Согласование финансовых операций используется, чтобы перед оплатой проверить и одобрить платёж: например, оплату подрядчику по договору генподряда, аванс поставщику материалов, перечисление по счёту или закрывающий платёж по выполненным работам.

Система помогает зафиксировать, кто должен согласовать платёж, в какой очередности проходит согласование и на каком этапе находится операция. В результате компания контролирует движение денежных средств до фактической оплаты.

#Расположение

Основные места работы с согласованием:

Финансы → Листинг финансовых операций — общий список операций.
Финансы → карточка выбранной финансовой операции — согласование внутри конкретной операции.
Согласование финансовых операций — страница пользователя для операций, ожидающих его решения.

#Доступ

Функционал доступен пользователям, которые участвуют в финансовом процессе компании:

сотрудникам, назначенным согласователями финансовых операций в настройках финансов;
пользователям с правом согласования по типу финансовой операции;
пользователям, указанным в проекте как согласователи финансов;

#Настройка согласователей

Согласователи могут задаваться в нескольких местах. От этого зависит, кто будет подтягиваться в операцию.

#Сценарии согласования по счетам

Перейдите в Финансы → Настройки финансов.

Нажмите Добавить сценарий согласования для ФО. Откроется форма настройки маршрута согласования.

Заполните поля:

Счета — выберите счета списания, для которых будет работать сценарий. Например, расчётный счёт юрлица, с которого оплачиваются подрядчики.
Добавить этап — нажмите, чтобы создать этап согласования.
Наименование — укажите название этапа, например «Проверка ПТО» или «Финансовый директор».
Согласователи финансовых операций — выберите сотрудников, которые должны согласовать операцию. Руководитель инициатора ФО — используйте, если платёж должен согласовывать руководитель сотрудника, создавшего операцию.
Любой — включите, если на этапе достаточно согласования одного участника из группы.
Лимит, ч — укажите срок согласования этапа в часах.

Нажмите Сохранить. Система сохранит сценарий, и он начнёт применяться к операциям с выбранными счетами.

#Согласователи проекта

Если сценарий по счёту не найден, система проверяет настройки проекта. В проекте могут быть назначены пользователи, которые согласовывают финансовые операции по этому проекту.

В параметрах проекта можно настроить согласование финансовых операций с привязкой к типу операции. Для этого выполните следующие действия:

Нажмите Добавить сценарий согласования для ФО.
В поле «Тип операции» укажите нужные типы, для которых должна применяться цепочка согласования. Если типы не выбраны, указанные согласователи будут использоваться для всех типов финансовых операций.
Нажмите Добавить этап, чтобы создать этап согласования.
В поле «Согласователи финансовых операций» выберите нужных участников согласования.
Включите опцию «Любой», если для перехода на следующий этап достаточно согласования хотя бы одним участником из списка.
Нажмите Сохранить, чтобы применить изменения.

Лишний этап согласования можно удалить, нажав на кнопку «-», а весь сценарий согласования — нажав на значок корзины.

Например, для строительного проекта «ЖК Северный» можно назначить руководителя проекта, главного инженера и финансового контролёра. Тогда операции, связанные с этим проектом, будут направляться им на согласование, если сценарий по счёту не сработал.

#Права по типам операций

Отдельно учитываются права пользователей на согласование конкретных типов финансовых операций. Например, один сотрудник может согласовывать платежи подрядчикам, а другой — только административные расходы.

Для этого в настройках типа финансовой операции, в блоке «Доступ», добавьте пользователя и установите флажок «Согласовывать».

Если согласователи не определились по счёту или по проекту, любой пользователь, у которого установлен этот флажок, сможет согласовать финансовую операцию данного типа.

#Как система выбирает согласователей

При переводе операции в статус К оплате система подбирает согласователей в такой очередности:

Проверяет счёт списания в финансовой операции.
Ищет сценарий согласования, настроенный для этого счёта.
Если сценарий найден, подтягивает согласователей из него.
Если сценарий по счёту не найден, проверяет проект операции.
В проекте подбирает согласователей с учётом типа операции.
Если настроен маршрут по этапам, согласование идёт последовательно: сначала первый этап, затем следующий.

Внутри одного этапа согласование может быть параллельным: несколько сотрудников видят операцию одновременно. Если включён вариант Любой, достаточно решения одного участника этапа.

Если на момент запуска согласования на этапе сотрудник находится в отпуске, система автоматически подставляет вместо него сотрудника, указанного в качестве заместителя.

Если заместитель не найден, пользователь исключается из списка согласования, а в чате финансовой операции создаётся соответствующая запись.

Важно! Сценарий по счёту имеет приоритет. Если он найден, проектный сценарий для этой операции уже не используется как основной источник согласователей.

#Когда запускается согласование

Согласование запускается, когда финансовая операция получает статус К оплате.

После этого система:

формирует маршрут согласования;
определяет первый активный этап;
фиксирует дату начала согласования этапа;
показывает операцию пользователям, которые должны её согласовать;
учитывает срок этапа, если в настройке указан Лимит, ч.

Например, менеджер создаёт оплату подрядчику за выполненные работы по КС-2. После перевода операции в статус К оплате система определяет, кто должен проверить платёж: руководитель проекта, ПТО, финансовый директор или другой согласователь.

#Когда согласование останавливается

Согласование завершается, когда все обязательные согласователи прошли свои этапы.

Операция считается согласованной, если в маршруте не осталось пользователей, от которых ожидается решение. После этого система фиксирует факт согласования операции.

Согласование может измениться или быть сброшено, если:

пользователь снял своё согласование;
согласование снято массовым действием;
операция была изменена по правилам, при которых требуется повторное согласование;
согласователь удалён из маршрута;
операция разделена на несколько операций, и настройка сохранения согласователей выключена.

#Согласование операции внутри карточки

Откройте Финансы → Листинг финансовых операций.

Найдите нужную операцию и откройте её карточку. На странице операции проверьте сумму, счёт списания, контрагента, проект, срок оплаты, комментарий и вложенные документы.

Нажмите Согласовать. Система зафиксирует Ваше согласование. Если Вы были последним обязательным согласователем этапа, операция перейдёт к следующему этапу или станет полностью согласованной.

Если нужно отменить своё решение, используйте действие снятия согласования. После этого операция снова будет считаться ожидающей согласования по Вашему участию.

#Согласование операции через листинг финансовых операций

Перейдите в Финансы → Листинг финансовых операций.

Используйте фильтры:

Опции → Платёж согласован — покажет операции, которые уже согласованы.
Опции → Платёж не согласован — покажет операции без завершённого согласования.
Опции → Просрочено согласование — покажет операции, где срок этапа согласования нарушен.
Требуется согласование — покажет операции, где выбранному пользователю нужно принять решение.

Выберите одну или несколько операций в таблице.

Нажмите Согласовать. Система обработает выбранные операции и согласует те из них, по которым у Вас есть право или Вы являетесь текущим согласователем.

Также в листинге доступны действия Снять согласование, К оплате, Отложить, Добавить в реестр платежей, Исключить из реестра платежей и другие массовые операции.

#Согласование операции через страницу согласования

Перейдите на страницу Согласование операций.

Система откроет рабочую страницу согласования и загрузит операции, которые ожидают Вашего решения.

По умолчанию страница скрывает уже согласованные операции. В список попадают только операции:

в статусе К оплате;
доступные Вам по компании и правам;
не относящиеся к бюджетным строкам;
где Вы можете согласовать тип операции или указаны в маршруте согласования;
не закрытые приватностью связанных документов.

На странице доступны фильтры:

К оплате — отбор операций по признаку ожидания оплаты;
Сумма — поиск операций по диапазону суммы;
Тип операции — отбор по назначению платежа;
Получатель/контрагент — поиск по стороне, которой перечисляются деньги;
Счёт списания — отбор по счёту, с которого планируется оплата;
Фактический отправитель — отбор по организации или лицу, от имени которого проводится платёж;
Объект — выбор строительного объекта;
Проект — выбор проекта;
Стройконтракты/Заказы — отбор операций, связанных с договором или заказом;
Комментарий — поиск по текстовому описанию операции.

В таблице отображаются действия по операции, сумма, срок оплаты, объект, проект, ГПР, тип и подтип операции, связи с документами, комментарий и файлы.

Нажмите Согласовать в строке операции. Кнопка доступна, если операция находится в статусе К оплате, ещё не согласована и ожидает Вашего решения.

Для массового согласования выберите несколько операций и нажмите Согласовать. Система применит действие ко всем выбранным операциям, где у Вас есть право согласования.

#Учёт настройки при разбиении платежа

Если платёж разделяется на несколько операций, на согласование влияет настройка:

«Финансы: Не изменять согласователей и их статусы при разбиении фин. операции»

Она находится здесь: Настройки компании → Финансы.

Если настройка включена, при разбиении операции система сохраняет в новых операциях:

назначенных согласователей;
этапы согласования;
статусы согласования;
информацию о том, кто уже согласовал операцию.

Например, платёж подрядчику на 10 млн ₽ уже согласовали руководитель проекта и финансовый директор. Затем платёж разделили на две операции: 6 млн ₽ и 4 млн ₽. Если настройка включена, обе новые операции сохранят этих согласователей и уже пройденное согласование.

Если настройка выключена, система заново подберёт согласователей по обычному порядку: сначала по счёту списания, затем по проекту и типу операции.