MACRO

Дополнительные автоматические статусы в канбане

Дополнительные статусы заявок в Канбане способны расширить привычный список стандартных статусов для более детального отслеживания этапов заявок. А автоматические принципы попадания в них заявок сделают работу простой и удобной.

Каждая колонка автоматического статуса относится к своему родительскому статусу и идет после него.

#Виды автоматических колонок

Автоматические колонки — это такие колонки, нахождение заявок в которых может произойти только при соблюдении специальных условий.

Чтобы их активировать необходимо в настройках компании добавить необходимую колонку в опцию Заявки: показывать колонки в канбане:

Существует несколько видов автоматически колонок:

  • Встреча назначена
  • Встреча прошла
  • Платная бронь
  • Взять договор в работу
  • Договор подписан
  • Отправлено на регистрацию
  • Договор зарегистрирован
  • Пропущенные звонки
  • Просроченные задачи
  • Задолженность платежа
  • Ожидание оплаты
  • Неотвеченные сообщения
  • Ожидание подписания

Сейчас рассмотрим каждую подробнее.

#Встреча назначена

Родительский статус: Подбор

Условия попадания заявки: наличие по заявке актуальной задачи с типом Встреча в офисе или Встреча на объекте.

Добавить задачу можно через Ленту событий или путем перемещения заявки в канбане в эту колонку.

#Встреча прошла

Родительский статус: Подбор

Условия попадания заявки: наличие по заявке успешного отчёта о встрече.

Добавить отчет о встрече можно через Ленту событий или путем перемещения заявки в канбане в эту колонку.

#Платная бронь

Родительский статус: Бронь

Условия попадания заявки: наличие платной брони по любому из принятых в компании условию (наличие проведенного платежа, реквизитов договора бронирования).

#Взять договор в работу

Родительский статус: Сделка в работе

Условия попадания заявки: выполнена передача сделки из шага согласования (Шаг 4) в шаг подготовки договора (Шаг 5) на весь отдел, и еще никто из сотрудников, ответственных за Шаг 5 не взял договор в работу:

Колонка отобразится у сотрудников, которые имеют роль не ниже Руководитель, добавлены в настройку в компании Сделки: Сотрудники договорного отдела (ответственные за 5 и 5.1 шаги сделки) и в Договорной отдел компании.

#Договор подписан

Родительский статус: Сделка в работе

Условия попадания заявки: наличие чек-бокса подписания договора покупателем в Шаге Подписание договора:

#Отправлено на регистрацию

Родительский статус: Сделка в работе

Условия попадания заявки: наличие в Шаге 6 сделки заполненное даты сдачи документов на регистрацию:

#Договор зарегистрирован

Родительский статус: Сделка в работе

Условия попадания заявки: наличие в Шаге 6 сделки заполненное даты регистрации сделки:

В помощь работе существуют еще такие колонки, которые идут перед всеми основными колонками:

  • Пропущенные звонки
  • Просроченные задачи
  • Задолженность платежа
  • Ожидание оплаты
  • Неотвеченные сообщения

Также доп. колонка в основной колонке Сделка в работе:

  • Ожидание подписания

Их особенность в том, что заявки технически в них не перемещаются, а лишь дополнительно отображаются, обратив на себя внимание.

#Пропущенные звонки

Условия попадания заявки: по контакту этой заявки есть пропущенный звонок, после которого еще не произошло успешного исходящего или входящего звонка:

Как только по контакту заявки произойдет успешный исходящий или входящий звонок — карточка заявки пропадет из этой колонки.

Немного подробнее о пропущенных звонках. Чтоб квалифицировать звонок как Перезвонили, необходимо в настройках компании настроить опцию «Сценарии присвоения статуса «Перезвонили» пропущенным звонкам». По умолчанию статус «Перезвонили» присваивается пропущенному звонку, если за ним последовал успешный входящий или исходящий звонок. Но в настройке вы можете добавить к этой логике дополнительные сценарии для корректного учета пропущенных звонков в виртуальных колонках канбана и в аналитике:

  • Выставить количество неуспешных исходящих звонков, после которого пропущенному звонку будет присвоен статус «Перезвонили».
  • Включить опцию присвоения пропущенному звонку статус «Перезвонили», если клиенту было отправлено сообщение в мессенджер или по SMS.

#Просроченные задачи

Условия попадания заявки: наличие по заявке задачи с прошедшим сроком:

Как только задача будет актуализирована, либо закрыта — карточка заявки пропадет из этой колонки.

#Задолженность платежа

Условия попадания заявки: наличие по заявке, находящейся в брони или сделке платежа с прошедшей датой:

Как только дата в платеже будет актуализирована, либо платеж перейдет в статус "Проведено" — карточка заявки пропадет из этой колонки.

#Ожидание оплаты

Условия попадания заявки: в эту колонку попадают заявки, которые находятся в статусе Бронь, Сделка в работе, Сделка проведена, и по ним в графике платежей есть хотя бы один платеж со статусом К оплате:

Как только дата в платеже будет актуализирована, либо платеж перейдет в статус "Проведено" — карточка заявки пропадет из этой колонки.

#Неотвеченные сообщения

Условия попадания заявки: заявки в любых статусах, по которым имеется ВХОДЯЩЕЕ сообщение из любого мессенджера И после него нет ИСХОДЯЩЕГО сообщения в любой мессенджер:

Как только по заявке будет отправлено исходящее сообщение — карточка заявки пропадет из этой колонки.

#Ожидание подписания

Условия попадания заявки: попадают сделки в статусе Сделка в работе, у которых указана плановая дата подписания в Шаге Подписание договора, но еще не указана фактическая дата подписания договора покупателем:

Как только дата подписания договора с покупателем будет указана — карточка заявки пропадет из этой колонки.

#Колонки на основе статических аудиторий

В MacroCRM существуют Аудитории — группы заявок, объединенные общими критериями. Подробнее в инструкцииПереход на внешний сайтhttps://docs.macrodigital.ru/docs/103/auditorii. На основе Аудиторий также могут формироваться дополнительные колонки заявок на канбан-доске.

Рассмотрим на примере простого сценария: например, в дополнительной виртуальной колонке «Повторные обращения» можно собрать заявки клиентов, которые обратились повторно и по которым уже запланирован звонок или встреча.

#1. Создайте аудиторию

Виртуальная колонка показывает заявки из заранее выбранной статической аудитории.

  1. Перейдите в раздел Компания → Каталоги → Аудитории.

  2. Нажмите «+».

  3. Укажите понятное название, например «Повторные обращения».

  4. Выберите тип «Статическая».

  5. Сохраните аудиторию.

#2. Настройте автоматическое добавление заявок

Чтобы заявки появлялись в аудитории автоматически, настройте подходящее событие.

Например, можно добавлять заявку в аудиторию при повторном обращении клиента, только если по заявке уже запланирован звонок или встреча.

  1. Откройте Компания → Настраиваемые события → Заявки/объекты.

  2. Нажмите «Добавить событие».

  3. Введите внутреннее название, например «Повторные обращения с активной задачей».

  4. В поле «Событие» выберите «При повторном обращении из внешних источников».

  5. Добавьте условие «Тип активной связанной задачи».

  6. Выберите подходящее правило и типы задач, например:

    • «один из» — «Позвонить», «Встреча в офисе», «Встреча на объекте»;
    • «равен» — если требуется только один определённый тип задачи.

  7. В поле «Действие» выберите «Добавить в аудиторию».

  8. Выберите созданную ранее статическую аудиторию.

  9. Переведите событие в состояние «Активен».

  10. Сохраните настройку:

Учитываются только незакрытые задачи со статусом «Новая» или «В работе». Закрытые задачи и задачи в других статусах не влияют на выполнение условия.

В списке доступны как стандартные, так и созданные вашей компанией типы задач.

#3. Создайте виртуальную колонку

  1. Перейдите в раздел Компания → Каталоги → Подстатусы и виртуальные колонки.

  2. Откройте вкладку «Заявки».

  3. На карточке «Общая» нажмите кнопку с тремя точками.

  4. Выберите «Добавить виртуальную колонку»:

  5. Заполните поля:

    • «Название колонки» — название, которое увидят сотрудники в канбане;
    • «Выбрать источник» — статическая аудитория, из которой нужно показывать заявки.

  6. Нажмите «Добавить»:

Если нужной аудитории нет в списке, проверьте, что она имеет тип «Статическая» и находится в активном состоянии.

#4. Выберите место колонки в канбане

Созданная виртуальная колонка появится в общем списке воронки и будет выделена цветом.

Перетащите её мышью в нужное место — перед основным этапом, после него или между подстатусами. Выбранный порядок автоматически сохранится и будет использоваться в канбане заявок.

В этом же разделе можно изменить порядок подстатусов. Подстатус разрешено перемещать только внутри его основного этапа.

#5. Проверьте результат

Откройте канбан заявок. Виртуальная колонка должна находиться на выбранном месте.

В ней отображаются заявки из связанной аудитории. При этом каждая заявка продолжает находиться на своём основном этапе.

Например, одна и та же заявка может одновременно отображаться:

  • на основном этапе «Подбор»;
  • в виртуальной колонке «Повторные обращения».

Это не две разные заявки, а одна заявка, показанная в двух местах.

#6. Как убрать заявку из виртуальной колонки

  1. Откройте меню заявки с тремя точками именно в виртуальной колонке.
  2. Выберите «Убрать из колонки».

Заявка будет удалена из связанной аудитории и исчезнет из виртуальной колонки. :Её основной этап не изменится.

Если позднее заявка снова выполнит условия настроенного события, она повторно попадёт в аудиторию и снова появится в виртуальной колонке.

#7. Как изменить или удалить виртуальную колонку

Нажмите кнопку с тремя точками в разделе «Подстатусы и виртуальные колонки» на нужной виртуальной колонке.

  • «Редактировать» — позволяет изменить название колонки или выбрать другую аудиторию.
  • «Удалить» — удаляет колонку из канбана.

При удалении виртуальной колонки заявки не удаляются и не меняют свои основные этапы:

#Добавление и изменение подстатусов

В разделе «Подстатусы и виртуальные колонки» также можно управлять подстатусами заявок.

Чтобы добавить подстатус:

  1. Нажмите «+» возле нужного основного этапа.
  2. Введите название.
  3. Нажмите Enter или щёлкните за пределами поля.

Новый подстатус появится в конце выбранного этапа. Подстатусы можно создавать в том числе для этапа «Неразобранное».

Чтобы переименовать или удалить подстатус, откройте его меню с тремя точками. Для изменения порядка перетащите подстатус мышью на нужное место внутри его основного этапа.