Система поиска дублей заявок

Кабинет агента MACRO поможет в работе Вашему отделу продаж, исключив появление по уже имеющимся контактам клиентов дублирующих заявок от агентов и посредников. Для этого есть ряд настроек компании.

При подаче агентом заявки система MACRO проверит, имеется ли заявка от клиента с указанным номером телефона, и откажет агенту, если клиент найден. По умолчанию запрещены любые повторные заявки, кроме заявок по клиентам, имеющим проведённые сделки.

Общий вид ошибки при найденном дубле

Если в Вашем отделе продаж существует активная заявка клиента, то при попытке агента разместить свою заявку он увидит ошибку От этого клиента уже есть заявка

Исключения при поиске повторных заявок

Бывает, что нужно искать дубли заявок, но нужно позволить агентам подавать заявки на другую категорию (например, от клиента есть заявка на квартиру, а агент подаёт на машино-место) или разрешить повторные заявки по одному клиенту от других агентств, если заявка на другой объект.

Для этого существует ряд настроек, названия которых говорят сами за себя:

1. Разрешить подавать заявки по клиентам, у которых есть заявки в указанных статусах — по умолчанию в настройке задан статус «Сделка проведена», но Вы можете дополнить настройку статусами «Нецелевое», «Отказ» или «Отложено», если правилами Вашей компании предусмотрены такие повторные заявки по таким клиентам. Если клиенты, имеющие проведенные сделки, навсегда считаются клиентами Вашего отдела продаж, то исключите статус «Сделка проведена» из этой настройки.

2. Разрешать повторные заявки, если в системе уже есть заявка по данному клиенту — при наличии у клиента проведенной сделки по заявке из кабинета агента будет создана новая заявка независимо от этой настройки.

3. Разрешать повторные заявки по одному клиенту на разные категории недвижимости

4. Разрешить повторные заявки по одному клиенту от других агентств, если заявка на другой объект — по умолчанию система не позволяет разным агентствам работать с одним клиентом, но благодаря этой настройке этот запрет можно снять

5. Возвращать в работу заявку клиента со статусом «Отказ» под агентством недвижимости, с которого пришла новая заявка — отказы клиентов вернутся в работу с тем АН, агент которого подал новую заявку. Ведь именно новый агент уговорил клиента приобрести недвижимость!

Разрешение повторных заявок по клиентам

Если бизнес-процессами Вашей компании агентам разрешены повторные заявки, то включите настройку Разрешать повторные заявки, если в системе уже есть заявка по данному клиенту.

Можно принимать как любые повторные заявки, так сузить сценарий приёма: разрешить повторные заявки, только если в них указан конкретный объект в каталоге, встроенном в кабинет агента.

Таким образом можно реализовать сценарий, при котором агентская заявка будет считаться более приоритетной, ведь агенту удалось убедить клиента, а менеджерам отдела продаж нет. Она будет принята системой, а агент будет учтён при выплате комиссионного вознаграждения.

Пояснение причины отказа агентам

Если Вы хотите, чтобы агенту была разъяснена причина отказа, то включите настройку Искать существующие заявки и пояснять причину отказа, если найден дубль.

Важно! Эта настройка поиска дублей более мощная и отменяет все прочие разрешения, выданные на повторные заявки в настройках кабинета агента.

Поиск дублей будет вестись в зависимости от выбора:

1. По номеру телефона

2. По номеру телефона или ФИО — более жесткий вариант

При отправке заявки система попытается найти контакт по номеру телефона клиента или его ФИО. Если у него будет найдена заявка в любом статусе, то агентская заявка не будет создана, а агент увидит ошибку в кабинете агента:

1. Данный клиент уже закреплён в базе за другим агентством недвижимости — если у найденного клиента имеется заявка, закреплённая за агентством, отличным от того, в котором состоит агент, отправляющий заявку.

1. Данный клиент уже заведён за вашим агентством недвижимости — если у найденного клиента имеется заявка, закреплённая другим агентом того же агентства, в котором состоит агент, отправляющий заявку.

1. Данный клиент уже заведён за отделом продаж застройщика — если у найденного клиента в системе имеется заявка, не закреплённая за каким-либо агентством.

Запрет подачи заявок по клиентам с проведенной сделкой

Если в Вашей компании клиент, хотя бы раз купивший объект недвижимости, навсегда считается клиентом отдела продаж, то исключите статус «Сделка проведена» из настройки Разрешить подавать заявки по клиентам, у которых есть заявки в указанных статусах и повторные заявки по таким клиентам будут запрещены.

Уведомление менеджеров активной заявки клиента о попытке подачи агентской заявки

MACRO предупредит (письмом и уведомлением внутри системы) менеджера активной клиентской заявки о каждой попытке подачи агентской заявки по его клиенту.

Менеджер активной заявки вычисляется, исходя из её статуса и даты создания:

1. Статусы идут по важности в следующем порядке: Сделка в работе — Подбор — Отложено — Проверка — Бронь — Сделка проведена.

2. Если заявки находятся в одном статусе, то приоритетней будет заявка менеджера, созданная ближе к сегодняшнему дню.

Если в настройке Разрешить подавать заявки по клиентам, у которых есть заявки в указанных статусах включен статус «Сделка проведена», то уведомление придёт менеджеру сделки (а если есть ещё одна активная заявка помимо проведенной сделки, то менеджеру активной заявки).

Если у клиента ещё нет заявок, то уведомление будет направлено менеджеру контакта клиента.

Если у клиента нет менеджера (например, клиента подал самостоятельно в MacroCatalog, а там настроен приём в «Неразобранное») и у заявки нет ещё менеджера, то уведомление придёт всем сотрудникам, указанным в настройке кабинета агента Уведомлять о появлении заявки сотрудников. Если и в ней никто не указан, то уведомления не будет никому.

Система также запишет в лог контакта, что агент пытался оставить по нему заявку.