Выполнения: акты и закрывающие документы

Выполнение — закрывающий документ: акт выполненных работ, КС-2 (акт о приёмке выполненных работ), КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат), УПД (универсальный передаточный документ), акт оказания услуг. Выполнения наполняют бюджет доходов и расходов (БДР) проекта: других источников факта и ожидаемого у БДР нет. Статья описывает, как заводить акты подрядчиков, как дозаполнять закрывающие документы платежей без договора и как начислять проценты и комиссии по кредитному договору.

#Что такое выполнение

#Зачем нужен отдельный документ

В системе деньги и начисления разведены по двум документам:

• платёж отвечает за деньги — он формирует факт БДДС (бюджета движения денежных средств) и меняет остаток на счёте;
• выполнение отвечает за начисление — оно формирует факт БДР (бюджета доходов и расходов).

Разрыв между двумя бюджетами и есть смысл их раздельного существования. Аванс подрядчику уже уплачен, работы под него ещё не приняты — деньги в БДДС ушли, в БДР расхода нет. Работы приняты, а оплата отложена на следующий месяц — расход в БДР есть, в БДДС его пока нет.

Важно. Пока по договору нет ни одного выполнения, бюджет доходов и расходов проекта останется пустым, сколько бы платежей ни было проведено.

#Три вида одного документа

Одним и тем же документом «Выполнение» в системе описываются три разные вещи. Формы у них выглядят по-разному, поэтому различать их нужно с самого начала.

Акты и начисления заводит пользователь. Закрывающий документ платежа система создаёт сама — см. раздел «Закрывающий документ платежа без договора».

#Что такое распределение выполнения

Распределение — строка акта: «по такому-то предмету договора принято столько-то единиц по такой-то цене и отнесено на такую-то статью БДР».

Строка распределения — единственный способ сказать системе, в какой проект и в какую статью БДР попадёт часть суммы акта. Проект у акта берётся не из шапки, а из предмета каждой строки. Поэтому один акт может закрывать предметы, относящиеся к разным проектам и даже к проектам с разными валютами.

#Чего в выполнении нет

#Где находятся выполнения

#Раздел «Выполнения»

Боковое меню → «Выполнения». Здесь собраны выполнения всех компаний, проектов и договоров пространства.

Панель инструментов справа сверху, слева направо:

Пункт меню «Выполнения» виден только участникам, у роли которых есть право просмотра выполнений.

#Вкладка «Выполнения» в карточке договора

Боковое меню → «Договоры» → карточка договора → вкладка «Выполнения» → таблица «Выполнения по договору».

Отличия от общего списка:

• выборка всегда сужена до текущего договора, кнопка «Сбросить фильтры» это сужение не снимает;
• в колонках и фильтрах нет «Компании», «Проекта», «Договора» — они известны заранее;
• при создании выполнения не нужно выбирать компанию, проект и договор;
• в заголовки денежных колонок подставлен символ валюты договора, например «Сумма, ₽»;
• когда предметы акта относятся к проектам с другой валютой, появляются колонки «Сумма в валюте проекта» и «Курс валюты».

У кредитного договора этой вкладки нет — вместо неё вкладка «Выполнения по КД».

Пустые состояния вкладки:

• выполнений по договору ещё нет — баннер «Выполнения отсутствуют» / «Создайте Ваше первое выполнение» с кнопкой «Создать выполнение»;
• фильтр ничего не нашёл — баннер «Выполнений, соответствующих вашему поиску, не найдено» с кнопкой «Сбросить фильтры».

#Вкладка «Выполнения по КД»

Боковое меню → «Договоры» → карточка кредитного договора → группа меню «Исполнение КД» → «Выполнения по КД». Здесь живут начисления процентов и комиссий банка.

#Карточка выполнения

Клик по значению в колонке «ID» открывает карточку документа. Слева — блок «Информация о выполнении» с кнопкой «Редактировать», справа — блок «Файлы».

Блок «Информация о выполнении» показывает:

Важно. Прочерк в строке «Проект» у акта подрядчика — не ошибка данных. На уровне документа проект не задаётся: он определяется предметом каждой строки.

#Где выполнения встречаются ещё

• Карточка платежа → блок «Информация о платеже» → строка «Закрывающий документ платежа» со ссылкой вида «Выполнение #123». Появляется только у проведённого платежа без договора.
• Карточка проекта → вкладка «БДР» → клик по ячейке «Ожидаемое» или «Факт» → поповер «Ожидаемые выполнения» / «Фактические выполнения».
• Отчёт по форме банка → лист «06_Реестр выполненных работ»: одна строка листа — одно распределение выполнения.

#Как создать акт выполненных работ

#Из карточки договора

1. Откройте «Договоры» → карточку договора → вкладку «Выполнения».
2. Нажмите «Создать выполнение». Откроется окно «Создать выполнение».
3. В блоке «Распределение выполнения по предметам договора» нажмите «Добавить предмет» — появится первая строка.
4. Выберите «Предмет». Список содержит только предметы этого договора и отсортирован по номеру статьи БДР. После выбора система подставит в строку «Статья БДР», «Ед. изм.» и «Цена за ед.» из предмета.
5. Укажите «Количество». Поле «Сумма» пересчитается само и останется недоступным для правки.
6. Заполните «Удержано аванса», если подрядчик зачёл в этом акте часть ранее полученного аванса.
7. Повторите шаги 3–6 для остальных предметов. Лишнюю строку убирает красная кнопка с корзиной справа от строки.
8. Заполните блок «Курсы валют», если он появился (см. ниже).
9. Заполните реквизиты документа: «№ акта», «Плановая дата», «Фактическая дата», «Статус», «Комментарий» и пользовательские поля под разделителем «Пользовательские поля».
10. Нажмите «Создать». Появится сообщение «Выполнение успешно создано», окно закроется, таблица обновится.

#Из общего списка «Выполнения»

Порядок тот же, но в начале окна добавляется блок выбора контекста из трёх обязательных полей:

1. «Компания» — наше юрлицо, владелец документа. Смена компании сбрасывает выбранные проект и договор. Если у компании ровно один проект, он подставится сам.
2. «Проект» — становится доступен после выбора компании. В списке — проекты этой компании; если их нет, показываются все проекты пространства, потому что проект может принадлежать одному юрлицу группы, а договор — другому.
3. «Договор» — договоры выбранной компании.

Дальше — те же шаги: строки распределения, курсы валют, реквизиты, «Создать».

#Поля строки распределения

Проект, договор и бюджет строки система берёт из предмета и в форме не показывает.

Полный список значений поля «Ед. изм.»: Штука, Килограмм, Грамм, Тонна, Литр, Миллилитр, Кубический метр, Квадратный метр, Метры, Часы, День, Месяц, Квартал, Год, Упаковка, Коробка, Пара, Комплект.

Важно. Количество, цена и удержание всегда хранятся положительными. Если ввести отрицательное значение, система возьмёт его по модулю. Знак суммы — доход это или расход — система определяет сама (см. раздел «Знак суммы»).

Пример. Акт по договору на монолитные работы: строка «Устройство монолитных перекрытий», количество 1 240 куб. м, цена 9 800 ₽ за куб. м, сумма 12 152 000 ₽. Вторая строка того же акта — «Арматурные работы», 86,5 т по 82 000 ₽, сумма 7 093 000 ₽. Итоговая сумма акта — 19 245 000 ₽.

#«Удержано аванса»

Поле фиксирует, какая часть суммы строки зачтена в счёт ранее выданного аванса. В акте подрядчика это обычно строка «зачтено аванса».

Что нужно знать об этом поле:

• удержание не вычитается из суммы акта и не меняет ни одну цифру в бюджетах — в БДР попадает полная сумма строки;
• система не сверяет его с фактически выданными авансовыми платежами: это справочная величина, которую вводят руками из акта подрядчика;
• значение попадает в отчётность перед банком — в колонку «Удержано аванса» листа «06_Реестр выполненных работ»;
• в таблице выполнений есть отдельная колонка «Удержано аванса» и итог по ней в строке «Всего:».

Пример. По договору выдан аванс 5 000 000 ₽. В акте на 19 245 000 ₽ подрядчик зачёл 3 000 000 ₽ аванса. В строках акта заполняется «Удержано аванса» на общую сумму 3 000 000 ₽; в БДР расход встаёт на полные 19 245 000 ₽, а к оплате по этому акту остаётся 16 245 000 ₽ — эту разницу считает бухгалтер, система её не выводит.

#Реквизиты документа

Кнопка сохранения остаётся неактивной, пока не заполнена плановая дата, не выбран контекст (компания и договор) или в документе нет ни одной строки распределения.

#Статусы выполнения

Статус показывает, на какой стадии согласования находится документ. Доступны семь значений, в выпадающих списках они идут в таком порядке:

1. «Черновик» — статус по умолчанию у нового выполнения.
2. «На проверке»
3. «Согласовано»
4. «На подписании»
5. «Проведено»
6. «Подписано»
7. «Отменено»

Статус выбирается вручную в поле «Статус» формы выполнения и меняется там же. Порядок прохождения статусов определяет внутренний регламент компании.

Важно. Статус и фактическая дата — разные вещи. В бюджет выполнение попадает по фактической дате, а не по статусу. Об этом — в следующем разделе.

#Две даты выполнения

Отдельной кнопки «Провести» у выполнения нет. За попадание в бюджет отвечают две даты, и каждая — за свою колонку.

Пока фактическая дата пустая, сумма стоит только в «Ожидаемом». Как только вы её заполнили и сохранили документ, сумма переходит в «Факт» — на это уходит меньше секунды, обновлять страницу не нужно.

Совет. Если акт заводится задним числом, поправьте и плановую дату: по умолчанию в ней стоит сегодняшний день, и «Ожидаемое» встанет в текущий месяц вместо месяца акта.

Массовой простановки дат у выполнений нет: каждый документ открывается и редактируется отдельно.

Бейдж «Закрыто» в окне состава ячейки БДР означает, что у документа заполнена фактическая дата.

#Знак суммы: доход или расход

Знак не вводится вручную. Система выводит его из положения компании-владельца документа в договоре:

• компания — исполнитель договора → это доход, сумма идёт в БДР со знаком плюс;
• компания — заказчик договора → это расход, сумма идёт со знаком минус;
• компания не является стороной договора → выполнение в бюджет не попадает вовсе.

У закрывающего документа платежа сторон сделки нет, поэтому знак берётся у самого платежа: компания-получатель — доход, компания-плательщик — расход. Если у платежа заполнены и счёт списания, и счёт зачисления (перевод между своими счетами), сумма в бюджет не попадает.

Осторожно. Если в договоре обе стороны заполнены контрагентами и ни одна из них не является компанией-владельцем документа, выполнение останется в списках, но не даст ни дохода, ни расхода. Это частая причина ситуации «акт есть, а в бюджете ноль».

#Что попадает в БДР, а что нет

#Факт БДР

Строка акта попадает в факт БДР, когда одновременно выполнены два условия:

• у выполнения заполнена «Фактическая дата»;
• у строки указана «Статья БДР».

Месяц берётся из фактической даты, проект — из предмета строки, сумма считается как «Количество» × «Цена за ед.» × курс × знак. Статус документа на факт БДР не влияет.

Закрывающий документ платежа попадает в факт БДР, когда у него заполнены «Фактическая дата», «Статья БДР» и проект.

#Ожидаемое БДР

Ожидаемое считается только по строкам актов и только по «Плановой дате» выполнения. Статус и фактическая дата значения не имеют.

У закрывающего документа платежа ожидаемого не бывает — он попадает только в факт. У начислений по кредитному договору ожидаемого тоже нет.

Если плановая и фактическая даты совпадают, ожидаемое и факт по этой статье будут равны — это нормальная ситуация, а не задвоение.

#Строка без статьи БДР

#Начисления по кредитному договору

Начисления процентов и комиссий в бюджеты не попадают — ни в БДР, ни в БДДС. Они формируют только задолженность перед банком внутри кредитного договора. При этом уплата процентов — это уже платёж, и он в БДДС попадает.

#Изменение и удаление выполнения

#Изменить выполнение

1. Нажмите кнопку с карандашом в колонке «Действия» таблицы либо кнопку «Редактировать» на карточке выполнения.
2. Откроется окно «Редактировать выполнение» с заполненными данными: строками распределения, восстановленными курсами валютных пар и пользовательскими полями.
3. Добавьте, измените или удалите строки, поправьте реквизиты.
4. Нажмите «Сохранить». Появится сообщение «Выполнение успешно обновлено».

Что происходит после сохранения:

• система пересчитывает ячейки БДР — и факт, и ожидаемое;
• при смене даты пересчитываются и новый, и прежний месяц: сумма уходит из старой ячейки;
• при смене статьи БДР или предмета в строке пересчитываются и прежняя, и новая ячейки;
• изменения сразу видны коллегам с открытым списком выполнений.

Сумма выполнения нигде не хранится отдельным числом: она всегда складывается из строк. Изменить её, не меняя строки, нельзя.

#Удалить выполнение

1. Нажмите кнопку с корзиной в колонке «Действия».
2. Подтвердите удаление.
3. Появится сообщение «Выполнение успешно удалено».

Осторожно. Удаление выполнения уносит все его строки распределения и мгновенно вычищает суммы из бюджета доходов и расходов — и из факта, и из ожидаемого. Восстановить документ через интерфейс нельзя: его придётся заводить заново.

#Закрывающий документ платежа без договора

#Как он появляется

У расхода без договора — налога, взноса, пошлины, аренды земельного участка — акта выполненных работ не бывает. Чтобы такой расход попал в БДР, система создаёт закрывающий документ сама.

1. Заведите платёж без договора: «Платежи» → «Создать платеж», поле «Договор» оставьте пустым, заполните «Компания», «Проект», «Статья БДДС», стороны, счёт и сумму.
2. Поставьте платежу фактическую дату.
3. Система создаст закрывающий документ, покажет сообщение «Создан закрывающий документ» / «Уточните реквизиты документа и приложите подтверждающий файл» и откроет карточку этого выполнения.

Чем система заполняет новый документ:

#Как его дозаполнить

1. На карточке документа нажмите «Редактировать».
2. В окне откроется блок «Закрывающий документ платежа» с подсказкой «Что это за документ?». Блоков выбора компании, проекта, договора и распределения по предметам здесь нет.
3. Проверьте «Статья БДР». Поле редактируемое, список — статьи БДР проекта платежа. Пока статья не выбрана, показывается предупреждение «Пока статья БДР не указана, расход не попадёт в бюджет доходов и расходов».
4. Уточните «Плановая дата» и «Фактическая дата» — это даты начисления расхода, а не даты оплаты.
5. Заполните «№ акта» номером справки, квитанции или платёжного поручения.
6. При необходимости поправьте «Статус» и «Комментарий».
7. Нажмите «Сохранить».
8. Вернитесь на карточку и приложите подтверждающий файл в блоке «Файлы».

Поля «Платёж» и «Сумма» доступны только для просмотра. Сумма закрытия всегда равна сумме платежа — закрывается ровно то, что уплачено. Чтобы изменить сумму, нужно править сам платёж.

Пример. Налог на имущество за I квартал начислен 31 марта, уплачен 28 апреля на сумму 1 860 000 ₽. Платёж проводится 28 апреля — касса в БДДС встаёт в апрель. В закрывающем документе даты меняются на 31 марта — расход в БДР встаёт в март. Два бюджета показывают одну и ту же операцию в тех периодах, где она должна быть по методологии.

#Как документ связан с платежом

Осторожно. Если удалить закрывающий документ вручную, система больше не создаст его заново ни при какой правке платежа. Так сделано, чтобы не потерять вручную введённые номер, дату, комментарий и приложенный файл. Расход при этом перестанет попадать в БДР.

Отвязать закрывающий документ от платежа нельзя. Строки распределения у него не заводятся: статья БДР указывается на самом документе.

#Начисления процентов и комиссии по кредитному договору

Проценты и комиссии, которые начисляет банк, — это тоже выполнения. Денег они не двигают и счёта у них нет: они фиксируют долг перед банком, который потом гасится платежами.

#Где это находится

Боковое меню → «Договоры» → карточка кредитного договора → группа меню «Исполнение КД» → «Выполнения по КД».

На вкладке:

• переключатель типа операции: «Все», «Проценты», «Комиссия»;
• поле поиска «Найти операцию…»;
• кнопки «Сбросить фильтры», «Фильтры», «Настройки таблицы», «Создать операцию»;
• показатели «Начислено процентов» и «Начислено комиссий»;
• таблица начислений;
• пустое состояние «В этом кредитном договоре ещё нет выполнений» / «Здесь создаются начисленные проценты и комиссии по кредитному договору».

#Создать начисление

1. Выберите на переключателе нужный тип операции — он подставится в форму. При выборе «Все» подставятся «Проценты».
2. Нажмите «Создать операцию». Откроется окно «Добавить выполнение».
3. Заполните поля:

4. Нажмите «Создать». Появится сообщение «Выполнение успешно создано».

Поля «Статус» в этой форме нет. Статус считается автоматически: есть фактическая дата — «Проведено», нет — «Черновик».

Пример. Банк начислил проценты за май по ставке 14,5 % годовых на сумму 4 320 000 ₽. Плановая дата — 31 мая, фактическая — 2 июня, когда пришла выписка.

#Скопировать, изменить, удалить начисление

• Кнопка «Копировать» в колонке «Действия» создаёт полную копию начисления. Так быстрее заводить однотипные ежемесячные начисления. Сообщение — «Выполнение по КД успешно скопировано».
• Кнопка с карандашом открывает окно «Редактировать выполнение».
• Кнопка с корзиной удаляет начисление после подтверждения «Удалить это выполнение?».

#Почему суммы нет в бюджете: что проверить

Пройдите по списку сверху вниз — причина почти всегда в одном из пунктов.