Параметры договора, Вложения, Итоговые документы.
Last updated
Last updated
Договор состоит из блоков, в каждом из которых сгруппированы данные по определенной тематике.
Параметры договора содержат основные сведения о документе.
Настройка параметров производится через инструмент редактирования в виде "карандаша", расположенного в правом верхнем углу блока Параметры. Этот же инструмент позволяет заполнить параметры с 0 в только что созданном документе. Нажмите его, чтобы перейти в режим редактирования.
У вас откроется следующее окно с параметрами документа.
Дополнительный статус документа может быть выбран из выпадающего списка, который определяется в настройках типа документа.
Наименование - в поле указывается название документа, отражающее его суть.
Организация - выбираете из списка компанию заказчика по договору. В список попадают контакты с типом "юридическое лицо" а также ролью "Заказчик".
Контрагент - поле в котором указывается контакт, являющийся исполнителем по договору.
Третья сторона - поле в котором можно указать контакт, являющейся третьей стороной по договору. Поле доступно только в случае если в настройках типа документа включена опция "Третья сторона". Также наименование данного поле может быть изменено в настройках типа документа.
Связанный документ - поле в котором можно указывать ID номера связанных документов, по какому либо критерию. Допускается связь многие ко многим. Т.е. в поле можно указать несколько связанных документов, а также один и тот же документ может быть связан с несколькими документами.
Объект - поле в котором можно указать объект из модуля "Недвижимость" к которому относится договор. Поле доступно только если в настройках типа документа включен модуль "Объект".
Проект - поле в котором можно зафиксировать "Проект" из модуля "Проекты" к которому относится договор. Доступно при включенной привязке к проектам в настройках типов документов.
Группа работ проекта - селектор в котором можно выбрать группу работ или работу из указанного в п.7 Проекта. В дальнейшем данный документ учтется в Экономике проекта из п.7 именно на этой работе.
Тендер - поле в котором можно зафиксировать тендер по которому был сформирован данный документ.
Номер - поле в котором можно зафиксировать номер договора если он известен. Номер также может быть сгенерирован автоматически, если в настройках компании включена настройка "Документы: Использовать автонумерацию договоров" и в ней указан данный тип документа. Подробнее в инструкции.
Город - поле в котором возможно указать город заключения договора.
Дата документа - поле в котором можно указать дату от которой был заключен документ.
Окончание действия - поле в котором можно указать дату окончания действия договора.
Согласовать до - в поле можно указать дату до какого числа необходимо чтобы документ был согласован. При этом у документа появится бейдж "Согласовать до" в котором будет прописана дата до какого числа должно пройти согласование, а также просрочка согласования будет отсчитываться в случае если согласователи не согласовали документ до указанной даты.
Сумма - поле в котором можно зафиксировать сумму договора. Если сумма зафиксирована, то система может позволить отправить документ на согласование без заполненного блока "Предмет договора" если он включен.
Приватный - при включении данной опции документ будет недоступен всем кроме инициатора и согласователей договора.
Срочно - опция, которая включает у документа отображение метки "Срочно" если данный договор требует особого внимания, например более оперативного согласования.
Описание - поле в котором возможно зафиксировать информацию, отражающую суть данного документа.
НДС - поле в котором может быть указан размер НДС по договору. Данный НДС высчитывается в предмете договора. Т.е. система считает что позиции указаны уже с учетом НДС и высчитывает размет НДС отдельной строкой с учетом указанного значения. Также данное поле учитывается при расчете НДС в поступлениях ТМЦ, если данный договор был указан как договор поставки.
Максимальная сумма аванса - поле в котором может быть указан максимально допустимый размер аванса по договору. Поле работает в совокупности с включенной настройкой в параметрах проекта, к которому относится документ, “Ограничивать согласование, акцептование и проведение авансовых платежей сверх заданного лимита”.
Расчет % аванса - поле недоступно для редактирования и высчитывается автоматически
по следующей логике:
если предмет договора не заполнен, то расчетный % аванса = 0
если предмет договора заполнен, и указана максимальная сумма аванса, то расчетный % аванса рассчитывается по следующей формуле: “Максимальная сумма аванса”/“Сумма по договору”*100 = % аванса
если предмет договора заполнен, но максимальная сумма аванса не указана, то расчетный % аванса = 0
Гарантийное удержание - поле в котором при необходимости можно указать размер гарантийного удержания по договору. Доступна как фиксация в % так и в денежном эквиваленте. Подробнее про ГУ в инструкции.
Нет фиксированного графика платежа - опция при включении которой система не требует обязательного разнесения в графике платежей суммы из предмета договора для запуска согласования документа.
Закрыть передачу ТМЦ по текущему стройконтракту - опция при включении которой будет невозможно передавать ТМЦ на данный договор.
Не учитывать в экономике - опция при включении которой договор не будет учитываться в экономике проекта.
Разрешить менять ставку НДС в ФО - опция при включении которой, в финансовых операциях, по данному договору, можно изменить размер НДС в случае если получатель в финансовой операции не совпадает с контрагентов в договоре. В таких финансовых операциях в поле отображения размера НДС в % будет отображаться селектор с возможностью выбора одного из вариантов размера НДС: 0%, 10%, 20%
Начислять ГУ в % только с работ - опция, доступная только если ГУ указано в % и нет финансовых операций на оплату гарантийных удержаний по позициям акта с типом отличным от "Работа". При ее включении % ГУ будет начисляться только от позиций акта выполненных работ с типом "Работа"
Учитывать материал в договоре как давальческий - опция, отображаемая если в настройках типа документа включен модуль "Схемы учета". Подробнее читайте в инструкции.
Учитывать материал в договоре как материал подрядчика - опция, отображаемая если в настройках типа документа включен модуль "Схемы учета". Подробнее читайте в инструкции.
Учитывать материал в договоре как материал по реализации - опция, отображаемая если в настройках типа документа включен модуль "Схемы учета". Подробнее читайте в инструкции.
Фактический отправитель - поле в котором можно выбрать из списка юридическое лицо, которое будет указано в качестве плательщика в создаваемых финансовых операциях в договоре. В списке отображаются контакты у которых выставлена роль "Ген. подрядчик".
Ответственный - поле в котором указывается пользователь отвечающий за договор. Данный пользователь имеет полный доступ к данному документу для его редактирования. Автоматически указывается сотрудник, который создал документ, но при необходимости можно заменить его на другого пользователя.
Запрет оплаты по заказам ранее чем через N дней после отправки - настройка, при заполнение в которой значение количества дней, система во всех заказах, в которых данный документ указан как договор поставки, запретит создавать финансовые операции на оплату этих заказов если с момента установки у заказа статуса "Доставлено" прошло меньше дней чем в настройке.
Для применения внесенных изменений в параметрах документа нажмите зеленую кнопку "Сохранить".
Доступно для сотрудников, имеющих доступ к добавлению и удалению файлов, подробнее в инструкции.
В блок "Вложения" добавляются проекты договора, приложения и иные документы, имеющие важность для текущего договора.
1. В блок "Вложения" прикрепите проекты договора и приложения с помощью кнопки "+ Файл". Одновременно можно подгрузить несколько файлов.
Напротив каждого файла указывается дата и время загрузки. При наведении курсора мыши на дату загрузки появится всплывающая подсказка с именем сотрудника, загрузившего документ.
При необходимости в договор можно добавить ссылки на дополнительные документы с помощью кнопки "Ссылка", указав название ссылки, URL, нажмите "Добавить"
Ссылки во вложениях отмечены значком, при нажатии на который происходит переход по ссылке. Напротив каждой ссылки указывается дата и время добавления. При наведении курсора мыши на дату добавления появится всплывающая подсказка с именем сотрудника, создавшего ссылку.
2. Все документы в блоках "Вложения" и "Итоговые документы" можно упорядочить по дате добавления или по имени
3. Все возможные действия с документами блока "Вложения" находятся в меню "три точки" слева от документа
Функция "Закрепить" позволяет зафиксировать местонахождение файла вверху блока. Напротив документа отображается значок кнопки. Убрать документ из закрепленных можно через меню "Три точки" - "Открепить".
Как правило, закрепляют отредактированные файлы договора, которые проходят согласование. Неактуальные документы остаются в незакрепленных.
Функция "В итоговые документы" перемещает файл в блок "Итоговые документы", в блоке "Вложения" перемещенный файл перестает отображаться. Дата, время, сведения о сотруднике, загрузившем документ, не изменяются.
Функция "Удалить" запрашивает подтверждение, а затем удаляет файл из блока "Вложения". Восстановить удаленные файлы нельзя.
Доступно для сотрудников, имеющих доступ к добавлению и удалению файлов, подробнее в инструкции.
В блок "Итоговые документы" подгружаются подписанные скан-копии договоров, а также документы в редактируемом формате, которые необходимо подписать электронной подписью.
1. Добавьте документы с помощью кнопки "+Файл", или переместив документы из блока "Вложения".
Напротив каждого файла указывается дата и время загрузки. При наведении курсора мыши на дату загрузки появится всплывающая подсказка с именем сотрудника, загрузившего документ.
2. Все возможные действия с файлами блока "Итоговые документы" расположены в меню "Три точки" слева от файла.
Функция "Информация о файле" позволяет подписать документ электронной подписью, подробнее в инструкции. Удалить или переместить в блок "Вложения" подписанные электронной подписью файлы нельзя.
Функция "Вернуть во вложения" перемещает файл из блока "Итоговые документы" в блок "Вложения". В блоке "Итоговые документы" перемещенный файл перестает отображаться. Дата, время, сведения о сотруднике, загрузившем документ, не изменяются.
Функция "Удалить" запрашивает подтверждение, а затем удаляет файл из блока "Итоговые документы". Восстановить удаленные файлы нельзя.