Настройки типов документов
Доступно для сотрудников с ролью "Администратор".
Расположение
Настройки типов документов находятся в модуле "Документы" - "Настройки".
Листинг типов документов
В листинге документы можно отсортировать по:
Наименованию типа документа
Сотруднику. Отобразятся все типы, в которых задействован выбранный сотрудник
Группе сотрудника. (Поле становится активным после выбора сотрудника). Можно выбрать группу, в которой выставлен данный сотрудник, например: Итоговый согласователь условий документа, Наблюдатель и т.п.
Модулю (Проект, Предмет договора, График платежей и т.п.)
Архивный тип. При включении данной настройки отображаются только типы, добавленные в архив
Для сброса выбранных фильтров нажмите "Очистить фильтры".
*Для смены порядка типов документов в листинге нажмите на "шесть точек" и перетащите тип в нужное место.
**Для отправки типа в архив включите тумблер "В архиве".
Для редактирования типа нажмите на его название, отредактируйте карточку типа и нажмите сохранить.
Создание нового типа и его настройки
Для создания нового типа нажмите "+"
Пропишите название типа документа и подключите необходимые модули.
*Название должно отражать суть, именно оно будет отражено в листинге.
Модули
Проект - для документов данного типа будет необходима привязка к проекту и группе работ
Предмет договора - для документов данного типа будет необходимо заполнять предмет договора.
Объект - дает возможность привязать документ к объекту /нескольким объектам
Доп. соглашения - включает возможность создавать доп. соглашения к документам.
График платежей - включает график платежей в документе и взаимосвязь с модулем Финансы
Проектное финансирование - включается для передачи документов в MacroBank
Сделка - дает возможность привязать к сделке с недвижимостью дополнительные договора и соглашения с целью ведения расчетов между участниками сделки и третьими лицами, либо просто фиксации факта этих соглашений. (Используется только в CRM)
Третья сторона - возможность фиксации третьей стороны в договоре. Наименование третьей стороны можно прописать только при включенной настройке. (Используется только в CRM)
Согласование условий Документа
В системе реализована возможность выстраивания гибкого списка согласователей Документа и Акта.
Нажмите кнопку "Добавить сценарий согласования для проекта"
Выберите проект/проекты, по которым нужно настроить свой список согласователей в рамках выбранного типа документа.
Может быть несколько вариантов условий согласования в зависимости от проекта
Если поле "Проект" остается пустым, то согласователи будут распространяться на все существующие проекты.
В таблице настройки процесса согласования вам доступны следующие опции:
В колонке "Наименование" вы можете задать собственное название каждой группе согласователей, которое будет выводится в создаваемом документе с данным типом. По умолчанию система формирует название добавляя к слову "Группа" ее порядковый номер. Допускается как использование одной группы согласования, так и нескольких, для того, чтобы формировать последовательное согласование документа каждой группой.
В колонке "Согласователи документа" необходимо выбрать из списка сотруднков, которые будут согласовывать его в рамках конкретной группы. Из группы в группу система допускает повторения одних и тех же пользователей.
В колонке "Любой" для каждой группы согласователей можно выборочно включить опцию, которая позволит завершать шаг согласования в группе, если хотя бы один из пользователей произвел согласование.
В колонке "Лимит,ч" возможно задать лимит согласования группой в часах. При старте согласования в группе система запустит таймер, что позволит потом оценить сколько времени ушло на согласование и вышли ли пользователи за пределы установленного срока.
В последней колонке знак "-" позволяет удалить конкретную группу согласователей.
Кнопка "Добавить в группу" позволяет создавать неограниченное количество групп согласования.
Кнопка "Корзинки" позволяет полностью удалить сформированный блок с согласователями.
Добавить сценарий действия при запуске согласования в группе.
Данная опция позволяет задать при старте согласования в какой-либо группе следующие действия:
Отправить уведомление
Создать задачу
Нажмите на кнопку "Добавить сценарий действия при запуске согласования в группе" после чего у вас появятся дополнительные поля "Группа", "Действие" а также кнопка в виде "корзины" для удаления заданного сценария.
В поле "Группа" необходимо выбрать ту группу, для которой необходимо задать действие.
Далее выберите необходимое действие из списка.
Если выбрано действие "Отправить уведомление", то появятся два дополнительных поля:
"Уведомить указанных сотрудников" для выбора списка пользователей, которым необходимо направить уведомление
"Текст уведомления" поле для ввода текста, который будет разослан списку сотрудников из поля "Уведомить указанных сотрудников".
Дополнительно уведомление будет в себе содержать наименование документа с его id (уникальный номер документа в системе), исполнитель и заказчик по договору.
Если выбрано действие "Создать задачу", то появятся следующие поля:
"Заголовок" - поле для ввода заголовка, который будет использоваться в задаче.
"Описание" - информация, которая будет дополнительно выведена в блок "Описание" в задаче.
"Исполнитель" - сотрудник, на которого будет назначена задача.
"Инициатор" - если он не задан, то им будет "Система", в противном случае постановщиком будет пользователь из данного поля.
Дополнительно в блоке "Описание" в задаче будет также выведена информация с наименованием документа и его id,которые будут ссылками на документ, а также исполнитель и заказчик по документу.
Также ниже кнопки "Добавить сценарий согласования для проекта" находится блок общих действий где расположены следующие настройки:
Итоговый согласователь - пользователь, который будет согласовывать документ в последнюю очередь и заменить его в самом документе или удалить будет невозможно.
Шаблон для листа согласования - выбираем в списке один из внесенных в систему шаблонов, по которому в дальнейшем будет формироваться и скачиваться лист согласования внутри документа.
Шаблон для генератора документов - позволяет ограничить предлагаемые в самом документе шаблоны, исходя из тех что выбраны в данной настройке.
Действия после итогового согласования:
10. Уведомить указанных сотрудников. Можно выставить нескольких сотрудников
11. Текст уведомления - в данном окне введите текст уведомления для указанных выше сотрудников.
12. Автоматически создать задачу с заголовком. После согласования автоматически создастся задача с текстом, указанным в данном поле
13. Исполнитель задачи - сотрудник, получающий автозадачу, после итогового согласования документа. Можно выставить только одного сотрудника.
14. Согласовывать весь пакет документов - При включении данной опции все дополнительные документы с видом "Самостоятельный документ" будут согласованы автоматически после согласования основного документа. Используется только в CRM.
Согласование актов выполненных работ
Имеется возможность выстроить гибкой список согласователей Акта (так же как в Документе).
Нажмите кнопку "Добавить сценарий согласования для проекта"
Выберите проект/проекты, по которым нужно настроить свой список согласователей акта в рамках выбранного типа документа.
Может быть несколько вариантов условий согласования в зависимости от проекта
Если поле "Проект" остается пустым, то согласователи будут распространяться на все существующие проекты.
Проект/Проекты для которых настроен данный сценарий согласования актов
Согласователей можно выставить по группам, либо добавить всех в одну. Количество групп и сотрудников в группе не ограничено. Также в самой колонке "Группа" возможно задать собственное наименование группы, которое будет использовано в акте.
"Добавить в группу" - инструмент создания новой группы согласователей
"Любой" - при включенной настройке достаточно согласования одного из указанных сотрудников. Если настройка выключена, то необходимо согласование всех, указанных в данной группе, сотрудников
Лимит времени выставляется в часах. Для разных групп можно выставить разное время на согласование документа. Праздничные и выходные дни не учитываются.
Для удаления всего условия, нажмите на значок "Корзинка"
Для удаления группы согласователей нажмите "-"
Итогового согласователя у Актов нет. (Если необходим итоговый согласователь, то выставляем его одного в последнюю группу)
Лист согласования Акта может быть выбран только один. (но один лист согласования акта может быть использован в нескольких типах документов)
Добавить сценарий действия при запуске согласования в группе.
Как и для сценариев согласования самого документа, так и для акта может быть сформирован список действий, который будет выполняться при старте согласования в конкретной группе.
Для этого нажмите на кнопку "Добавить сценарий действия при запуске согласования в группе".
После чего появятся дополнительные поля "Группа", "Действие" а также кнопка в виде "корзины" для удаления заданного сценария.
В поле "Группа" выберите одну из доступных групп.
Далее в поле "Действие" выберите одно из действий:
Отправить уведомление
Создать задачу
Если выбрано действие "Отправить уведомление", то появятся два дополнительных поля:
"Уведомить указанных сотрудников" для выбора списка пользователей, которым необходимо направить уведомление
"Текст уведомлениея" поле для ввода текста, который будет разослан списку сотрудников из поля "Уведомить указанных сотрудников".
Дополнительно уведомление, кроме текста из поля "Текст уведомления", будет в себе содержать номер и дату акта с указанием в скобках его id (уникальный номер документа в системе), исполнитель и заказчик по договору, группа работ, а также информация по общему количеству предписания и дефектовок и количеству устраненных предписаний и дефектовок по работе.
Если выбрано действие "Создать задачу", то появятся следующие поля:
"Заголовок" - поле для ввода заголовка, который будет использоваться в задаче.
"Описание" - информация, которая будет дополнительно выведена в блок "Описание" в задаче.
"Исполнитель" - сотрудник, на которого будет назначена задача.
"Инициатор" - если он не задан, то им будет "Система", в противном случае постановщиком будет пользователь из данного поля.
Дополнительно блок "Описание" в задаче будет в себе содержать номер и дату акта с указанием в скобках его id (уникальный номер документа в системе), исполнитель и заказчик по договору, группа работ, а также информация по общему количеству предписания и дефектовок и количеству устраненных предписаний и дефектовок по работе.
Доступы
Данный блок дает права на просмотр документов данного типа.
Компании - выбор связанных компаний из вашей учетной записи для просмотра документов данного типа. Количество не ограничено
Наблюдатели - точечно выставляются наблюдатели данного типа документа. Количество сотрудников не ограничено
Отделы - доступ по отделам
Операторы - сотрудники, которым будет дан доступ на создание договоров данного типа и Актов к ним. Количество не ограничено
Электронный документооборот
В данном поле выбирается сотрудник, ответственный за отправку документов в ЭДО. Может быть несколько сотрудников
Прочее
Статусы - дополнительные статусы документа. (Инструкция по созданию дополнительных статусов документа)
Обязательные документы - Документы, обязательные для заключения договора, например: ИНН, Устав, Выписка из ЕГРЮЛ и т.п. (Инструкция "Обязательные документы к договору")
Требования к договору - перечень обязательных требований к договору (Инструкция "Требования к договору")
Требовать привязки пунктов предмета к ГПР - при включенной настройке предмет договора обязательно должен быть привязан к ГПР, иначе договор будет невозможно отправить на согласование.
Запретить удалять сотрудников из списка согласователей документа и актов выполненных работ - при включенной настройке согласователей может удалять только Администратор системы.
Требовать в договорах прикрепления ФО к актам - финансовые операции в графике платежей обязательно должны быть прикреплены к актам
Разрешить указывать серию документа - Используется только в CRM. При включении данной настройке в параметрах документа данного типа появляется поле для указания серии документа.
Разрешить указывать срок действия документа - Используется только в CRM. При включении данной настройки появляется поле "Срок действия, мес.", оно становится активно после введения даты договора (начала действия). В данном поле указывается срок действия договора в месяцах и дата окончания договора высчитывается автоматически
Третья сторона - Используется только в CRM. В поле рядом с настройкой указывается название третьей стороны.
Строгий режим создания ГУ вручную- включенная настройка дает возможность можно массово создавать оплату ГУ одной фин.операцией, кнопка "Добавить оплату ГУ" становится доступной только тогда, когда предмет договора закрыт полностью Актами и все Акты согласованы.
Строгий режим контрактования сметы - При включении данной настройки:
1. Нельзя отправить договор на согласование, если есть позиции, по которым идет превышение по количеству и/или по стоимости; 2. Нельзя добавить в предмет договора позиции не из сметы (блокирует ручное добавление позиций); 3. Нельзя загрузить предмет договора по шаблону.
Сохранение настроек
По завершению настройки типа документа нажмите "Сохранить"
Вы можете:
Сменить тип у созданных документов
Отправить данный тип в архив.
Last updated
