В параметрах каждого проекта расположен гибкий инструмент, который позволяет задавать согласователей заказов не только для самого проекта, но и для групп работ — на тот случай, если состав согласователей меняется в зависимости от типов работ по строительному проекту. На этапе согласования участники проверяют состав работ, список заказанных к ним позиций и их объёмы.

Для заказов материалов сценарии согласования могут настраиваться с учетом признака «Лимит материала». Этот инструмент используется для разделения сценариев согласования в зависимости от того, укладывается заказ в лимит по плану снабжения или превышает его.

Инструмент «Лимит материала» позволяет снять жесткую блокировку на создание срочных заказов сверх лимита, но при этом сохранить контроль закупок через обязательное согласование ответственными лицами. Если заказ содержит хотя бы одну позицию с превышением лимита по работе, весь заказ считается заказом вне лимита и направляется на согласование по соответствующему сценарию.

#Расположение

Откройте модуль «Проекты». В листинге проектов нажмите значок шестерёнки в правой части строки нужного проекта.

Система откроет страницу параметров проекта, на которой нужно прокрутить до блока Снабжение.

#Настройка согласователей заказа

В блоке Снабжение необходимо нажать кнопку Добавить сценарий согласования заказа. После этого появится дополнительный блок для настройки процесса согласования, а кнопка для добавления ещё одного сценария окажется под ним. Количество добавляемых сценариев не ограничено.

Функциональность настройки сценариев согласования доступна пользователям, имеющим право на настройку параметров проекта и сценариев согласования заказов.

При этом исключение по созданию заказов сверх лимита без настроенных согласователей предусмотрено только для роли Администратор.

#Выбор лимита материала

Для заказов материалов в каждом сценарии доступно поле «Лимит материала»:

В лимите — для заказов, по которым нет оснований для применения сценария «Вне лимита».
Вне лимита — если количество материала превышает лимит или материал отсутствует в плане снабжения хотя бы по одной работе или группе работ, на которую разнесена строка заказа. Условия применения и исключения описаны в разделе «Как система определяет сценарий согласования для заказов материалов».

При создании сценария в поле «Лимит материала» по умолчанию выбрано значение «В лимите». Рядом с полем расположена иконка с подсказкой:

#Выбор группы работ

В поле «Группа работ проекта» по умолчанию выбрано значение «Весь проект», т. е. указанные согласователи будут распространяться на все заказы по проекту вне зависимости от работ.

Чтобы настроить отдельный сценарий, нажмите на поле и выберите одну или несколько групп работ или работ.

В этом списке выводится не весь ГПР, а только группы работ и работы, лежащие на самом верхнем уровне графика. В данном поле можно выбрать как одну, так и несколько групп работ или работ. Указанные согласователи будут распространяться как на заказы, составленные непосредственно на выбранную группу работ, так и на вложенные в неё работы.

При этом для заказов материалов сценарии согласования могут отличаться не только по группе работ проекта, но и по значению поля «Лимит материала». Например, для одной и той же группы работ можно настроить отдельный сценарий для заказов в лимите и отдельный сценарий для заказов вне лимита.

#Добавление этапов согласования

После того как выбраны необходимые группы работ или работы либо оставлен пункт «Весь проект», а также указано нужное значение в поле «Лимит материала», нажмите кнопку Добавить этап для формирования первой группы согласователей.

В таблице появится строка. В колонке «Согласователи заказа» выберите сотрудников из выпадающего списка.

Согласование может проходить как одновременно всеми участниками в рамках одной группы, так и поэтапно. Для последовательного согласования, то есть по строгому порядку, задайте несколько групп согласователей и закрепите участников в каждой группе. Каждая новая группа добавляется нажатием на кнопку Добавить этап.

Когда будет сформирован список по группам, процесс согласования заказа пойдёт последовательно от первой группы к последней; как только согласует последняя группа, процесс считается завершённым.

#Согласование любым участником этапа

Если для согласования в группе достаточно одобрения любого одного участника из списка, включите напротив нужной группы переключатель «Любой».

Все участники этапа одновременно получают доступ к кнопкам согласования. Когда один из них принимает решение:

при одобрении заказ передаётся на следующий этап;
при отклонении заказ отклоняется.

Остальные участники этого этапа теряют доступ к кнопкам согласования.

#Удаление этапа или сценария

Если какая-либо из групп согласователей больше не нужна или была добавлена ошибочно, её можно удалить, нажав кнопку со знаком «−».

Если ранее добавленный сценарий согласования стал неактуален или был добавлен ошибочно, его можно удалить, нажав значок корзины.

#Как система определяет сценарий согласования для заказов материалов

Сценарий «Вне лимита» применяется, если в параметрах проекта одновременно включены настройки:

«Заказывать материалы только из плана снабжения»;
«Контролировать количество материалов».

При создании или изменении заказа система проверяет материалы по соответствующим работам или группам работ. Заказ считается заказом вне лимита, если хотя бы по одной позиции выполняется одно из условий:

количество материала превышает доступный лимит в плане снабжения;
материал отсутствует в плане снабжения по работе или группе работ, на которую разнесена позиция.

Если материал распределён по нескольким работам, достаточно превышения лимита или отсутствия материала в плане хотя бы по одной из них. Сценарий «Вне лимита» применяется ко всему заказу, включая позиции, которые укладываются в план.

Например, материал есть в плане снабжения для одной работы, но отсутствует для другой. Если строка заказа распределена на обе работы, весь заказ считается заказом вне лимита.

При наличии подходящих согласователей «Вне лимита» система разрешает создать такой заказ и направить его на согласование. Порядок выбора согласователей описан в следующем разделе.

Если оснований для применения сценария «Вне лимита» нет, система использует сценарий «В лимите».

#Исключения

Материалы из категорий, выбранных в параметрах проекта в поле «Номенклатура вне лимита», исключаются из проверки лимитов. Отсутствие такого материала в плане снабжения не переводит заказ в категорию «Вне лимита». Если других оснований для этого нет, используются согласователи «В лимите».

Если материал присутствует в плане снабжения с плановым количеством 0, его количество не ограничивается.

Если включена настройка «Использовать лимиты на заказ ТМЦ только по группам работ», а группа работ заказа отсутствует в плане снабжения, проверка лимитов для такого заказа не применяется.

#Повторная проверка

При изменении количества материалов или распределения по работам признак лимита определяется заново.

Перед отправкой заказа на согласование система повторно проверяет его по актуальным данным плана снабжения и настройкам согласования. Поэтому для ранее созданного заказа может потребоваться другой сценарий, если изменились план снабжения, доступный лимит или настройки согласователей.

#Если настройки контроля выключены

Если выключена хотя бы одна из настроек «Заказывать материалы только из плана снабжения» или «Контролировать количество материалов», сценарий «Вне лимита» не применяется. Согласователи подбираются по сценарию «В лимите».

#Как система выбирает согласователей для заказа

Для обычных заказов, а также для заказов материалов в лимите, система подбирает согласователей по настроенному сценарию с учетом выбранной группы работ проекта.

Если заказ материалов признан заказом вне лимита, система ищет подходящий список согласователей «Вне лимита» в следующем порядке.

1. По выбранным группам работ или работам

Если для всех выбранных групп работ или работ в заказе задан одинаковый список согласователей «Вне лимита», система подставляет этот список в заказ.

2. По общей группе заказа

Если одинаковый список согласователей «Вне лимита» для всех выбранных групп работ или работ не задан, система проверяет сценарий по общей группе заказа. Если по общей группе задан список согласователей «Вне лимита», система подставляет его в заказ.

3. По проекту

Если подходящий список не найден ни по выбранным группам работ или работам, ни по общей группе заказа, система проверяет сценарий на уровне всего проекта. Если на уровне проекта задан список согласователей «Вне лимита», система подставляет его в заказ.

#Что произойдёт, если сценарий «Вне лимита» не настроен

Если одновременно включены настройки «Заказывать материалы только из плана снабжения» и «Контролировать количество материалов», но для заказа не найдены подходящие согласователи «Вне лимита», система блокирует создание, изменение или отправку такого заказа на согласование.

Сообщение зависит от первой найденной позиции вне лимита.

Если количество материала превышает лимит:

Количество материала «{Наименование материала}» по работе «{Наименование работы}» превышает лимит в плане снабжения и согласователи «Вне лимита» не заданы.

Если материал отсутствует в плане снабжения по соответствующей работе:

Количество материала «{Наименование материала}» по работе «{Наименование работы}» отсутствует в плане снабжения. Согласователи «Вне лимита» не заданы.

Проверьте материал и работу, указанные в сообщении. Настройте подходящий сценарий «Вне лимита» либо скорректируйте заказ или план снабжения, затем повторите действие.

#Исключение для администратора

Для роли Администратор действует исключение: если согласователи «Вне лимита» не настроены, администратор может создать и отправить такой заказ на согласование. Система использует согласователей «В лимите».

#Особенности настройки сценариев

Если для одной работы или группы работ настроено несколько сценариев с одинаковым значением поля «Лимит материала», система подставляет первый найденный подходящий сценарий.