Позволяет анализировать эффективность процессов документов по различным критериям. Этот отчет формируется на основе различных фильтров и предоставляет пользователям обширный набор данных для анализа.

#Расположение

Перейдите в модуль Отчеты и в разделе Документы выберите данный отчет

#Внешний вид отчета

По умолчаанию отчет не сформирован, требуется заполнить фильтр Вид отчета

#Блок фильтров

В верхней части отчета расположен блок фильтров, рассмотрим их подробнее.

• Проект — Мультиселект для выбора нескольких проектов. Учтутся документы только по выбранным проектам.
• Участник процесса — Мультиселект пользователей с группировкой по компании/отделу. В расчет попадают только те документы, в которых выбранные пользователи зафиксированы как участники.
• Дата запуска процесса — Диапазон по дате от и до. В выборку попадают документы с датой запуска процесса в заданном интервале.
• Статус рассмотрения участником — Мультиселект с вариантами статусов: В процессе, Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено. Доступен только при заполненном фильтре Участник процесса
• Статус процесса — Мультиселект с вариантами статуса: Подготовка договора, Процесс запущен, Процесс завершен, Процесс отменен. Удаленные статусы не выводятся.
• Отдел — Мультиселект со списком отделов. При заполнении фильтра учитываются документы с участниками из выбранных отделов.
• Организация — Селектор со списком организаций. Учитываются документы, в которых выбранная организация указана в соответствующем поле.
• Контрагент — Поисковая строка для поиска по наименованию или ИНН среди контактов с типом юр.лицо.
• ID/Номер контракта — Для учета конкретного документа по ID или номерам.
• Тип документа — Мультиселект для выбора типов документов. Если ничего не выбрано, учитываются все типы.
• Ответственный — Мультиселект со списком пользователей с группировкой по компании/отделу.
• Опции — дополнительный фильтр для отбора данных отчёта. Опция «Просрочено и не завершено участником» позволяет найти активные участия, по которым уже превышен лимит времени. Она применяется ко всем видам отчёта, включая «Сводная по документу». В этой сводной остаются документы с незавершённым просроченным участием, соответствующим остальным фильтрам.

Чтобы найти текущую просрочку, выберите нужный Вид отчета, в поле Опции укажите «Просрочено и не завершено участником» и нажмите Найти. Для просмотра отдельных участников выберите «Реестр», для анализа показателей — соответствующую сводную.

Отбор учитывает остальные заполненные фильтры. Например, при выборе конкретного участника просрочка другого сотрудника в том же документе не является основанием для включения документа в результат.

• Вид отчета — Мультиселект с вариантами: сводная по сотруднику, сводная по отделу, сводная по документу, сводная по проекту, реестр. По умолчанию ничего не выбрано. В зависимости от выбранного пункта будет меняться внешний вид отчета.

После настройки всех необходимый фильтров нажмите на кнопку Найти. Отчет будет обновлен и отобразится в соответствии с выбранными фильтрами. По кнопке Сбросить фильтры все фильтры будут очищены.

#Внешний вид отчета

#Сводная по сотруднику

В данном отчете представлены следующие данные:

• Участник — ФИО сотрудника.
• Всего процессов — общее количество запущенных процессов по сотруднику по всем документам (например, если сотрудник участвует в разных этапах одного и того же документа)
• Завершено — общее количество документов, в которых сотрудник фигурирует как участник и при этом он выбрал один из вариантов: Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено
• Просрочено — количество участий сотрудника, в которых превышен лимит времени. Учитываются как завершённые с просрочкой, так и ещё не завершённые, но уже просроченные действия. Незавершённое участие также учитывается в колонке «Остаток», но не увеличивает значение «Завершено». При выборе «Просрочено и не завершено участником» отображаются только сотрудники с незавершёнными просроченными участиями. В колонке «Просрочено» учитываются только такие активные участия.
• Остаток — количество документов исходя из расчета = всего процессов - завершено
• Всего документов — общее количество документов, в которых данный сотрудник фигурирует как участник.

#Сводная по отделу

В данном отчете представлены следующие данные:

• Отдел — наименование отдела, если есть пользователи без отдела, то все их показатели группируются в строке с прочерком.
• Всего документов — общее количество документов, в которых пользователи отдела фигурируют как участники.
• Завершено — общее количество документов, в которых пользователи отдела фигурируют как участники и при этом выбрали один из вариантов: Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено
• Просрочено — количество документов, в которых хотя бы один участник отдела превысил лимит времени. Учитываются завершённые и активные участия. Если в одном документе просрочили несколько участников одного отдела, документ учитывается один раз. При выборе «Просрочено и не завершено участником» отображаются только отделы, у участников которых есть незавершённые просроченные действия. Документ учитывается один раз, даже если таких участников несколько.
• Остаток — количество документов исходя из расчета = Всего документов - Завершено

#Сводная по документу

В данном отчете представлены следующие данные:

• Документ — наименование документа, номер и дата, ID документа. Под наименованием выводится контрагент и организация по документу. Само наименование и ID являются гиперссылками на данный документ.
• Лимит (часы) — суммарный лимит в часах по документу.
• Факт (часы) — общее суммарное время потраченное на документ.
• Отклонение — разница между лимитом и фактом.

#Сводная по проекту

В данном отчете представлены следующие данные:

• Проект — наименование проекта.
• Всего документов — общее количество документов по проекту.
• Завершено — общее количество документов, в в статусе Завершен или Отклонен
• Просрочено — количество документов проекта, в которых хотя бы один участник превысил лимит времени. Учитываются завершённые и активные участия. Документ учитывается один раз, даже если просрочили несколько участников. При выборе «Просрочено и не завершено участником» отображаются только проекты, в документах которых есть незавершённые просроченные действия. В колонке «Просрочено» учитываются только документы с такими активными действиями.
• Остаток — количество документов исходя из расчета = Всего документов - Завершено

#Реестр

В данном отчете представлены следующие данные:

• № — порядковый номер строки

• Участник — ФИО участника документа .

• Статус рассмотрения участником — один из вариантов: В процессе, Завершено, Завершено с замечанием, На доработке, Отклонено

• Лимит на завершение процесса — лимит, заданный пользователю в документе

• Фактическое время завершения — время, затраченное участником до принятия решения. Для участника со статусом «В процессе» решение ещё не принято, поэтому в колонке отображается 0.

• Отклонение — для завершённого действия разница между лимитом участника и фактически затраченным временем. Для участника в статусе В процессе показывает текущую просрочку на момент формирования отчёта. Просрочка отображается отрицательным значением красного цвета; пока учитываемая просрочка составляет меньше полного часа, отображается 0.

  Текущая просрочка рассчитывается по тем же правилам, что и в карточке документа: учитываются настройки рабочего времени и производственного календаря, учёт времени при возврате с доработки, а также продление срока согласования. В колонке «Лимит на завершение процесса» отображается исходный лимит, поэтому текущее отклонение может отличаться от простой разницы между этим лимитом и временем с начала рассмотрения.

  Для активного участника без даты начала рассмотрения или без положительного лимита отклонение не рассчитывается.

  При выборе опции «Просрочено и не завершено участником» в реестре остаются только активные участия с отрицательным отклонением. Завершённые, остановленные и отклонённые участия в этот отбор не входят. Если на этапе достаточно согласования одного участника группы и другой участник уже согласовал документ, оставшиеся участия этой группы также не считаются активными просрочками.

• Дата запуска/завершения — дата запуска процесса и его завершения

• Отдел — наименование отдела, в которым состоит участник документа

• Проект — наименование проекта указанный в документе

• Наименование документа и стороны — наименование документа с номером и датой, а также указанием Организации и Контрагента

• Ответственный — сотрудник, который указан в документе как ответственный

Можно одновременно выбрать несколько видов отчёта. Для выгрузки настройте фильтры и нажмите Скачать. Если выбран один вид отчёта, скачивается файл Excel. Если выбрано несколько видов, скачивается ZIP-архив с отдельным файлом Excel для каждого вида.

Выгрузка учитывает текущие значения фильтров, включая опцию «Просрочено и не завершено участником», и содержит все подходящие строки, независимо от страницы реестра, открытой на экране.

При скачивании данные рассчитываются заново. Если после формирования отчёта прошло время или изменилось состояние согласования, текущая просрочка и состав строк в файле могут отличаться от ранее показанных на экране. Для обновления отчёта нажмите Найти.