Платежи

Платёж — это документ о движении денег: либо запланированном, либо уже состоявшемся. Платежи наполняют бюджет движения денежных средств (БДДС), пересчитывают балансы банковских счетов и закрывают обязательства по договорам подрядчиков. Статья описывает оба вида платежа — по договору и без договора, — все поля формы, распределение суммы по предметам, проведение оплаты и работу со списком.

Статья нужна финансистам, бухгалтерам и руководителям проектов: они заводят платежи, проводят оплату и разбирают, почему сумма попала (или не попала) в бюджет.

#Что делает платёж в системе

Один документ решает сразу несколько задач:

• План кассы. Платёж с плановой датой и без фактической — это ожидаемое движение денег. Такая сумма попадает в показатель «Ожидаемое» бюджета БДДС.
• Факт кассы. Как только у платежа появляется фактическая дата, сумма попадает в показатель «Факт» бюджета БДДС.
• Баланс счёта. Проведённый платёж увеличивает баланс счёта зачисления и уменьшает баланс счёта списания.
• Закрытие обязательств по договору. Сумма платежа разносится по предметам договора, и именно эта разбивка связывает деньги с проектами и статьями бюджета.
• Отчётность перед банком. Платежи подрядчикам и платежи без договора попадают в реестры платежей и в банковские формы кредитного договора.

#Два вида платежа

Важно. Платёж без договора — не «недозаполненный» платёж, а отдельный штатный вид документа. Система не требует от него ни договора, ни предметов и не считает это ошибкой.

Отдельно существуют операции по кредитному договору — выборка кредита, погашение, движения по эскроу-счетам. Это тоже платежи, но создаются они на вкладках кредитного договора и описаны в статье Исполнение кредитного договора: выборка, погашение, эскроу.

#Где находятся платежи

Строка управления на странице «Платежи» слева направо: поле поиска «Найти платеж...», «Сбросить фильтры», «Фильтры», «Настройки таблицы», «Управлять пользовательскими полями», «Создать платеж».

#Платёж по договору

#Что нужно, чтобы завести платёж

• Договор заведён, и в его карточке в поле «Компания» стоит та же компания, которую вы выберете в платеже. Список «Договор» в форме сужается по выбранной компании: договор чужой компании в нём не появится.
• У договора есть предметы — карточка договора → вкладка «Предметы». Без них в блоке распределения нечего будет выбрать: предлагаются только предметы договора этого платежа.
• У компании есть счёт в валюте договора — карточка компании → вкладка «Счета». Если подходящего счёта нет, его заводят прямо из формы платежа кнопкой «Добавить новый счёт» в списке счетов.
• Контрагент есть в справочнике — боковое меню → «Контрагенты». Плательщика и получателя форма подставит из договора, но для замены стороны контрагент должен быть заведён заранее.

Если в форме что-то не выбирается:

#Как создать

1. Откройте «Платежи» и нажмите «Создать платеж». Второй путь — карточка договора → вкладка «Платежи» → «Создать платеж»; тогда шаги 2 и 3 пропускаются.
2. Выберите «Компанию». Это обязательное поле. После выбора компании система подгружает её счета и её договоры.
3. Выберите «Договор». Как только договор выбран, форма меняется:
   • поле «Проект» исчезает — проект определит предмет каждой строки распределения;
   • «Плательщик» и «Получатель» подставляются из договора: плательщик — заказчик, получатель — исполнитель;
   • появляется блок «Распределение платежа по предметам договора».
4. При необходимости скорректируйте стороны переключателями «Использовать одну из наших компаний в качестве плательщика» и «Использовать одну из наших компаний в качестве получателя».
5. Выберите «Счёт списания», если плательщик — ваша компания, и «Счёт зачисления», если получатель — ваша компания.
6. Введите «Сумму». Сумма вводится в валюте договора и всегда положительным числом.
7. Заполните «Плановую дату» — дату, к которой платёж ожидается. Если деньги уже ушли, заполните «Фактическую дату».
8. Проверьте «Источник» (по умолчанию «Собственные») и при необходимости заполните «№ платёжного поручения», «№ счёта», «Дату выставления счёта», «Назначение платежа».
9. В блоке «Распределение платежа по предметам договора» нажмите «Добавить предмет». В строке выберите «Предмет», при необходимости смените «Статью БДДС» и введите «Сумму». Повторите для каждого предмета.
10. Если среди выбранных предметов есть предметы валютных проектов, заполните блок «Курсы валют».
11. При необходимости напишите «Комментарий» и заполните пользовательские поля.
12. Нажмите «Создать». Появится уведомление «Платеж успешно создан».

Пример. Договор подряда на монолитные работы, оплата аванса 4 800 000 ₽. В распределении две строки: «Устройство фундаментной плиты, корпус 1» — 3 000 000 ₽ и «Монолитный каркас, корпус 2» — 1 800 000 ₽. Один платёж наполнит бюджеты обоих проектов, если корпуса относятся к разным проектам.

#Что произойдёт после сохранения

• По каждой строке распределения сумма попадёт в бюджет БДДС проекта её предмета: в «Ожидаемое» по плановой дате и в «Факт» по фактической.
• Если платёж проведён, пересчитаются балансы указанных счетов.
• Платёж появится в списке платежей договора, в общем списке и — если его предмет связан со статьёй кредитного договора — на вкладке «Платежи контрагентам» соответствующего кредитного договора.

#Распределение суммы по предметам

Блок «Распределение платежа по предметам договора» есть только у платежа с договором. У платежа без договора распределений нет.

#Поля строки распределения

#Нераспределённый остаток

Над строками распределения система показывает «Нераспределенный остаток суммы платежа» и сумму. Это разница между суммой платежа и суммой всех строк распределения.

Остаток допустим: платёж можно сохранить, распределив только часть суммы. Так поступают, например, с авансом, который пока не привязан к конкретным работам.

Важно. Нераспределённая часть суммы не попадает ни в один бюджет. Она видна в колонке «Итого», меняет баланс счёта, но в БДДС её нет. Когда станет понятно, на какие предметы её отнести, платёж дозаполняют.

Обратная ситуация запрещена: если сумма строк превысит сумму платежа, появится сообщение «Общая распределенная сумма превышает сумму платежа!», и платёж не сохранится.

#Курсы валют

Блок «Курсы валют» появляется, когда среди выбранных предметов есть предметы проектов в валюте, отличной от валюты договора. По одному полю на валютную пару; подпись поля показывает пару в виде «RUB => EUR».

Курс нужен, чтобы сумма распределения корректно легла в бюджет валютного проекта. Подсказка «Зачем нужен курс?» рядом с заголовком блока объясняет это же.

Если валюта проекта предмета совпадает с валютой договора, курс равен единице и поля для него нет.

Отдельное поле «Курс валюты» в верхней части формы — это другой курс: он появляется, когда валюта договора отличается от валюты проекта самого договора, и служит для расчётного поля «В валюте проекта» рядом с суммой. Подсказка — «Курс на момент совершения платежа».

#Платёж без договора

Это расход, под которым договора нет: налог на прибыль, страховые взносы, госпошлина, штраф, арендная плата за земельный участок.

#Как создать

1. Откройте «Платежи» и нажмите «Создать платеж».
2. Выберите «Компанию». Поле «Договор» оставьте пустым.
3. Выберите «Проект». Для платежа без договора это обязательное поле — именно проект задаёт валюту суммы и набор доступных статей БДДС и объектов.
4. Задайте «Плательщика» и «Получателя», выберите счёт.
5. Введите «Сумму». Она вводится в валюте проекта.
6. Заполните «Плановую дату» и, если деньги уже ушли, «Фактическую дату».
7. Выберите «Статью БДДС». Для платежа без договора это обязательное поле.
8. При необходимости выберите «Объект» и «Статью кредитного договора» (см. следующий раздел).
9. Нажмите «Создать».

Пример. Земельный налог за III квартал по проекту «ЖК Северный», 1 240 000 ₽, плательщик — ваша компания, получатель — контрагент «УФК по субъекту». Статья БДДС — «Налоги и сборы», объект — «Корпус 1», статья кредитного договора — «Прочие расходы».

#Банковская координата: «Объект» и «Статья кредитного договора»

У платежа по договору связь с кредитным договором даёт предмет: предмет привязан к статье кредитного договора, и этого достаточно. У платежа без договора предмета нет, поэтому связь задаётся прямо на платеже парой полей «Объект» и «Статья кредитного договора». Эту пару и называют банковской координатой.

Зачем она нужна:

• без статьи кредитного договора расход без договора не попадёт в реестры платежей и в отчёт по форме банка;
• объект добавляет пообъектный разрез: банк видит, на какой корпус отнесён налог или взнос.

Правила заполнения:

При смене проекта «Объект» и «Статья кредитного договора» сбрасываются: у другого проекта и объекты другие, и кредитный договор может быть другим.

#Проект с несколькими кредитными договорами

Если у проекта больше одного кредитного договора, в форме появляется отдельное поле «Кредитный договор». Сначала выбирается договор, затем его статья.

Когда при этом «Источник» — «Заёмные», оба поля становятся обязательными, и система показывает предупреждение: «У проекта несколько кредитных договоров: сначала выберите договор, затем его статью. Без этого заёмные деньги нельзя отнести к конкретному договору, и они попадут сразу в несколько отчётов банка.»

В списке договор подписан номером и названием — например, «К-564783 — Игарская 14,2». Название добавлено потому, что у нескольких кредитных договоров одного проекта номер может быть «б/н».

#Закрывающий документ платежа без договора

Когда у платежа без договора появляется фактическая дата, система сама создаёт закрывающий документ — выполнение без договора. Оно нужно, чтобы расход попал не только в БДДС (касса), но и в БДР (начисление).

Что происходит:

1. Появляется уведомление «Создан закрывающий документ» с пояснением «Уточните реквизиты документа и приложите подтверждающий файл».
2. Система переводит вас на карточку этого выполнения.
3. Выполнение создаётся со статусом «Проведено», с суммой и курсом платежа, с плановой и фактической датой, равными фактической дате платежа, и с номером, равным номеру платёжного поручения.
4. «Статья БДР» подбирается по одноимённой статье в бюджете БДР того же проекта. Если такой статьи нет, документ создаётся без неё.

На карточке закрывающего документа дозаполните «Статью БДР», уточните дату начисления и приложите подтверждающий файл: платёжное поручение с отметкой банка, справку о расчётах с бюджетом, квитанцию.

Важно. Пока «Статья БДР» не указана, расход не попадёт в бюджет доходов и расходов. Предупреждение об этом появляется в форме документа рядом с пустым полем «Статья БДР»; на карточке незаполненная статья помечена красной надписью «Не указана».

Дальше документ ведёт себя так:

• сумма и курс всегда следуют за платежом: измените сумму платежа — изменится и сумма документа;
• дата следует за платежом только до первой ручной правки. Если вы поставили свою дату начисления, она больше не меняется. Так налог за I квартал остаётся в БДР за март, даже если оплачен 28 апреля;
• если снять с платежа фактическую дату или добавить платежу договор, закрывающий документ удаляется;
• удалённый документ заново не создаётся — ни при повторном проведении платежа, ни при любой другой его правке. Правило одно и для удаления системой, и для удаления вручную: так не теряются введённые номер, дата, комментарий и приложенный файл. Расход при этом остаётся вне БДР.

Подробнее о выполнениях — в статье Выполнения: акты и закрывающие документы.

#Стороны платежа и счета

#Плательщик и получатель

Каждая сторона задаётся двумя элементами: переключателем «Использовать одну из наших компаний в качестве плательщика» (или «…получателя») и следующим за ним списком.

• Переключатель выключен — в списке «Плательщик (Контрагент)» выбирается контрагент;
• переключатель включён — в списке «Плательщик (Компания)» выбирается компания пространства.

Правила:

• Хотя бы одной из сторон должна быть ваша компания. Пока это условие не выполнено, под блоком горит предупреждение «Одной из сторон (плательщик или получатель) должна быть одна из наших компаний». Платёж между двумя внешними организациями система не ведёт: к её деньгам он отношения не имеет.
• Плательщик и получатель не могут совпадать. Появляется сообщение «Плательщик и получатель не могут совпадать».
• У платежа по договору стороны подставляются из договора, но их можно изменить: например, когда оплату по поручению подрядчика получает третье лицо.

#Счёт списания и счёт зачисления

«Счёт списания» — счёт, с которого деньги ушли. «Счёт зачисления» — счёт, на который деньги пришли.

#Перевод между двумя своими счетами

Если у платежа заполнены оба счёта — и списания, и зачисления, — система считает его внутренним переводом «наш счёт → наш счёт». Балансы обоих счетов меняются, но в бюджет БДДС такой платёж не попадает: деньги не пришли извне и не ушли наружу.

#Сумма, валюта и знак

Сумма платежа вводится всегда положительным числом. Знак система определяет сама по положению компании платежа в сделке:

Поэтому вводить расход с минусом не нужно и не следует: знак «минус» на сумме даст неверный результат, а платёж с нулевой суммой система не сохранит.

Валюта платежа не выбирается: она берётся из договора, а у платежа без договора — из проекта. Поле «Валюта» появляется в форме только вместе с блоком пересчёта — когда валюта договора отличается от валюты проекта договора. Оно доступно только для чтения, с подсказкой «Валюта платежа определяется валютой договора». У платежа без договора и у обычного одновалютного договора в форме есть только «Сумма».

#Даты и статус

У платежа две даты, и они независимы.

#Провести оплату поштучно

1. Откройте платёж на редактирование: карточка платежа → «Редактировать» или кнопка с карандашом в строке таблицы.
2. Заполните «Фактическую дату».
3. Нажмите «Сохранить».

Платёж перейдёт в статус «Проведён», сумма попадёт в «Факт» БДДС, балансы счетов пересчитаются. У платежа без договора появится закрывающий документ.

#Провести оплату массово

Команда «Провести оплату» доступна в трёх местах:

В окне «Провести оплату»:

1. Заполните «Дату оплаты». Поле необязательное.
2. Если дату не заполнить, система покажет предупреждение «Дата оплаты не выбрана. Платежи будут оплачены сегодняшней датой.» и проставит сегодняшний день.
3. Нажмите «Оплатить».

Результат: уведомление «Проведено платежей: N». Если в выборке были уже проведённые платежи, добавится строка «Уже проведены и пропущены: N». Если провести было нечего, появится «Ничего не изменилось / Все выбранные платежи уже проведены».

Важно. Массовое проведение не переписывает уже проставленные фактические даты. Чтобы изменить дату у проведённого платежа, откройте его и поправьте вручную.

Операция выполняется целиком: либо проводятся все выбранные платежи, либо ни один.

В общем списке «Платежи» и на вкладке «Платежи» карточки договора чек-боксов и массовых команд нет.

#Источник средств и назначение платежа

#«Источник»

Поле «Источник» отвечает на вопрос, чьими деньгами оплачен расход:

#«Назначение платежа»

Поле заполняется по требованию банка и показывает, за что заплачено:

Поле необязательное и очищаемое: у операций по кредитному договору назначения нет. Значение попадает в одноимённую колонку реестров банковских форм и в расчёт доли авансов.

Признак задаётся вручную и не выводится из выполнений: платёж за выполненные работы может закрывать сразу несколько актов, и банковские формы такой связи не требуют.

#Реквизиты и описание

Номер платёжного поручения, номер счёта и комментарий участвуют в поиске по списку платежей.

Ниже комментария выводятся пользовательские поля платежа, если администратор пространства их завёл. Их состав, типы и порядок настраиваются кнопкой «Управлять пользовательскими полями» в шапке списка — см. статью Контрагенты, пользовательские поля и файлы.

#Карточка платежа

Откройте карточку кликом по ID платежа в таблице. Заголовок страницы — «Платёж #N».

Страница состоит из двух панелей:

• слева «Информация о платеже» с кнопкой «Редактировать»;
• справа «Файлы» — вложения платежа: скан платёжного поручения, счёт на оплату, письмо о переадресации платежа.

Файлы загружаются кнопкой, перетаскиванием и вставкой из буфера обмена; их можно переименовать, скачать и удалить. Подробности — в статье Контрагенты, пользовательские поля и файлы.

#Изменение, копирование и удаление

#Изменить платёж

1. Откройте карточку платежа и нажмите «Редактировать» либо нажмите кнопку с карандашом в строке таблицы.
2. Измените нужные поля.
3. Нажмите «Сохранить». Появится уведомление «Платеж успешно обновлен».

Что пересчитается: показатели «Ожидаемое» и «Факт» БДДС по старым и новым статьям, датам и проектам; балансы старых и новых счетов; закрывающий документ платежа без договора.

#Скопировать платёж

Нажмите кнопку с иконкой копирования в строке таблицы. Копия создаётся сразу, подтверждения система не спрашивает. Результат — уведомление «Платеж успешно скопирован».

Копируйте платёж для регулярных однотипных расходов: ежемесячной аренды, страховых взносов, платежей по графику. Если у копируемого платежа заполнена фактическая дата, копия сразу считается проведённой — у платежа без договора при этом создаётся собственный закрывающий документ.

#Удалить платёж

Нажмите кнопку с корзиной в строке таблицы и подтвердите удаление. Появится уведомление «Платеж успешно удален».

Осторожно. Вместе с платежом удаляются все его строки распределения и закрывающий документ платежа без договора со всеми приложенными к нему файлами. Суммы уходят из БДДС (и «Ожидаемое», и «Факт»), а если платёж был проведён — пересчитываются балансы счетов. Отменить удаление нельзя.

Платежи удаляются и вместе с другими записями: при удалении договора уходят все его платежи, при удалении счёта — все платежи, где этот счёт указан. Удаление реестра платежи не удаляет, а только отвязывает их от реестра.

#Если платёж не виден там, где ожидается