Договоры и предметы договоров

Договор в FlowFix — это карточка соглашения: кто с кем, на что и на какую сумму договорился. Предметы договора — строки его спецификации: что поставляется или выполняется, в каком объёме и по какой цене. Статья описывает, как завести договор, заполнить спецификацию и связать её с проектами и статьями бюджета. Она нужна тем, кто ведёт договорную работу: финансистам, бухгалтерам, сметчикам и руководителям проектов.

#Договор и предмет: как это устроено

Договор — «шапка» сделки. В нём хранятся компания, две стороны, номер, дата, статус и валюта. Сам договор ни в один бюджет ничего не пишет и никаких денег не двигает.

Предмет договора — строка спецификации внутри договора. У каждого предмета есть количество, единица измерения и цена за единицу. Сумма предмета = количество × цена за единицу. Сумма всех предметов договора и есть «Стоимость договора».

Предмет — это связующее звено между сделкой и бюджетом. Именно у предмета указываются «Проект», «Объект», «Статья БДДС» и «Статья БДР». Когда по договору заводят платёж или выполнение, их суммы распределяются по предметам, а оттуда попадают в бюджет нужного проекта и нужной статьи.

Важно. Стоимость договора — плановая величина из спецификации. Это не «сколько оплачено» и не «сколько закрыто актами». Факт оплаты живёт в платежах, факт закрытия — в выполнениях.

#Почему договор заводится под компанией, а не под проектом

Договор подписывает конкретное юридическое лицо — ваша компания. Поле «Компания» в форме договора обязательно, а поля «Проект» у договора нет вовсе.

Проект указывается у каждого предмета. Такая схема даёт два результата:

1. Один договор обслуживает несколько проектов. Генподрядный договор на монолитные работы может закрывать сразу два корпуса, которые ведутся как разные проекты: у одного предмета проект «ЖК «Северный», корпус 1», у другого — «ЖК «Северный», корпус 2».
2. Юрлицо и проект не обязаны совпадать. У застройщика проект принадлежит группе компаний, а договор подписывает отдельное юрлицо. Система не требует, чтобы проект предмета принадлежал компании договора.

В форме предмета список проектов сначала сужается до компании договора. Если под этой компанией проектов нет, показывается полный список проектов пространства. Это подсказка, а не ограничение.

#Где находится раздел «Договоры»

#Список договоров

Боковое меню → «Договоры». Пункт меню виден, если у вашей роли есть право «Просмотр» на «Договоры».

Над таблицей, слева направо:

#Карточка договора

Нажмите на номер договора в списке — откроется карточка. Заголовок страницы — номер договора. Под заголовком — меню вкладок.

#Договоры в карточке компании

Боковое меню → «Компании» → карточка компании → вкладка «Договоры». Таблица называется «Договоры компании» и показывает только договоры этого юрлица.

Набор кнопок здесь тот же, кроме «Управлять пользовательскими полями» — пользовательские поля настраиваются из общего списка договоров. Если создавать договор отсюда, поле «Компания» в форме не показывается: компания подставляется сама.

Совет. Когда вы ведёте договорную работу по одному юрлицу, заходите через карточку компании — не придётся каждый раз выбирать компанию в форме и фильтре.

#Вкладки карточки договора

Для всех типов договора, кроме кредитного:

#Создание договора

1. Откройте боковое меню → «Договоры» (или карточка компании → вкладка «Договоры»).
2. Нажмите «Создать договор». Откроется окно «Создать договор».
3. Выберите «Тип договора».
4. Заполните «Номер договора» — это единственное обязательное текстовое поле.
5. Заполните «Наименование», если оно нужно.
6. Укажите «Заказчик» и «Исполнитель».
7. Укажите «Дата», «Статус» и «Валюта договора».
8. Выберите «Компания».
9. Заполните «Комментарий» и пользовательские поля, если они заведены.
10. Нажмите «Создать».

После сохранения появляется уведомление «Договор успешно создан», окно закрывается, список обновляется.

#Поля формы

Под полем «Компания» выводится подсказка: «Договор создаётся под компанией; его предметы привязываются к проектам».

Кнопка «Создать» остаётся заблокированной, пока не заполнены «Номер договора», «Компания», «Заказчик» и «Исполнитель».

#Тип договора

В поле «Тип договора» пять значений: «Договор с твердой ценой» (подставляется по умолчанию), «Рамочный договор», «Договор займа», «Кредитный договор», «Трудовой договор».

Эта статья описывает работу с договором с твёрдой ценой. Кредитный договор устроен иначе: у него свой набор вкладок и блок «Настройки кредитного договора» — ему посвящены отдельные статьи Кредитный договор: настройки и статьи и Исполнение кредитного договора.

Тип выводится бейджем в колонке «Тип договора» списка договоров и доступен в фильтре.

Осторожно. После создания тип договора изменить нельзя — в форме редактирования это поле заблокировано. Обычный договор не превратить в кредитный, и наоборот. Если ошиблись с типом, договор придётся завести заново.

#Стороны договора: контрагент или наша компания

Каждая сторона берётся либо из справочника контрагентов, либо из справочника ваших компаний. Одновременно и то и другое указать нельзя.

По умолчанию обе стороны выбираются из контрагентов, поля подписаны «Заказчик (Контрагент)» и «Исполнитель (Контрагент)». В выпадающем списке есть поиск, под каждым названием выводится ИНН — это помогает различить однофамильцев среди подрядчиков.

Чтобы поставить стороной своё юрлицо:

1. Включите переключатель «Использовать одну из наших компаний в качестве заказчика» (или «…в качестве исполнителя»).
2. Поле сменит подпись на «Заказчик (Компания)» и предложит список ваших компаний.

Переключение очищает ранее выбранное значение: включение переключателя стирает выбранного контрагента, выключение — выбранную компанию.

Система не даст указать одну и ту же компанию с обеих сторон («Одна и та же компания не может быть и заказчиком, и исполнителем») и одного и того же контрагента с обеих сторон («Один и тот же контрагент не может быть и заказчиком, и исполнителем»).

У кредитного договора стороны подписаны иначе: «Заказчик» становится «Заёмщик», «Исполнитель» — «Кредитор (Банк)». Смысл полей тот же.

Статус — информационная отметка. Он не запрещает заводить платежи, выполнения и предметы, не влияет на расчёт сумм и не меняет бюджет. Порядка переходов нет: любой статус ставится в любой момент через форму редактирования.

Одно исключение находится за пределами договорной работы: в «Отчёт по кредитному портфелю» попадают только кредитные договоры со статусом «Подписан». На обычные договоры это правило не распространяется.

#Валюта договора

Валюта у договора одна и действует на весь договор: все его предметы, платежи и выполнения считаются в ней же.

Если валюта проекта отличается от валюты договора, курс вводится не в договоре и не в предмете, а в форме платежа или выполнения — в блоке «Курсы валют», по одному полю на каждую пару валют (подпись вида «RUB => USD»). Когда валюты совпадают, блок не показывается.

#Настройки кредитного договора

Выбор типа «Кредитный договор» сразу разворачивает в форме блок «Настройки кредитного договора» с полями «Подтип кредитного договора», «Проект», «Общий кредитный лимит», «Дата начала финансирования», «Дата окончания финансирования», «Базовая ставка, %» и «Форма банка». Подтип выбирается из шести значений: «Проектное финансирование», «Бридж», «КПБ», «КГК», «Мезонин», «Прочие».

Эти поля разобраны в статье Кредитный договор: настройки и статьи.

#Удаление договора

1. В списке договоров нажмите кнопку с корзиной в колонке «Действия». В карточке договора удаления нет.
2. В диалоге «Удалить?» прочитайте вопрос «Вы уверены, что хотите удалить "<наименование>"?» и пояснение «Удаление этого объекта приведёт к удалению всех связанных с ним вложенных объектов».
3. Нажмите «Удалить» либо «Отмена».

Осторожно. Удаление договора необратимо и уносит с собой: все его предметы, все платежи по нему (с пересчётом факта БДДС и остатков по счетам), все выполнения, все приложенные файлы. У кредитного договора вдобавок удаляются предметы КД, суммы по объектам и план продаж. Восстановить эти данные из интерфейса невозможно.

Перед удалением откройте вкладки «Платежи» и «Выполнения» и убедитесь, что там нет проведённых документов, которые нужны в отчётности. Если договор просто закончился, поставьте ему статус «Закрыт» вместо удаления.

Если в договоре не заполнено «Наименование», в вопросе диалога вместо названия подставится слово «Объект».

#Вкладка «Договор»

Открывается по умолчанию при переходе в карточку. Содержит два блока в ряд.

#Панель «Информация о договоре»

Показывает: «Номер договора», «Заказчик», «Исполнитель», «Дата», «Статус», «Стоимость договора», «Валюта договора», «Компания», «Комментарий», а ниже — заполненные пользовательские поля. Незаполненные значения выводятся прочерком. Кнопка «Редактировать» в правом верхнем углу открывает то же окно, что и правка из списка.

У кредитного договора здесь дополнительно выводятся «Кредитор (Банк)», «Заёмщик», «Общий кредитный лимит» и «Срок финансирования», а над обеими панелями — полоса показателей кредита.

#Предметы договора

#Где находится

Карточка договора → вкладка «Предметы». Таблица называется «Предметы договора». Внизу таблицы — строка «ИТОГО:» с суммой по колонке «Сумма».

Над таблицей: поиск «Найти предмет...», кнопки «Сбросить фильтры», «Фильтры», «Настройки таблицы», «Управлять пользовательскими полями» и «Создать предмет».

#Создание предмета

1. Откройте карточку договора → вкладку «Предметы».
2. Нажмите «Создать предмет». Если предметов ещё нет, нажмите большую кнопку «Создать предмет» в центре пустого состояния «В этом договоре еще нет ни одного предмета».
3. Заполните «Наименование» — что именно поставляется или выполняется.
4. Выберите «Тип» — обязательное поле.
5. Выберите «Проект» — обязательное поле. После выбора система подгружает бюджеты этого проекта, и списки «Объект», «Статья БДДС», «Статья БДР» наполняются его значениями.
6. Выберите «Объект», если работы относятся к конкретному корпусу, паркингу или сетям.
7. Введите «Количество» — строго больше нуля.
8. Выберите «Ед. изм.».
9. Введите «Цена за ед.» в валюте договора.
10. Проверьте «Итоговая сумма» — поле только для чтения, пересчитывается на лету.
11. Выберите «Статья БДДС» и «Статья БДР».
12. При проектном финансировании выберите «Предмет кредитного договора».
13. Заполните «Комментарий» и пользовательские поля.
14. Нажмите «Создать».

Договор и компания у предмета проставляются автоматически: договор — тот, из карточки которого вы создаёте предмет, компания — компания договора. В форме этих полей нет.

#Поля предмета

Если обязательные поля не заполнены, система показывает предупреждение «Ошибка проверки формы» с пояснением «Пожалуйста, проверьте форму и заполните все обязательные поля», а под полями появляются подписи ошибок.

#«Тип» предмета

Доступны 13 значений: «Поставка товаров», «Оказание услуг», «Выполнение работ», «Аренда», «Кредит/Заем», «Страхование», «Лицензия», «Консультирование», «Партнёрство», «Дистрибуция», «Инвестирование», «Техническое обслуживание», «Транспортировка».

Тип носит описательный характер: он задаёт цвет бейджа в колонке «Тип» и работает в фильтре. На расчёт сумм, выбор статей и попадание в бюджет он не влияет. Используйте его как признак для разбора спецификации: например, отделить поставку материалов от работ по одному и тому же договору.

#«Ед. изм.»

Единица измерения определяет, в чём считается количество, и переносится в строки выполнений: акт закрывает объём в тех же единицах, что и предмет.

#Расчёт суммы

Сумма предмета = «Количество» × «Цена за ед.». Она не хранится отдельно и всегда пересчитывается заново, поэтому изменение количества или цены сразу меняет и строку таблицы, и итог, и «Стоимость договора».

Цена может быть нулевой и отрицательной. Отрицательная цена нужна для возвратных строк — например, для удержания за материалы заказчика. Тогда сумма предмета отрицательна и уменьшает стоимость договора.

#Привязка к проекту, объекту и статьям бюджета

От этих полей зависит, в какой бюджет и в какую строку попадут деньги.

• «Проект» определяет, в чей бюджет пойдут суммы по этой строке. Пока проект не выбран, список «Объект» показывает подсказку «Сначала выберите проект», а списки статей — «Нет доступных вариантов».
• «Объект» — объект выбранного проекта: корпус, паркинг, сети. Если у проекта объектов нет, список показывает «Нет доступных вариантов». Объект нужен для отчётности перед банком и для разбивки бюджета по объектам.
• «Статья БДДС» — строка бюджета движения денежных средств. По ней разложатся платежи по этому предмету.
• «Статья БДР» — строка бюджета доходов и расходов. По ней разложатся выполнения.

Статьи показываются с номерами, поэтому в длинном дереве бюджета их легко различить.

Важно. Предмет можно сохранить без статей бюджета. Тогда платежи и выполнения по нему будут созданы, но в бюджет проекта по статье не попадут — и никакого предупреждения система не покажет. Если строка бюджета не сходится, сначала проверьте статьи у предметов.

Где взять значения: проекты — раздел «Проекты»; объекты — карточка проекта → вкладка «Объекты»; статьи — карточка проекта → вкладки «БДДС» и «БДР». См. Проекты, объекты и график и Бюджет проекта: БДДС и БДР.

#Привязка к статье кредитного договора

Поле «Предмет кредитного договора» связывает строку договора подряда со статьёй банковской сметы. В списке предлагаются статьи кредитных договоров, у которых проект совпадает с проектом предмета; формат — «номер. Название статьи».

Что это даёт:

1. Предмет попадает во вкладку «Состав предметов КД» кредитного договора — там видно, что фактически отнесено к каждой статье банковской сметы.
2. Платежи по этому предмету попадают во вкладку «Платежи контрагентам» кредитного договора и оттуда включаются в реестры платежей для банка.

Поле нужно застройщикам, которые ведут проект на проектном финансировании. Если кредитных договоров у проекта нет, оставьте его пустым. Подробности — в статьях Кредитный договор: настройки и статьи и Реестры платежей.

#Редактирование предмета

1. Откройте карточку договора → вкладку «Предметы».
2. Нажмите кнопку с карандашом в строке предмета.
3. Измените поля в окне «Редактировать предмет» и нажмите «Сохранить».

Важно. Смена «Проекта» очищает «Объект», «Статья БДДС» и «Статья БДР»: они принадлежали прежнему проекту. После смены проекта заполните их заново, иначе суммы по предмету перестанут попадать в бюджет.

#Удаление предмета

1. Откройте карточку договора → вкладку «Предметы».
2. Нажмите кнопку с корзиной в строке предмета.
3. Подтвердите удаление в диалоге «Удалить?».

Осторожно. Вместе с предметом удаляются строки распределений во всех платежах и выполнениях, которые на него ссылались. Сами платежи и выполнения остаются, но становятся меньше на эти строки, а их суммы уходят из бюджета. Предупреждения о том, что предмет где-то используется, система не показывает. Перед удалением откройте вкладки «Платежи» и «Выполнения» договора и проверьте, не закрыт ли этот предмет документами.

#Мультипроектность договора

Один договор может обслуживать несколько проектов одновременно: проект живёт на предмете, а не на договоре.

Пример. Договор с поставщиком бетона на 32 000 000 ₽ содержит три предмета: 1 250 куб. м для проекта «Корпус 1», 900 куб. м для проекта «Корпус 2» и 400 куб. м для проекта «Паркинг». Один платёж на 5 000 000 ₽ распределяется по всем трём предметам, и каждая часть попадает в БДДС своего проекта.

Из этого следуют три практических правила:

1. Заводите отдельный предмет на каждый проект. Иначе суммы нельзя будет корректно разнести.
2. Фильтр «Проект» в списке договоров ищет по проектам предметов. Договор без предметов не найдётся ни по какому проекту.
3. Колонки «Проект» в таблице договоров нет — у договора нет своего проекта. Состав проектов виден на вкладке «Предметы».

Если у проекта валюта бюджета отличается от валюты договора, курс вводится в форме платежа или выполнения — в блоке «Курсы валют», по одному полю на каждую пару валют. Один договор может работать с проектами в разных валютах.

#Стоимость договора

«Стоимость договора» — вычисляемое значение, вручную оно не вводится. Это сумма сумм всех предметов договора, взятая по модулю.

Модуль берётся от итога, а не от каждого слагаемого. Это нужно возвратным договорам: их предметы заведены с отрицательными суммами, но в списке и в карточке стоимость показывается положительным числом.

У кредитного договора обычных предметов нет, и стоимость считается иначе — как сумма всех ячеек матрицы «Предметы КД» («Собственные средства» + «Кредитные средства» по всем статьям и объектам).

В карточке договора значение пересчитывается сразу после правки предмета. В списке договоров оно обновляется при перезагрузке списка.

Важно. У списка договоров итоговой строки нет: суммы стоимостей по выборке система нигде не показывает. Итог выводится только на вкладке «Предметы» — в валюте договора.

#Таблица договоров

#Колонки

Значок рядом со стороной показывает, откуда она взята: из контрагентов или из ваших компаний. Если заказчик не указан ни контрагентом, ни компанией, в колонке «Заказчик» выводится компания самого договора со значком «Наша компания». В колонке «Исполнитель» в такой ситуации будет прочерк.

Итоговой строки у таблицы договоров нет. Сортировка работает по колонкам «Номер договора», «Наименование», «Дата» и «Стоимость договора».

#Поиск

Строка «Найти договор...» ищет одновременно по номеру, наименованию, комментарию, названию компании, названию заказчика и названию исполнителя — и среди контрагентов, и среди ваших компаний. Найденный текст подсвечивается в ячейках.

Поиск не работает по типу, статусу и валюте: для них есть фильтры.

Если ничего не нашлось, таблица показывает «Договоры не найдены» и кнопку «Сбросить фильтры». Если договоров нет вообще — «Договоры отсутствуют» и «Создайте Ваш первый договор».

#Фильтры

Нажмите «Фильтры» — над таблицей раскроется панель. Заполните нужные поля и нажмите «Фильтровать»: панель закроется, список перестроится. Кнопка «Сбросить все фильтры» очищает панель, «Отмена» просто закрывает её.

Фильтр «Заказчик» по компании находит и те договоры, где заказчик не указан, а компания договора — выбранная. Фильтр «Исполнитель» так не работает.

Заданные фильтры и поисковый запрос попадают в адрес страницы. Ссылку с настроенным отбором можно скопировать из адресной строки и отправить коллеге.

#Таблица предметов договора

#Как устроена строка

Каждый предмет занимает в таблице две строки: верхняя показывает «БДДС: <статья>», нижняя — «БДР: <статья>». Остальные ячейки объединены по вертикали, значение выводится один раз на две строки. Названия статей — ссылки: «БДДС» ведёт в бюджет БДДС проекта, «БДР» — в бюджет доходов и расходов, сразу на нужную статью.

#Колонки

Колонок «закрытый объём» и «закрытая сумма» в таблице нет. Чтобы понять, сколько по предмету уже закрыто актами, откройте вкладку «Выполнения» договора.

#Итог, сортировка и страницы

Внизу таблицы выводится строка «ИТОГО:» с суммой по колонке «Сумма». Итог считается по всем предметам договора и не зависит от фильтров и поиска: он не меняется, когда вы сужаете список.

Сортировка — по нажатию на заголовок колонки: «№», «Наименование», «Тип», «Объект», «Количество», «Ед. изм.», «Цена за ед.», «Сумма». Можно сортировать по нескольким колонкам подряд и снимать сортировку повторными нажатиями.

#На что обратить внимание

• Номер договора не проверяется на уникальность. Два договора с одинаковым номером завести можно. Различайте их наименованием и датой.
• Дата договора необязательна. Пустая дата выводится прочерком и не мешает работе.
• Дополнительное соглашение — это отдельный договор. Связи «основной договор — допсоглашение» в системе нет; заведите отдельную карточку со своим номером.
• Договор без предметов не участвует ни в одном бюджете и не находится фильтром «Проект».
• Перезакрытие не контролируется. Можно закрыть актами больше объёма, чем указано в предмете, и оплатить предмет полностью несколькими платежами сверх его стоимости. Система такой ввод разрешает и только предупреждает: в форме платежа под строкой распределения появляется сообщение «Введенная сумма превышает стоимость предмета!», когда сумма одной строки распределения больше стоимости предмета.