Контрагенты, пользовательские поля и файлы

Статья описывает три механизма, которые обслуживают всю систему: справочник контрагентов, дополнительные поля карточек и вложенные файлы. Контрагенты — это внешние стороны сделок, которых вы выбираете в договорах, платежах и счетах. Пользовательские поля добавляют свои реквизиты к карточкам девяти справочников и документов — их список приведён в разделе «Где настраиваются». Файлы хранят сканы договоров, платёжные поручения и акты рядом с документом.

#Контрагенты

#Что такое контрагент

Контрагент — внешняя организация или физическое лицо, с которыми работает ваше пространство: подрядчик, поставщик, заказчик, банк, госорган. Карточка заводится один раз и дальше выбирается из списка везде, где нужна вторая сторона сделки.

Контрагент принадлежит пространству целиком, а не отдельной компании. Один и тот же «ООО «СтройМонолит»» доступен всем вашим юридическим лицам. В карточке компании справочника контрагентов нет — искать его там бесполезно.

Свои юридические лица контрагентами не являются. Они живут в разделе «Компании». Контрагент — это всегда «другая сторона».

На контрагента ссылаются:

Важно. Наименование из карточки попадает в выгружаемые формы — в частности, в колонку «Наименование подрядчика и ИНН» отчёта по форме банка. Пишите название полностью, в том виде, в каком оно указано в договоре, без сокращений вроде «Строймонолит».

#Где находится раздел

Боковое меню → «Контрагенты».

Пункт меню виден, только если у вашей роли есть право «Просмотр» на раздел «Контрагенты». Если пункта нет — обратитесь к владельцу пространства или администратору.

В правом верхнем углу панели расположены, слева направо:

1. Поле поиска «Найти контрагента...» с крестиком очистки.
2. Кнопка-иконка «перечёркнутая воронка» — «Сбросить фильтры». Появляется, только когда задан хотя бы один фильтр.
3. Кнопка-иконка «воронка» — «Фильтры». Открывает и закрывает панель фильтров над таблицей.
4. Кнопка-иконка «таблица» — «Настройки таблицы». Выбор видимых колонок.
5. Кнопка-иконка «шестерёнка» — «Управлять пользовательскими полями».
6. Кнопка «Создать контрагента».

#Создание контрагента

1. Откройте боковое меню → «Контрагенты».
2. Нажмите «Создать контрагента».
3. Заполните «Наименование». Остальные реквизиты — по мере необходимости.
4. Заполните пользовательские поля под разделителем «Пользовательские поля», если они заведены. В новой карточке у них уже подставлены значения по умолчанию.
5. Нажмите «Создать».

Окно закрывается, появляется уведомление об успешном создании, таблица перезапрашивает текущую страницу. Новая запись появится в списке, если она подходит под заданные фильтры и сортировку.

У коллег, открывших список «Контрагенты», новая карточка появится после обновления страницы или смены фильтра. Мгновенно у всех подхватываются только изменение и удаление карточки.

Если «Наименование» осталось пустым, кнопка «Создать» неактивна. При попытке сохранить форму с незаполненными обязательными пользовательскими полями появляется предупреждение «Ошибка проверки формы» с текстом «Пожалуйста, проверьте форму и заполните все обязательные поля», а под проблемным полем — красная подпись.

#Удаление контрагента

1. Откройте боковое меню → «Контрагенты».
2. В нужной строке нажмите кнопку-корзину «Удалить».
3. В диалоге «Удалить?» прочитайте предупреждение и нажмите «Удалить».

Осторожно. Удаление контрагента — это не уборка в справочнике, а удаление части учёта. Вместе с карточкой удаляются:

• все договоры, где он указан заказчиком или исполнителем, — вместе с их предметами, выполнениями, платежами и файлами;
• все платежи, где он указан плательщиком или получателем, — даже если договор к ним не относится.

Балансы затронутых счетов и суммы факта и ожидаемого в БДДС пересчитываются автоматически. Восстановить удалённое через интерфейс нельзя.

У счетов, где контрагент указан банком, ссылка на него очищается: сам счёт и его баланс остаются на месте.

Перед удалением проверьте, не является ли контрагент стороной действующих договоров. Быстрый способ: боковое меню → «Договоры» → «Фильтры» → отберите по заказчику или исполнителю.

Совет. Если организация перестала быть актуальной, не удаляйте её. Штатного архива у контрагентов нет, но пометка в поле «Комментарий» — например, «не работаем с 2025 года» — позволяет отобрать такие карточки фильтром «Комментарий» в панели фильтров.

#Пользовательские поля

#Что это

Пользовательское поле — дополнительное поле, которое вы сами добавляете к карточкам нужной сущности. Например, «Категория поставщика», «Дата аккредитации», «Проверен службой безопасности», «Ответственный менеджер».

Настроенное поле:

• появляется в форме создания и редактирования объекта — под разделителем «Пользовательские поля», ниже штатных реквизитов;
• показывается в блоке информации карточки объекта;
• может выводиться отдельной колонкой таблицы.

Поля настраиваются отдельно для каждой сущности и действуют только внутри вашего пространства. Поле «Категория поставщика», созданное для контрагентов, у договоров не появится — для договоров его нужно завести заново.

#Где настраиваются

Настройка живёт за кнопкой-шестерёнкой «Управлять пользовательскими полями» в панели инструментов списка.

Нажатие шестерёнки открывает панель, выезжающую справа.

В панели:

• кнопка «Создать пользовательское поле» вверху;
• список карточек уже созданных полей;
• пустое состояние «Нет ни одного пользовательского поля», если полей ещё нет.

#Создание пользовательского поля

1. Откройте список нужной сущности — например, боковое меню → «Контрагенты».
2. Нажмите кнопку-шестерёнку «Управлять пользовательскими полями».
3. В панели нажмите «Создать пользовательское поле».
4. Заполните «Название поля» — это подпись, которую увидят все.
5. Выберите «Тип поля» из списка. По умолчанию подставлен «Текст».
6. При необходимости заполните «Описание» — этот текст показывается подсказкой под полем в форме и подзаголовком на карточке поля в панели настроек.
7. Для типов «Выбор» и «Множественный выбор» задайте «Опции» (см. ниже).
8. При необходимости задайте «Значение по умолчанию».
9. Проверьте три переключателя: «Активно», «Обязательное», «Видимо в таблице по умолчанию».
10. Нажмите «Создать».

Появляется уведомление «Пользовательское поле успешно создано». Новое поле встаёт первым в списке полей этой сущности, остальные сдвигаются вниз. Оно сразу доступно в формах, карточках и — если включён соответствующий переключатель — в таблице.

Проверки при сохранении:

• пустое «Название поля» → «Название поля обязательно»;
• не выбран «Тип поля» → «Тип поля обязателен»;
• у типа «Выбор» или «Множественный выбор» нет ни одной опции → «Нужно добавить как минимум одну опцию»;
• хотя бы одна опция пустая → «Все созданные опции должны быть заполнены».

Важно. Названия полей не обязаны быть уникальными. Система создаст два поля с подписью «Категория», и в форме будут две одинаковые подписи подряд. Проверяйте список существующих полей перед созданием нового.

#Опции для типов «Выбор» и «Множественный выбор»

Опции — это список допустимых вариантов. Для остальных типов блок опций в окне не показывается.

1. Выберите «Тип поля» — «Выбор» или «Множественный выбор».
2. Нажмите «Добавить опцию». Появится строка с подсказкой «Опция 1».
3. Впишите текст варианта.
4. Повторите для каждого варианта. Строки нумеруются автоматически: «Опция 2», «Опция 3» и так далее.
5. Лишнюю строку удалите кнопкой-корзиной справа от неё.

Каждая опция должна быть заполнена: пустые строки сохранить не удастся.

#Значение по умолчанию

Поле «Значение по умолчанию» (для множественного выбора — «Значения по умолчанию») подставляется в форму при создании нового объекта. Элемент ввода соответствует выбранному типу: для «Даты» это календарь, для «Да или нет» — флажок, для «Выбора» — список ранее заданных опций, для «Множественного выбора» — набор флажков по опциям.

Для «Выбора» и «Множественного выбора» блок значения по умолчанию появляется только после того, как заданы опции. Значение по умолчанию должно быть одной из существующих опций.

Важно. Значение по умолчанию попадает только в новые карточки. Если вы добавите поле «Категория подрядчика» со значением «Поставщик материалов» к справочнику, где уже 500 контрагентов, во всех 500 карточках это поле останется пустым. Заполнять их придётся вручную.

#Три переключателя

Признак «Обязательное» действует на все новые и редактируемые карточки сразу. Если вы включите его для поля, которое уже давно существует, ранее сохранённые карточки останутся с пустым значением, но при первом же редактировании такой карточки её не удастся сохранить, пока поле не заполнят.

Переключатель «Активно» — правильный способ временно убрать поле из карточек объектов. Он не трогает данные, в отличие от удаления.

#Порядок полей

Порядок карточек в панели «Настройки пользовательских полей» определяет порядок полей везде: в формах, в карточках объектов и в колонках таблицы.

Чтобы изменить порядок:

1. Откройте панель «Настройки пользовательских полей».
2. Возьмите карточку поля за «ручку» — значок из шести точек в правом верхнем углу карточки.
3. Перетащите её на нужное место и отпустите.

Появляется уведомление «Порядок обновлён» с текстом «Порядок отображения пользовательского поля изменён». Если сохранить порядок не удалось, карточка возвращается на прежнее место — уведомление при этом всё равно сообщает об успехе, поэтому сверьтесь с положением карточки в списке.

Перетаскивание — единственный способ изменить порядок. Поля, созданного последним, искать внизу списка не нужно: новое поле всегда встаёт первым.

#Редактирование пользовательского поля

1. Откройте панель «Настройки пользовательских полей».
2. На карточке нужного поля нажмите «Редактировать».
3. Измените настройки в окне «Редактировать пользовательское поле».
4. Нажмите «Сохранить».

Появляется уведомление «Пользовательское поле успешно обновлено». Изменение названия, описания и переключателей применяется ко всем карточкам сущности немедленно.

Сменить тип поля, по которому уже введено хотя бы одно значение, нельзя.

Чтобы всё же сменить тип, есть два пути:

• очистить значение этого поля во всех карточках сущности, после чего сменить тип;
• удалить поле и создать заново с нужным типом — с потерей введённых данных.

#Удаление пользовательского поля

1. Откройте панель «Настройки пользовательских полей».
2. На карточке поля нажмите «Удалить».
3. В диалоге «Удалить?» подтвердите действие кнопкой «Удалить».

Появляется уведомление «Пользовательское поле успешно удалено».

Осторожно. Вместе с полем удаляются все введённые по нему значения во всех карточках этой сущности. Если по полю «Категория подрядчика» заполнены 240 контрагентов, после удаления поля эти 240 значений исчезнут безвозвратно. Восстановить их через интерфейс нельзя. Чтобы убрать поле из карточек объектов без потери данных, выключите переключатель «Активно».

#Заполнение пользовательских полей в карточке объекта

Отдельно включать поля не нужно — они появляются в форме сами.

1. Откройте форму создания или редактирования объекта (например, «Контрагенты» → «Создать контрагента»).
2. Прокрутите форму до разделителя «Пользовательские поля».
3. Заполните поля. Обязательные помечены красной звёздочкой, под каждым полем показывается его описание, если оно задано.
4. Сохраните карточку.

Разделитель «Пользовательские поля» и сами поля показываются, если для этой сущности заведено хотя бы одно поле.

Для «Множественного выбора» пустым считается пустой набор, для «Выбора» — не выбранное значение.

В числовое поле можно вписать «1234.56», «1234,56» и «1 234,56» — все три записи система понимает одинаково.

Если стереть текст, снять все галочки или очистить список, значение удаляется, а не сохраняется пустым. В карточке объекта такое поле показывается серым минусом.

#Колонки из пользовательских полей

Любое пользовательское поле доступно как колонка таблицы.

1. Откройте список сущности.
2. Нажмите кнопку-иконку «Настройки таблицы».
3. В группе «Пользовательские поля» отметьте нужные чекбоксы.

Колонка встаёт после штатных колонок, в том порядке, в каком поля идут в панели настроек. Значения типов «Выбор» и «Множественный выбор» показываются цветными бейджами по центру ячейки, пустые значения — серым минусом.

В списке контрагентов колонки пользовательских полей не сортируются: щелчок по их заголовку ничего не меняет.

#Файлы

#К чему прикрепляются файлы

Файл прикрепляется к одному из трёх документов:

• договору — скан подписанного договора, дополнительные соглашения, выгруженный отчёт по форме банка;
• платежу — платёжное поручение, выписка;
• выполнению — акт КС-2, справка КС-3, УПД, счёт-фактура.

Приложить файл к контрагенту, компании, проекту, счёту, объекту или статье бюджета нельзя.

#Просмотр файла

Нажмите кнопку-глаз «Просмотр» или дважды щёлкните по имени файла.

Откроется окно, озаглавленное именем файла. Изображения показываются целиком. Для остальных типов выводится крупная иконка, имя и размер — содержимое PDF или таблицы в окне не отображается, для чтения файл нужно скачать.

Внизу окна — кнопки «Скачать» и «Закрыть».

#Скачивание файла

Нажмите кнопку со стрелкой вниз «Скачать» в строке файла или кнопку «Скачать» в окне просмотра.

Файл сохраняется под своим исходным именем. Если файлу задан заголовок, скачивание идёт под заголовком, а расширение подставляется автоматически.

Ссылки на просмотр и скачивание действуют один час. Скопированную из адресной строки ссылку нельзя сохранить в закладки или переслать коллеге «навсегда»: после истечения часа её нужно получить заново, открыв карточку документа.

#Удаление файла

1. В строке файла нажмите кнопку «…».
2. Выберите «Удалить».

Осторожно. Подтверждения нет: файл удаляется сразу после нажатия. Появляется только уведомление «Файл успешно удалён». Отменить действие нельзя — файл придётся загружать заново.

При удалении договора, платежа или выполнения все его файлы удаляются вместе с ним.

#Частые вопросы

Завели контрагента, а в списке его нет. Проверьте активные фильтры и строку поиска: новая запись показывается, только если подходит под текущую выборку. Нажмите кнопку-иконку «Сбросить фильтры».

Контрагент нужен под двумя юрлицами. Заводить две карточки не нужно: справочник общий для всего пространства.

Нужно убрать организацию из выпадающих списков. Штатного способа нет. Удаление унесёт её договоры и платежи, поэтому ограничьтесь пометкой в «Комментарии».

Пользовательское поле пропало из карточки объекта, а введённое в форме значение не сохраняется. Скорее всего, у него выключен переключатель «Активно». Откройте панель «Настройки пользовательских полей» и проверьте бейдж на карточке поля.

Колонки таблицы сбросились. Набор колонок хранится в браузере. Смена браузера, компьютера или очистка данных браузера возвращают набор по умолчанию.

Файл не открывается в окне просмотра. Целиком показываются только изображения. PDF, таблицы и документы нужно скачать.