К работам в графике производства работ (ГПР) можно прикреплять файлы и ссылки на внешние ресурсы. Это позволяет хранить относящиеся к работе материалы непосредственно в её строке графика.

В главном меню откройте модуль «Проекты», выберите нужный проект и перейдите в его график производства работ.

Прикрепление файлов и ссылок не заменяет заполнение перечня исполнительной документации в колонке «ИД». Порядок работы с ней описан в инструкции «Добавить исполнительную документацию»Переход на внешний сайтhttps://yt.macrodigital.ru/articles/DOCS-A-411.

#Права доступа

Если в параметрах проекта назначены «Ответственные за ведение ГПР», прикреплять, переименовывать и удалять файлы и ссылки могут только сотрудники из этого списка. Если ответственные не назначены, возможность изменения определяется правами сотрудника на редактирование в модуле «Проекты».

Просмотр прикреплённых материалов доступен пользователям, которым предоставлен доступ к соответствующему проекту и ГПР. Право просмотра само по себе не предоставляет права добавлять, переименовывать или удалять материалы.

Порядок назначения ответственных и настройки доступа описан в инструкции «Параметры проекта»Переход на внешний сайтhttps://yt.macrodigital.ru/articles/DOCS-A-367.

#Прикрепление файлов

Для прикрепления файлов или ссылок нажмите знак + напротив нужной работы в колонке со значком скрепки. Если материалы уже прикреплены, вместо знака + отображается их количество — нажмите на него.

В открывшемся окне «Файлы» нажмите Загрузить файл и выберите файл на компьютере или перетащите его в окно загрузки. Можно выбрать несколько файлов.

Допустимые форматы: doc, docx, odt, pdf, jpg, jpeg, zip, xls, xlsx. Максимальный размер одного файла — 50 МБ.

После загрузки файл появится в таблице, в колонке «Название файла». Отдельно нажимать кнопку сохранения не требуется.

Убедитесь, что все выбранные файлы появились в списке. Чтобы проверить содержимое, нажмите значок в колонке «Файл».

#Если файл превышает лимит или не загружается

Если размер файла превышает 50 МБ, уменьшите его размер или разделите материал на несколько файлов, каждый из которых укладывается в ограничение. Также можно разместить материал во внешнем хранилище и прикрепить ссылку на него.

Если загрузка не удалась:

Ознакомьтесь с сообщением об ошибке.
Проверьте формат и размер файла.
Проверьте список вложений: при загрузке нескольких файлов убедитесь, какие из них уже появились.
Повторно загрузите только отсутствующие файлы, чтобы не создавать дубликаты.

Если ошибка сохраняется, обратитесь к администратору и передайте текст сообщения.

#Прикрепление ссылки

В окне «Файлы» нажмите Ссылка.

В открывшемся окне укажите понятное название в поле «Наименование» и вставьте полный адрес ресурса в поле «Ссылка», например https://…. Затем нажмите Добавить.

Если наименование не заполнено, в качестве названия используется адрес ссылки.

После добавления ссылка появится в таблице, в колонке «Название файла».

#Проверка ссылки

Нажмите значок в колонке «Файл» и убедитесь, что:

открывается нужный документ или ресурс;
материал относится к выбранной работе;
сотрудникам, которым он необходим, предоставлен доступ во внешнем сервисе.

Добавление ссылки в ГПР не предоставляет доступ к материалу во внешнем хранилище. Если ресурс требует авторизации или разрешения на просмотр, настройте доступ в самом сервисе.

Если ссылка не открывается, проверьте адрес и доступность материала. При ошибке в адресе удалите неверную ссылку и добавьте правильную.

#Переименование файлов и ссылок

Чтобы изменить название файла или ссылки:

Откройте окно «Файлы» у нужной работы.
Нажмите на поле с названием в колонке «Название файла».
Введите новое название.
Нажмите вне поля — изменение сохраняется автоматически.

Название не должно быть пустым.

Переименование изменяет только название в списке. Содержимое файла и адрес ссылки остаются прежними. Для изменения адреса удалите ссылку и добавьте её заново.

#Удаление файлов и ссылок

Чтобы удалить файл или ссылку, нажмите значок корзины в соответствующей строке и подтвердите действие в появившемся окне.

После подтверждения материал исчезнет из списка, а количество вложений у работы уменьшится. Отдельно сохранять удаление не требуется.

Удаление ссылки из ГПР не удаляет сам документ или ресурс во внешнем сервисе.

Если система сообщает о недостаточных правах, обратитесь к ответственному за ведение ГПР или администратору для проверки доступа.

#Дубликаты и замена материалов

Повторное добавление файла или ссылки не заменяет ранее прикреплённый материал автоматически. В списке могут появиться отдельные записи с одинаковыми названиями.

Перед повторной загрузкой проверьте существующие вложения. Чтобы удалить дубликат, сначала откройте материалы и убедитесь, какую запись нужно оставить.

Для замены устаревшего материала:

Прикрепите новый файл или правильную ссылку.
Откройте добавленный материал и проверьте его содержимое или адрес.
Удалите устаревшую запись.

При необходимости используйте в названии дату или обозначение версии, чтобы различать материалы.

#Количество прикреплённых материалов

Если к работе прикреплены файлы или ссылки, в колонке со значком скрепки отображается их общее количество.

Счётчик показывает количество вложений, но не подтверждает их актуальность, правильность содержания или доступность внешних ссылок. Проверяйте материалы перед использованием.