Акт выполненных работ (АВР/КС-2) в документе

При предоставление контрагентом закрывающих документов по выполнению работ, можно внести их в систему для прохождения согласования всеми ответственными сотрудниками, а также для отслеживания выполнения обязательств контрагентом.

Доступы к созданию и редактированию

Доступ к созданию и редактированию акта имеют пользователи:

  • с ролью Администратор

  • указанные в параметрах проекта в настройке Операторы

  • указанные в настройках типа документа в настройке Операторы

  • указанные внутри документа в настройке Операторы акта

  • указанный в параметрах документа как Ответственный

  • указанный в блоке Общая информация внутри акта как Ответственный

Создание акта

Внутри документа расположен блок Акты выполненных работ КС-2.

Для внесения в систему акта нажмите на кнопку Добавить в правом верхнем углу.

Откроется окно в котором нужно указать дату акта, номер и комментарий в одноименных полях.

После того как данные будут внесены, нажмите на кнопку Сохранить.

В блоке Акты выполненных работ КС-2 отобразиться созданный акт.

В данном блоке отображаются все созданные в документе акты. Также доступны для просмотра сводные данные по актам:

  • Дата

  • Статус ( Статус самого акта, всего их три: Подготовка, Согласование, Согласовано)

  • Номер акта

  • Отчетный период (Может быть зафиксирован внутри каждого акта, отвечает за временной диапазон в течение которого выполнялись работы по акту)

  • Сумма по акту (Сумма выполненных работ по акту)

  • Удержано (Сумма всех удержаний в акте)

  • Итого по акту (Сумма к оплате по акту, т.е. разница между "Сумма по акту" и "Удержано")

  • Списано материалов (Сумма материалов списанных на акт)

  • Комментарий

  • Вложения (Иконкой отображается наличие или отсутствие загруженных в акт документов)

Также система рассчитывает итоговые суммы по всем актам в столбцах Сумма по акту, Удержано, Итого по акту и Списано материалов.

При необходимости возможно выполнить сортировку внесенных актов по дате, нажав на стрелочки рядом с заголовком столбца Дата.

Заполнение данных в акте

Для того чтобы перейти внутрь самого акта нажмите на номер акта и в соседней вкладке браузера будет открыт сам акт.

Внутри акта выполненных работ в блоке Общая информация отображаются следующие данные:

  • Организация (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

  • Контрагент (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

  • Проект (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

  • Группа работ (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

  • Количество предписаний и дефектовок (Отображается через слеш количество не устранённых и всего выставленных. Данные берутся из ГПР. Если указана группа работ, то рассчитываются предписания и дефектовки выставленные как на все вложенные работы, так и на саму группу работ.)

  • Ответственный (Автоматически указывается сотрудник, который создал акт, но его можно изменить, тогда указанный пользователь получит доступ на редактирование данного акта)

  • Номер

  • Дата

  • Отчетный период (Фиксируется внутри акта, указывается дата начала и окончания выполнения объемов за которые отчитывается контрагент в данном акте. Поля в системе не обязательны к заполнению, но наличие в них данных требуется для корректного формирования КС-3.)

  • НДС,% - по умолчанию в каждом акте в данном поле серым цветом отображается значение НДС из параметров документа. Если в акте в данное поле изменения вручную не вносились, то НДС будет всегда пересчитываться на основании параметров документа, но как только значение будет скорректировано внутри акта, оно отобразится черным цветом и акт для расчёта НДС будет смотреть именно на заданное значение в поле.

  • ГУ, - если в настройках документа задано значение ГУ в %, то в данном поле происходит расчет суммы гарантийных удержаний в валюте по данному акту. В случае если в настройках документа включена опция "Корректировать размер ГУ в акте", то данное поле будет доступно к редактирование и можно точечно задать , при этом "ГУ, % " по данному акту будет пересчитан автоматически.

  • ГУ, % - если в настройках документа задано значение ГУ в %, то в данном поле выводится это значение. В случае если в настройках документа включена опция "Корректировать размер ГУ в акте", то данное поле будет доступно к редактирование и можно точечно задать размер гарантийного удержания по данному акту, при этом "ГУ, , " по данному акту будет пересчитан автоматически.

  • Комментарий

Блок Общая информация в акте выполненных работ
Отображение НДС в блоке "Общая информация" в акте в случае ручной корректировки

В блок Вложение возможно загрузить, например, сканы документов. Для этого либо нажмите на кнопку "+ Файл" или перетащите файл в блок "Вложение". Допустимый формат файлов: doc, docx, odt, pdf, jpg, jpeg, zip, xls, xlsx. Максимальный размер: 50 МБ.

В блоке Выполненные работы фиксируется перечень позиций, которые закрываются данным актам, а также удержания, если таковые есть.

Для добавления позиции в акт из предмета договора нажмите на кнопку Добавить позиции из предмета договора.

В открывшемся окне отображаются все позиции из предмета договора, количество по каждой позиции еще не закрытое актами, доступен ввод количества по данному акту , а также информация с какой работой из ГПР связана позиция из предмета договора. Отметьте галочками те строчки, которые требуется добавить в акт.

После чего нажмите на кнопку Добавить.

Также в форме Добавление позиций из предмет договора доступна опция "Сгруппировать по смете".

При ее включении все позиции из предмета договора будут сгруппированы по смете, с которой они связаны. Группировка будет происходить по самой смете, разделам и подразделам. Позиции в предмете договора не связанные со сметой попадут в группу "Без привязки к смете".

В блоке Выполненные работы отобразятся добавленные позиции в режиме редактирования. Информационно в данном режиме будут выведены данные по количеству позиции по договору, доступный остаток не закрытый актами и цена за единицу по договору. В полях К приемке требуется ввести объем, который закрывается в рамках текущего акта, если значение К приемке было указано в окне добавления позиций, то оно подтянется в поле, если значение не было задано, то данная ячейка у позиции будет пустой. В случае если Цена за ед. совпадает с ценой по договору, то данные можно не редактировать, если нет, то можно зафиксировать данные из акта. Стоимость может быть рассчитана автоматически на основании объема и цены за единицу. Также возможно ввести Стоимость, тогда цену за единицу система рассчитает автоматически.

После того как все данные будут внесены нажмите на кнопку Сохранить в правом верхнем углу или нижнем левом углу.

Если требуется добавить позицию, которой нет в предмете договора, нажмите на кнопку Добавить вручную.

Система переведет таблицу в режим редактирования и автоматически добавит новую строчку для внесения информации.

Каждая новая строка добавляется посредством нажатия на кнопку Добавить вручную. После того как все изменения внесены, нажмите на кнопку Сохранить.

Для редактирования позиций в акте нажмите на "карандашик" тогда блок Выполненные работы перейдет в режим редактирования, без добавления новых строк.

После того как будут внесены необходимые изменения по нажатию на кнопку Сохранить .

Также в режиме Сгруппировать по смете доступно построчное редактирование каждой позиции, а именно:

  • изменение количества

  • изменение цены за единицу

  • изменение стоимости

  • изменения комментария

Для редактирования смените режим и нажмите на "карандашик" у нужной позиции. Для применения изменений необходимо нажать на зеленую галочку.

Все добавленные вручную позиции в акт будут отображаться голубым цветом, а также при наведении на наименовании позиции будет отображаться подсказка, что данная позиция была добавлена в акт не из предмета договора.

Для фиксации удержаний в акте, нажмите на кнопку Добавить вручную. В ячейке Наименование введите название удержания и либо выберете из выпадающего списка подходящий вариант, либо если такого нет создайте новый.

В окне Добавление номенклатуры выберите единицу измерения и тип - Удержания.

После чего нажмите кнопку Сохранить.

Далее необходимо указать количество и обязательно внести цену за единицу отрицательным количеством, чтобы система восприняла это как удержание. Сумма всех таких позиций будет выводится в конце акта в строке "Удержано".

Как только все позиции внесены, нажмите Сохранить.

В блоке Выполненные работы в режиме просмотра также будет выводится столбец "Сводная по количеству".

В столбце "Сводная по кол-ву" через "/" будут указаны три значения:

  • Кол-во по договору - количество по позиции из предмета договора.

  • Кол-во закрытое - количество по позиции которое уже закрыто актами (статусы согласования актов при этом не учитываются) без учета текущего акта.

  • Кол-во оставшееся - количество по позиции, которое не закрыто актами. В случае если уже закрытый объем превышает объем по договору, то выводится не только отрицательное значение, но и дополнительно используется красный цвет.

Все три значения выводятся по порядку, а также фиксируются и пересчитываются на момент запуска согласования данного акта. Для позиций в акте, которые были добавлены не из предмета договора, показатели не рассчитываются.

Также если позиция в предмете договора была разнесена на конкретную работу или группу работ, то в режиме просмотра в колонке "ГПР" отобразится следующая информация:

  • Наименование работы

  • Количество предписаний. Не устранённые/Всего выставленные

  • Количество дефектовок. Не устранённые/Всего выставленные

  • Плановые сроки выполнения работ из ГПР

Обращаем внимание, если закрываемая в акте работа была разнесена на группу работ, то количество предписаний и дефектовок будет рассчитываться суммарно по всем вложенных работам, а также выставленные на саму группу, если такие имелись.

В правом нижнем углу, под перечнем всех позиций в акте, будут отображаться следующие данные:

  • Сумма по акту (Сумма всех положительных позиций в акте.)

  • Удержано (Сумма всех отрицательных позиций в акте.)

  • НР (Сумма накладных расходов, подробнее о ее расчете можно почитать тут)

  • Итого по акту (Из "Сумма по акту" вычитается "Удержано" и прибавляется "НР" )

  • НДС (Сумма НДС по акту, рассчитывается от значения "Итого по акту")

  • Сумма без НДС (Сумма по акту за вычетом НДС, рассчитываемая от значения "Итого по акту")

Изменение связи с ГПР у позиций акта

Для того чтобы иметь возможность менять связь с ГПР у позиций акта из предмета договора необходимо в настройках типа документа включить опцию "Разрешить выбирать другую работу из ГПР у позиции в акте, добавленной из предмета договора".

При ее включении станет доступно изменение связи с ГПР у позиций предмета договора в акте как на этапе добавления так и после. Для позиций добавленных вручную данная опция доступна без включения настройки.

При добавление в акте позиций по нажатию на кнопку Добавить позиции из предмета договора в окне Добавление позиций из предмета договора у каждой позиции в колонке "ГПР" будет доступен "карандаш".

По нажатию на карандаш поле станет доступным к редактированию и к выбору будут представлены все работы/группы работ которые вложены в выбранную в настройках документа группу работ.

После того как будет выбрана работа поле автоматически вернется в режим просмотра.

При нажатии на кнопку Добавить вручную блок Выполненные работы также перейдет в режим редактирования, что позволит добавить новую позицию, а также задать ей связь с ГПР.

У уже добавленных в акт позиций также можно изменить связь с ГПР. Для этого перейдите в режим редактирования блока Выполненные работы нажав на карандаш, расположенный в правом верхнем углу блока.

В режиме редактирования у каждой будет доступен карандаш для редактирования ГПР.

По нажатию на карандаш поле станет доступным к редактированию и появится выпадающий список групп работ/работ, начиная с той, к которой привязан документ в своих настройках.

После того как будет выбрана новая работа в выпадающем списке ячейка вновь перейдет в режим просмотра. Все изменения сохранятся только при нажатии на кнопку Сохранить в правом верхнем углу блока Выполненные работы.

Обращаем внимание, что изменение связи ГПР у позиции акта приведет к пересчету данных в Экономике в следующих колонках:

  • Стоимость Акт (доходный договор)

  • Стоимость Акт + М29

  • Стоимость Акт + Заказ

  • Стоимость Акт

Если позиция предмета договора в предмете привязана к одной работе, а в акте она привязана к другой, то это может привести к расхождению данных в Экономике.

Запуск согласования акта и работа со списком согласователей

В блоке Согласование внутри акта отображается список согласователей, который подтягивается из настроек типа документа, а также чат, для обсуждения каких-либо вопросов по данному акту.

При необходимости можно Обновить список согласователей, в этом случае система еще раз обратится в настройке типа документа и подтянет актуальный список.

Также в случае если требуется добавить еще одного согласователя это возможно сделать посредством нажатия на кнопку "+" рядом со словом Согласователи.

После нажатия на кнопку откроется окно, в котором из выпадающего списка сотрудников необходимо выбрать нужного пользователя.

Затем указать в какую из групп согласования требуется добавить сотрудника.

В поле Причина возможно указать сообщение для добавляемого в согласователи пользователя, чтобы сотруднику было понятно по какой причине он должен принять участие в согласование.

Добавление согласователей возможно как в статусе Подготовка так и в статусе Согласование у акта.

В случае если согласование какого-либо сотрудника не требуется для текущего акта, его возможно убрать из списка путем наведения на пользователя и нажатия на иконку "-" справа от его имени.

Для запуска согласования акта нажмите на кнопку Отправить на согласование, после чего будет запущен процесс согласования и все пользователи получат оповещения о необходимости принятия решения по данному акту.

После того как акт будет согласован он получит статус Согласовано и дальнейшие правки в акте возможны только посредством возвращения его на редактирования. Для этого необходимо нажать на кнопку Вернуть акт на редактирование.

Ресурсная ведомость к списанию

Если происходило списание материалов из документа на Акт или на конкретную работу в акте, то в акте выполненных работ появится блок Ресурсная ведомость к списанию.

В колонке Работы/Номенклатура выводится данные на что были списаны материалы, если они списаны на весь акт то будут группироваться в Списано на акт если они списаны на работу, то будет выводится наименование данной работы.

Ниже будет идти список номенклатур списанных на акт или работу в акте. В колонке Передача М-15 будет выводится ID номер записи передачи материалов на договор. Цифра кликабельна и перенаправляет в Движение ТМЦ.

В колонке Дата передачи будет выводится дата, когда материал был передан на договор.

В колонке Списано выводится количество списанного материала на акт/работу в акте.

В колонке Ед. изм. выводится единица измерения данной номенклатуры.

В колонке Стоимость за ед. выводится два значения. Черным цветом выводится цена за единицу, по которой был приобретен материал, а серым цветом цена за единицу с учетом накрутки накладных расходов. В колонке Сумма по этой же логике выводятся две суммы с и без учета накладных расходов.

Итого по колонке Сумма также считается в двух вариантах с учетом накладных расходов и без.

Обращаем внимание, что значения с учетом НР и без будут отображаться:

  • В документах с включенной схемой учета материалов "Учитывать материал в договоре как материал по реализации"

  • Если в настройках компании в опции "Снабжение: % Накладных расходов (НР) при передаче материала на договор" задано значение

Услуги по списанным материалам

Данный блок появляется в случае если есть списанные материалы на акт, в заказах которых присутствовали позиции с типом "Услуга".

Для примера рассмотрим заказ, в рамках которого есть материал, а также позиция "Доставка" с типом "Услуга".

Заказ с позицией "Доставка" тип которой "Услуга"

При списании номенклатуры "Блок оконный пластиковый ОК 1200*900 (ОК-8)" на акт обязательно будет отображаться блок Услуги по списанным материалам.

В самом блоке Услуги по списанным материалам выводится следующая информация:

  • Порядковый номер строки

  • Наименование номенклатуры

  • Стоимость услуг за 1 ед.

  • Сумма услуг по списанным материалам

В колонке Наименование номенклатуры выводится те номенклатуры списанные на акт, в рамках заказа которых присутствовали позиции с типом услуга.

Стоимость услуг за 1 ед. рассчитывается по следующей формуле:

Сумма всех позиции с типом "услуга" из заказа, по которому была привезена номенклатура, разделенное на общее количество заказанного объема всех позиций с типом "материал" (при суммировании единицы измерения игнорируются).

Для примера со скриншота выше сумма услуг составит 5000 рублей объем заказанного материала 10. Стоимость услуг за 1 ед. составит 500 рублей.

Значение в колонке Сумма услуг по списанным материалам рассчитывается как "Стоимость услуг за 1 ед." умноженное на количество по позиции списанное на акт/работу в акте.

Заключительными строками у нас выводится "Итого" по столбцу "Сумма услуг по списанным материалам", а также "Сумма услуг по списанным материалам" - это общая сумма услуг фигурирующая в заказе по позициям в таблице. При этом значение "Сумма услуг по списанным материалам" является кликабельной и перенаправит в "Движение ТМЦ" где отобразит учитываемые движения.

Скачивание КС-2 по шаблону

В блоке Общая информация нажмите на три точки и выберите пункт "Скачать документ".

В открывшемся окне "Скачать документ" в поле "Шаблон акта" выберите нужный шаблон и нажмите Скачать. В поле "Шаблон акта" подтягиваются все шаблоны с типом "Шаблон акта стройконтракта".

Создание шаблона акта стройконтракта

На странице компании выберите в левом меню пункт Шаблоны документов.

Далее нажмите на кнопку Добавить шаблон.

В поле "Укажите тип документа" выберите пункт "Шаблон акта стройконтракта" а в поле "Заголовок шаблона" задайте наименование шаблона, после чего нажмите Создать шаблон.

После того как будет создан шаблон откроется следующая страница.

В верхнем блоке расположен общий блок с данными.

В данном блоке возможно:

  • сменить тип шаблона в поле "Тип документа"

  • переименовать шаблон в поле "Заголовок документа"

  • по кнопке "Скачать шаблон" скачать последний загруженный файл в шаблон

  • по кнопке "Загрузить шаблон" загрузить файл в формате docx или xlsx, с расставленными в нем метками, который будет служить системе как шаблон который нужно заполнить данными по меткам

  • по кнопке "Ранее загруженные шаблоны" возможно просмотреть, скачать и восстановить ранее загруженные файлы в данный шаблон

Далее расположен небольшой блок со справочной информацией по использованию меток.

Под ним расположена таблица с перечнем доступных меток и их применением.

В колонке Данные выводится то, какую информацию выводит метка.

В колонке Метка переменной выводится сама метка, которую необходимо использовать для вывода информации.

В колонке Описание/Пример выводится образец того как будет выведена информация.

Last updated