Максимальные сроки бронирования и продление броней

Для эффективного управления сроками бронирования используются настройки компании, которые упрощают работу с подстатусами брони для менеджеров и предотвращают несанкционированные продления сроков броней:

⚙️ Максимально допустимое количество суток, в течение которых жилые объекты могут находиться в брони

По умолчанию для бронирования объектов используется один основной статус, который так и называется — Бронь.

Дополнительно можно создать подстатусы броней для более четкого понимания условий бронирования. Рассматриваемая настройка позволяет ограничить срок, на который менеджер сможет перевести свою заявку в статус Бронь или в его подстатусы, проще говоря — ограничить максимальный срок бронирования для менеджеров.

За ограничение максимального срока для основного статуса отвечает пункт в настройке По умолчанию, а если в компании добавлены подстатусы Брони, то каждый из них будет выведен отдельным пунктом с возможностью указать индивидуальные сроки согласно внутренним регламентам компании по условиям бронирования.

В нашем примере обычную Бронь можно поставить на 3 суток. Если Партнерская бронь (например, агенство через АН), то на 4 суток. Если Платная бронь — на 4 суток. Разумеется, названия подстатусов и сроки примерные, вы можете добавлять, называть и настраивать их на свое усмотрение.

⚙️ За сколько суток до окончания брони присылать уведомление менеджеру заявки?

В настройке определяется количество дней, за которые приходит уведомление менеджеру перед снятием брони.

⚙️ Запретить менеджерам продлять бронь

С этой настройкой все очень просто:

• Если она выключена (по умолчанию), то сотрудники с ролями Менеджер отдела продаж и Ведущий специалист смогут продлять свои брони в любой момент на любой срок, а сотрудники с ролями Руководитель и Администратор смогут продлять на любой срок в том числе брони других сотрудников;

• Если включена — продлять брони на неограниченный срок смогут только Администраторы и ответственные, добавленные в настройку Сотрудники, которым разрешено ставить и продлять бронь на неограниченный срок, о ней расскажем ниже.

⚙️ Сотрудники, которым разрешено ставить и продлять бронь на неограниченный срок

Эту настройку обычно используют, если включено ограничение на продление броней для менеджеров (предыдущая настройка) и/или настроены максимальные сроки бронирования. Если никаких ограничений нет, то настройка неактуальна, т.к. любой сотрудник может самостоятельно поставить или продлить свою бронь на нужный срок.

⚙️ Блокировать объект от повторного бронирования тем же клиентом в течении х дней после снятия брони

Попытка повторно поставить Бронь на объект на этого же клиента в течение заданного количества дней будет запрещена.

Ограничение не распространяется на сотрудников с ролью Администратор, а также на пользователей, добавленных в настройку Сотрудники, которым разрешено ставить и продлять бронь на неограниченный срок.

⚙️ Ставить автозадачу по актуализации брони

Настройка позволяет выбрать сотрудника и срок до окончания Брони, за который система должна поставить задачу выбранному сотруднику по актуализации Брони.

⚙️ Отправлять клиенту уведомление при приближении срока снятия брони

Настройка позволяет выбрать шаблон письма, канал связи и за сколько дней до окончания бронирования письмо должно уйти клиенту и уведомить его о сроках приближения снятия Брони.

Как работает постановка брони при наличии максимальных сроков бронирования

• В настройке По умолчанию указан срок 5 суток. Сегодня 25 января. Менеджер сможет поставить бронь в основной статус не далее, чем на 30 января от даты постановки (сегодня), т.к. максимальный срок бронирования ограничен пятью сутками. Он вполне может поставить бронь до 27 или 28 января, но если попытается указать, скажем, 31 января, то увидит ошибку с ограничением: Максимальный срок брони: 3 дней.

• Постановка Брони сразу в подстатус также вызовет проверку ограничений. Например, менеджер хочет поставить бронь сразу в подстатус Платная бронь. Максимальный срок бронирования для этого подстатуса - 4 суток, значит менеджер сможет поставить бронь в этот подстатус не далее, чем на 29 января от даты постановки (сегодня). Опять же, система не ограничит менеджера, если он поставит Бронь на меньший срок, но если укажет, скажем, 30 января, то увидит ошибку с ограничением для данного подстатуса: Максимальный срок брони: 4 дня.

Как работает продление броней при наличии максимальных сроков бронирования

• Если настройками компании менеджерам запрещено продлять Бронь, то при попытке продления срока Брони будет проверяться максимальный срок бронирования для текущего статуса или подстатуса Брони, и разрешено продление в рамках этого срока от даты постановки брони.

• Если менеджер попытается продлить Бронь на срок больший, чем это доступно с учетом максимального срока бронирования и даты постановки брони, то Бронь не будет продлена, сотрудник увидит соответствующую ошибку. При этом за Администраторами, а также пользователями, добавленными в настройку Сотрудники, которым разрешено ставить и продлять бронь на неограниченный срок сохраняется это право.

Как работает изменение подстатусов в брони при наличии максимальных сроков бронирования

• При изменении Подстатуса брони дата Брони будет автоматически изменена на максимальный срок бронирования для этого подстатуса от даты постановки Брони.

• Если с учетом максимального срока бронирования и даты постановки Брони выходит, что Бронь в новом подстатусе должна встать на прошедшую дату — подстатус изменить не получится, вы увидите ошибку: Невозможно изменить подстатус на «Название подстатуса» , т.к. с даты постановки брони прошло больше дней, чем разрешенный для этого подстатуса максимальный срок бронирования.