающей подсказке. В колонке «Действия» находятся кнопки «Редактировать» (карандаш) и «Удалить» (корзина).

#Поиск и фильтры

Строка «Найти компанию...» ищет одновременно по наименованию, полному наименованию, описанию, комментарию, ИНН, КПП, ОГРН, юридическому адресу, почтовому адресу, Ф.И.О. и должности руководителя. Найденные фрагменты подсвечиваются прямо в ячейках.

Кнопка «Фильтры» открывает панель с отдельными полями: «Наименование», «Полное наименование», «Описание», «ИНН», «КПП», «ОГРН», «Юридический адрес», «Почтовый адрес», «Ф.И.О. руководителя», «Должность руководителя». Все они работают как поиск по части значения. Внизу панели — кнопки «Сбросить все фильтры», «Фильтровать» и «Отмена».

Поиск и фильтры записываются в адрес страницы. Отфильтрованный список можно скопировать ссылкой и отправить коллеге — он увидит ту же выборку.

Совет. Если список выглядит неожиданно коротким, нажмите «Сбросить фильтры». Часто список открыт по старой ссылке с уже наложенным условием.

#Создание и редактирование компании

#Поля формы

Форма «Создать компанию» / «Редактировать компанию» открывается модальным окном. Обязательные поля помечены красной звёздочкой.

Поля ИНН, КПП и ОГРН заполняются по маске: система пропускает только цифры и следит за длиной. Правильность контрольных сумм она не проверяет — за корректность номера отвечает тот, кто его вводит.

#Как создать компанию

1. Откройте боковое меню → «Компании».
2. Нажмите «Создать компанию» в правом верхнем углу панели. Если компаний ещё нет, воспользуйтесь кнопкой на заглушке.
3. Заполните «Наименование» — это единственное обязательное поле.
4. Заполните реквизиты: полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адреса, данные руководителя.
5. При необходимости заполните блок «Пользовательские поля».
6. Нажмите «Создать».

После сохранения всплывает уведомление «Компания успешно создана», окно закрывается, таблица перечитывается.

#Карточка компании

#Как открыть и что в ней есть

Боковое меню → «Компании» → клик по наименованию компании в первой колонке.

Заголовок панели — название компании, под ним переключатель вкладок:

Открытая вкладка запоминается в адресе страницы, поэтому ссылку на конкретную вкладку можно переслать коллеге.

Вкладка, на которую у роли нет права «Просмотр», показывается серой и не открывается; при наведении выводится «Недостаточно прав». Если открыть адрес недоступной вкладки напрямую, система переключит вас на первую доступную.

#Вкладка «Компания»

Панель «Информация о компании» показывает построчно: «Наименование», «Полное наименование», «Описание», «Комментарий», «ИНН», «КПП», «ОГРН», «Юридический адрес», «Почтовый адрес», «Ф.И.О. руководителя», «Должность руководителя», а ниже — все пользовательские поля компании. Незаполненное значение выводится прочерком.

В шапке панели находится кнопка «Редактировать».

#Копирование ИНН, КПП и ОГРН

Значения ИНН, КПП и ОГРН кликабельны. Клик по значению копирует его в буфер обмена, всплывает уведомление «Скопировано» с пояснением, какое поле скопировано. Это избавляет от ручного перенабора реквизитов в платёжные поручения и письма.

#Центры финансовой ответственности (ЦФО)

#Что это и что даёт сейчас

ЦФО — подразделение или направление внутри компании, у которого есть ответственный сотрудник: например, «Служба заказчика», «Отдел продаж», «Управление эксплуатации».

Сейчас ЦФО — справочник организационной структуры. Ни платёж, ни статья бюджета, ни договор на ЦФО не ссылаются, поэтому распределить бюджет по центрам ответственности в системе пока нельзя. Справочник нужен, чтобы зафиксировать структуру компании и назначить ответственных, а также потому, что права на него настраиваются отдельной строкой в матрице прав роли.

#Где находится

Боковое меню → «Компании» → карточка компании → вкладка «ЦФО».

Отдельного пункта в боковом меню у ЦФО нет, общего списка по всем компаниям тоже: таблица всегда показывает центры одной открытой компании.

Панель инструментов вкладки: подпись «Центры финансовой ответственности» слева, справа — поиск «Найти ЦФО...», кнопки «Сбросить фильтры», «Фильтры», «Настройки таблицы», «Управлять пользовательскими полями» и «Создать ЦФО».

Если центров ещё нет, показывается заглушка «В этой компании ещё нет ни одного Центра финансовой ответственности» с кнопкой «Создать ЦФО».

#Поля формы ЦФО

#Как создать ЦФО

1. Откройте боковое меню → «Компании» → карточку компании → вкладку «ЦФО».
2. Нажмите «Создать ЦФО».
3. Заполните «Наименование».
4. Выберите «Ответственного» — сотрудника из числа участников пространства.
5. При необходимости заполните «Описание» и «Комментарий».
6. Оставьте флажок «Активен» включённым для действующего подразделения.
7. Нажмите «Создать».

Если наименование не заполнено, под полем появится «Наименование обязательно».

#Признак «Активен»

Колонка «Активен» показывает бейдж: зелёный «Активен» или серый «Неактивен».

Неактивный ЦФО остаётся в таблице и никуда не исчезает — признак нужен, чтобы отделить действующие подразделения от расформированных.

Совет. Если подразделение расформировано, снимите флажок «Активен», а не удаляйте запись. Так вы сохраните историю структуры компании.

#Таблица ЦФО

Строка поиска «Найти ЦФО...» смотрит только на показанные колонки: наименование, имя ответственного, описание и признак активности (по словам «Активен» и «Неактивен»). Колонка «Комментарий» скрыта по умолчанию, поэтому по комментарию поиск ничего не находит, пока колонку не включить в «Настройках таблицы».

Панель «Фильтры» содержит поля «Наименование», «Ответственный», «Описание» и переключатель «Активен». Кнопки панели — «Сбросить все фильтры», «Фильтровать», «Отмена». Фильтры сохраняются в адресе страницы.

Страницы по 20 строк, в переключателе 20, 50 и 100. Итогов в подвале таблицы нет — суммировать здесь нечего.

#Редактирование и удаление ЦФО

• Изменить: карточка компании → вкладка «ЦФО» → карандаш в строке → «Редактировать ЦФО» → «Сохранить».
• Удалить: карточка компании → вкладка «ЦФО» → корзина в строке → диалог «Удалить?» → «Удалить».

Удаление ЦФО ничего за собой не тянет: с документами учёта он не связан. Но восстановить запись после удаления нельзя, поэтому для временно неиспользуемых подразделений лучше снять флажок «Активен».

#Банковские счета

#Где ведутся счета

Счета доступны в двух местах, форма создания у них одна и та же:

Панель инструментов обеих таблиц: поиск «Найти счёт...», «Сбросить фильтры», «Фильтры», «Настройки таблицы», «Управлять пользовательскими полями» и «Создать счёт».

Заглушки: «У данной компании ещё нет ни одного счёта» на вкладке компании и «В пространстве ещё нет ни одного счёта» в общем списке — обе с кнопкой «Создать счёт».

#Тип счёта

Два последних типа в выпадающем списке не показываются. Исключение одно: если открыть на редактирование счёт, который уже имеет такой тип, его тип виден в поле — иначе поле выглядело бы пустым.

#Статус счёта

Статус — информационная пометка для сотрудников. Он не запрещает проводить платежи и не участвует в расчёте баланса: платёж по закрытому счёту система примет и баланс пересчитает.

Совет. Закрытый счёт не удаляйте: удаление унесёт всю его историю платежей. Поставьте статус «Закрыт» и укажите «Дату закрытия».

#Начальный баланс

«Начальный баланс» — это остаток, который уже лежал на счёте в момент начала учёта в FlowFix. Он не является пополнением и не создаёт платежа.

Пример. Компания начинает вести учёт с 1 октября. На расчётном счёте в этот день лежит 12 400 000 ₽. В поле «Начальный баланс» вводится 12 400 000, а сентябрьские поступления в систему не заносятся.

Важно. Текущий баланс считается от начального. Если изменить начальный баланс задним числом, текущий баланс сдвинется на ту же величину, и расхождение с выпиской проявится сразу во всех отчётах.

#Банк и его реквизиты

Поле «Банк (Контрагент)» связывает счёт с карточкой контрагента. Банк ведётся как обычный контрагент — одна карточка на всё пространство, независимо от того, сколько счетов в нём открыто.

Если нужного банка ещё нет в справочнике, нажмите «Добавить нового контрагента» прямо в выпадающем списке: карточка создастся и подставится в поле, не закрывая форму счёта.

Название банка сохраняется в счёте отдельным значением, скопированным из карточки контрагента. Если очистить поле «Банк (Контрагент)», название банка в счёте тоже очистится.

#Как создать счёт

1. Откройте боковое меню → «Компании» → карточку компании → вкладку «Счета». Другой путь: боковое меню → «Счета», но тогда компанию придётся выбирать вручную.
2. Нажмите «Создать счёт».
3. Заполните «Наименование».
4. Выберите «Валюту», «Тип счёта» и «Статус счёта» — эти поля обязательны.
5. Выберите «Банк (Контрагент)» и заполните «Номер счёта», «БИК банка», «Корр.счёт банка».
6. Введите «Начальный баланс» — остаток на момент начала учёта. Оставьте 0, если счёт открывается с нуля.
7. Укажите «Дату открытия», при необходимости — «Дату закрытия».
8. Нажмите «Создать».

Появится уведомление «Счёт успешно создан». Баланс нового счёта равен начальному балансу: платежей по нему пока нет.

Поле «Баланс» заполнить нельзя — оно только для чтения.

#Как отредактировать счёт

1. Откройте таблицу счетов: карточка компании → вкладка «Счета» либо боковое меню → «Счета».
2. Нажмите карандаш в строке счёта.
3. Измените нужные поля и нажмите «Сохранить».

Появится уведомление «Счёт успешно обновлён».

Что происходит после сохранения:

• если изменён «Начальный баланс», текущий баланс пересчитывается сразу;
• если счёт относится к эскроу кредитного договора, вместе с ним пересчитывается мастер-счёт эскроу этого договора;
• обновлённые суммы появляются у всех, кто держит страницу открытой, без перезагрузки.

Компанию у счёта сменить нельзя: на вкладке «Счета» карточки компании поле «Компания» заблокировано, в общем списке «Счета» изменение не сохраняется.

#Как удалить счёт

1. Откройте таблицу счетов.
2. Нажмите корзину в строке счёта.
3. В диалоге «Удалить?» подтвердите действие кнопкой «Удалить».

Появится уведомление «Счёт успешно удалён».

Осторожно. Вместе со счётом удаляются все платежи, где он указан счётом списания или счётом зачисления, и все распределения этих платежей по предметам договоров. Из бюджетов проектов исчезнет соответствующий факт БДДС, а балансы счетов, участвовавших в этих платежах со второй стороны, пересчитаются. Восстановить данные невозможно.

Вместо удаления закрытого счёта поставьте ему статус «Закрыт» и заполните «Дату закрытия» — история останется в системе.

#Как считается баланс счёта

#Правило расчёта

Баланс счёта = Начальный баланс
             + платежи, где счёт указан как «Счёт зачисления»
             − платежи, где счёт указан как «Счёт списания»

Баланс вводить руками нельзя: система считает его сама и хранит готовое значение.

#Учитываются только проведённые платежи

В расчёт попадают платежи с заполненной фактической датой. Такой платёж система показывает со статусом «Проведён». Пока фактической даты нет, платёж считается запланированным и на баланс не влияет — даже если он согласован, включён в реестр и отправлен в банк.

Пример. На расчётном счёте 12 400 000 ₽. Финансист завёл платёж подрядчику на 3 800 000 ₽ с плановой датой 25 октября. Пока фактическая дата не проставлена, баланс остаётся 12 400 000 ₽. В день оплаты в платёж вносят фактическую дату, и баланс становится 8 600 000 ₽.

Важно. Это первое, что нужно проверить, если «деньги не сходятся»: у платежа не заполнена фактическая дата.

#Что на баланс не влияет

Поскольку направление задают счета, внутренние переводы между вашими же компаниями считаются так же, как любые другие платежи: у счёта-источника сумма вычитается, у счёта-получателя прибавляется. По этому же правилу работают выборка кредита, погашение и раскрытие эскроу.

Важно. Конвертации валют при расчёте баланса нет — и не требуется: обе стороны платежа всегда в одной валюте. Валюта платежа берётся у договора, а у прямого платежа — у проекта. Счёт в другой валюте форма платежа в списке не предлагает, а если такой платёж всё же отправить на сохранение, система ответит ошибкой вида «Валюта счёта «Расчётный в Сбербанке» (RUB) не совпадает с валютой платежа (USD)».

#Просмотр движения по счёту

Сумма в колонке «Баланс» — ссылка. При наведении показывается подсказка «Показать платежи по этому счёту».

1. Откройте карточку компании → вкладку «Счета» или боковое меню → «Счета».
2. Нажмите на сумму в колонке «Баланс».
3. Откроется раздел «Платежи» с уже наложенными фильтрами: этот счёт и статус «Проведён».

Список показывает ровно те документы, из которых сложился баланс. Дальше его можно сузить обычными фильтрами платежей — например, по датам или по договору.

Для мастер-счёта эскроу фильтр раскрывается иначе: система подставляет все эскроу-счета его кредитного договора. Собственных проводок у мастер-счёта нет, и по нему самому список оказался бы пустым.

#Раздел «Счета»: общий список пространства

#Чем отличается от вкладки компании

Боковое меню → «Счета» показывает счета всех компаний пространства сразу. Отличия от вкладки «Счета» в карточке компании:

• есть колонка «Компания» со ссылкой на карточку и одноимённый фильтр;
• в подвале таблицы выводятся итоги с разбивкой по валютам.

Эскроу-счета не показываются ни в общем списке «Счета», ни на вкладке «Счета» карточки компании: их ведут только на вкладке «Эскроу-счета» кредитного договора. Мастер-счёт эскроу, наоборот, виден в обоих списках.

#Колонки

Скрытые колонки включаются кнопкой «Настройки таблицы». Валюта выводится символом и названием: «₽ Российский рубль». Суммы форматируются в валюте своего счёта.

#Итоги по валютам

В подвале общего списка «Счета» выводятся две строки итогов:

• «Баланс:» — по одному бейджу на каждую валюту выборки: символ валюты и сумма;
• «Начальный баланс:» — так же, по валютам.

Во всплывающей подсказке к бейджу указано, сколько счетов вошло в эту сумму.

Итоги считаются по всей отфильтрованной выборке, а не по открытой странице. Если отобрать фильтром одну компанию, в подвале будет её сводный остаток по каждой валюте.

Важно. Валюты не складываются между собой: общей суммы «всё в рублях» нет, курсовой пересчёт здесь не применяется. Именно поэтому итог показан разбивкой.

Строка итогов появляется, только когда в таблице видна хотя бы одна денежная колонка — «Баланс» или «Начальный баланс».

#Служебные счета кредитного договора

#Откуда они берутся

При сохранении договора с типом «Кредитный договор» система сама создаёт два счёта — их не нужно заводить вручную:

Оба счёта создаются с нулевым начальным балансом и видны в общем списке «Счета» и на вкладке «Счета» своей компании.

#Кредитный счёт

Кредитный счёт участвует в операциях кредитного договора как вторая сторона:

• выборка кредита — движение с кредитного счёта на расчётный;
• погашение основного долга — движение с расчётного или эскроу-счёта на кредитный.

Поэтому его баланс показывает текущую задолженность по телу кредита, начиная с нуля: каждый транш уводит его в минус, каждое погашение возвращает обратно к нулю.

#Мастер-счёт эскроу

Мастер-счёт эскроу — зеркало, а не кошелёк. Собственных платежей у него нет, а баланс считается по отдельному правилу:

Баланс мастер-счёта эскроу = его начальный баланс
                           + сумма текущих балансов всех эскроу-счетов того же договора

Он нужен, чтобы в разделе «Счета» одной строкой было видно, сколько всего лежит на эскроу по договору.

#Форма эскроу-счёта

Эскроу-счёт создаётся кнопкой «Создать счёт» на вкладке «Эскроу-счета» кредитного договора. Его форма короче обычной: «Наименование» (обязательно), «Банк (Контрагент)», «Номер счёта», «Статус счёта», «Начальный баланс» и «Комментарий».

Компания, валюта и тип не спрашиваются — они берутся у кредитного договора. Банком по умолчанию подставляется банк-кредитор договора.

#Что нельзя делать со служебными счетами

Причина одна: эти счета обслуживают конкретный кредитный договор, и все операции по нему опираются на них. Если удалить кредитный счёт, выборки и погашения останутся без второй стороны, а отчёты по кредитному портфелю перестанут сходиться. Служебные счета уходят вместе со своим договором — когда удаляется он сам.

У служебных счетов скрыты банковские реквизиты — «Номер счёта», «БИК банка» и «Корр.счёт банка»: эти счета отражают расчёты с банком, а не отдельный открытый счёт в нём.

#Если цифры не сходятся