Акт выполненных работ (АВР/КС-2) в документе
Last updated
Last updated
При предоставление контрагентом закрывающих документов по выполнению работ, можно внести их в систему для прохождения согласования всеми ответственными сотрудниками, а также для отслеживания выполнения обязательств контрагентом.
Доступ к созданию и редактированию акта имеют пользователи:
с ролью "Администратор"
указанные в параметрах проекта в настройке "Операторы"
указанные в настройках типа документа в настройке "Операторы"
указанные внутри документа в настройке "Операторы акта"
указанный в параметрах документа как "Ответственный"
указанный в блоке "Общая информация" внутри акта как "Ответственный"
Внутри документа расположен блок "Акты выполненных работ КС-2/КС-3".
Для внесения в систему акта нажмите на кнопку "Добавить" в правом верхнем углу.
Откроется окно в котором нужно указать дату акта, номер и комментарий в одноименных полях.
После того как данные будут внесены, нажмите на кнопку "Сохранить".
В блоке "Акты выполненных работ КС-2/КС-3" отобразиться созданный акт.
В данном блоке отображаются все созданные в документе акты. Также доступны для просмотра сводные данные по актам:
Дата
Статус ( Статус самого акта, всего их три: Подготовка, Согласование, Согласовано)
Номер акта
Отчетный период (Может быть зафиксирован внутри каждого акта, отвечает за временной диапазон в течение которого выполнялись работы по акту)
Сумма по акту (Сумма выполненных работ по акту)
Удержано (Сумма всех удержаний в акте)
Итого по акту (Сумма к оплате по акту, т.е. разница между "Сумма по акту" и "Удержано")
Списано материалов (Сумма материалов списанных на акт)
Комментарий
Вложения (Иконкой отображается наличие или отсутствие загруженных в акт документов)
Также система рассчитывает итоговые суммы по всем актам в столбцах "Сумма по акту", "Удержано", "Итого по акту" и "Списано материалов".
При необходимости возможно выполнить сортировку внесенных актов по дате, нажав на стрелочки рядом с заголовком столбца "Дата".
Для того чтобы перейти внутрь самого акта нажмите на номер акта и в соседней вкладке браузера будет открыт сам акт.
Внутри акта выполненных работ в блоке "Общая информация" отображаются следующие данные:
Организация (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)
Контрагент (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)
Проект (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)
Группа работ (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)
Количество предписаний и дефектовок (Отображается через слеш количество не устранённых и всего выставленных. Данные берутся из ГПР. Если указана группа работ, то рассчитываются предписания и дефектовки выставленные как на все вложенные работы, так и на саму группу работ.)
Ответственный (Автоматически указывается сотрудник, который создал акт, но его можно изменить, тогда указанный пользователь получит доступ на редактирование данного акта)
Номер
Дата
Отчетный период (Фиксируется внутри акта, указывается дата начала и окончания выполнения объемов за которые отчитывается контрагент в данном акте. Поля в системе не обязательны к заполнению, но наличие в них данных требуется для корректного формирования КС-3.)
НДС,% - по умолчанию в каждом акте в данном поле серым цветом отображается значение НДС из параметров документа. Если в акте в данное поле изменения вручную не вносились, то НДС будет всегда пересчитываться на основании параметров документа, но как только значение будет скорректировано внутри акта, оно отобразится черным цветом и акт для расчёта НДС будет смотреть именно на заданное значение в поле.
Комментарий
В блок "Вложение" возможно загрузить, например, сканы документов. Для этого либо нажмите на кнопку "+ Файл" или перетащите файл в блок "Вложение". Допустимый формат файлов: doc, docx, odt, pdf, jpg, jpeg, zip, xls, xlsx. Максимальный размер: 50 МБ.
В блоке "Выполненные работы" фиксируется перечень позиций, которые закрываются данным актам, а также удержания, если таковые есть.
Для добавления позиции в акт из предмета договора нажмите на кнопку "Добавить позиции из предмета договора".
В открывшемся окне отображаются все позиции из предмета договора, количество по каждой позиции еще не закрытое актами, доступен ввод количества "К приемке" по данному акту (автоматически в ячейке серым цветом прописывается еще не принятый объем, сделав двойной клик левой кнопкой мыши значение подставится в ячейку), а также информация с какой работой из ГПР связана позиция из предмета договора. Отметьте галочками те строчки, которые требуется добавить в акт.
После чего нажмите на кнопку "Добавить".
Также в форме "Добавление позиций из предмет договора" доступна опция "Сгруппировать по смете".
При ее включении все позиции из предмета договора будут сгруппированы по смете, с которой они связаны. Группировка будет происходить по самой смете, разделам и подразделам. Позиции в предмете договора не связанные со сметой попадут в группу "Без привязки к смете".
В блоке "Выполненные работы" отобразятся добавленные позиции в режиме редактирования. Информационно в данном режиме будут выведены данные по количеству позиции по договору, доступный остаток не закрытый актами и цена за единицу по договору. В полях "К приемки" требуется ввести объем, который закрывается в рамках текущего акта. В случае если значение "К приемке" было указано в окне добавления позиций, то оно подтянется в поле, если значение не было задано, то данная ячейка у позиции будет пустой. В случае если "Цена за ед." совпадает с ценой по договору, то данные можно не редактировать, если нет, то можно зафиксировать данные из акта. "Стоимость" может быть рассчитана автоматически на основании объема и цены за единицу. Также возможно ввести "Стоимость", тогда цену за единицу система рассчитает автоматически.
После того как все данные будут внесены нажмите на кнопку "Сохранить" в правом верхнем углу или нижнем левом углу.
Если требуется добавить позицию, которой нет в предмете договора, нажмите на кнопку "Добавить вручную".
Система переведет таблицу в режим редактирования и автоматически добавит новую строчку для внесения информации.
Каждая новая строка добавляется посредством нажатия на кнопку "Добавить вручную". После того как все изменения внесены, нажмите на кнопку "Сохранить".
Все добавленные вручную позиции в акт будут отображаться голубым цветом, а также при наведении на наименовании позиции будет отображаться подсказка, что данная позиция была добавлена в акт не из предмета договора.
Для фиксации удержаний в акте, нажмите на кнопку "Добавить вручную". В ячейке "Наименование" введите название удержания и либо выберете из выпадающего списка подходящий вариант, либо если такого нет создайте новый.
В окне "Добавление номенклатуры" выберите единицу измерения и тип - "Удержания".
После чего нажмите кнопку "Сохранить".
Далее необходимо указать количество и обязательно внести цену за единицу отрицательным количеством, чтобы система восприняла это как удержание. Сумма всех таких позиций будет выводится в конце акта в строке "Удержано".
Как только все позиции внесены, нажмите "Сохранить".
В блоке "Выполненные работы" в режиме просмотра также будет выводится столбец "Сводная по количеству".
В столбце "Сводная по кол-ву" через "/" будут указаны три значения:
Кол-во по договору - количество по позиции из предмета договора.
Кол-во закрытое - количество по позиции которое уже закрыто актами (статусы согласования актов при этом не учитываются) без учета текущего акта.
Кол-во оставшееся - количество по позиции, которое не закрыто актами. В случае если уже закрытый объем превышает объем по договору, то выводится не только отрицательное значение, но и дополнительно используется красный цвет.
Все три значения выводятся по порядку, а также фиксируются и пересчитываются на момент запуска согласования данного акта. Для позиций в акте, которые были добавлены не из предмета договора, показатели не рассчитываются.
Также если позиция в предмете договора была разнесена на конкретную работу или группу работ, то в режиме просмотра в колонке "ГПР" отобразится следующая информация:
Наименование работы
Количество предписаний. Не устранённые/Всего выставленные
Количество дефектовок. Не устранённые/Всего выставленные
Плановые сроки выполнения работ из ГПР
Обращаем внимание, если закрываемая в акте работа была разнесена на группу работ, то количество предписаний и дефектовок будет рассчитываться суммарно по всем вложенных работам, а также выставленные на саму группу, если такие имелись.
В правом нижнем углу, под перечнем всех позиций в акте, будут отображаться следующие данные:
Сумма по акту (Сумма всех положительных позиций в акте.)
Удержано (Сумма всех отрицательных позиций в акте.)
Итого по акту (Из "Сумма по акту" вычитается "Удержано" и прибавляется "НР" )
НДС (Сумма НДС по акту, рассчитывается от значения "Итого по акту")
Сумма без НДС (Сумма по акту за вычетом НДС, рассчитываемая от значения "Итого по акту")
Для того чтобы иметь возможность менять связь с ГПР у позиций акта из предмета договора необходимо в настройках типа документа включить опцию "Разрешить выбирать другую работу из ГПР у позиции в акте, добавленной из предмета договора".
При ее включении станет доступно изменение связи с ГПР у позиций предмета договора в акте как на этапе добавления так и после. Для позиций добавленных вручную данная опция доступна без включения настройки.
При добавление в акте позиций по нажатию на кнопку "Добавить позиции из предмета договора" в окне "Добавление позиций из предмета договора" у каждой позиции в колонке "ГПР" будет доступен "карандаш".
По нажатию на карандаш поле станет доступным к редактированию и к выбору будут представлены все работы/группы работ которые вложены в выбранную в настройках документа группу работ.
После того как будет выбрана работа поле автоматически вернется в режим просмотра.
При нажатии на кнопку "Добавить вручную" блок "Выполненные работы" также перейдет в режим редактирования, что позволит добавить новую позицию, а также задать ей связь с ГПР.
У уже добавленных в акт позиций также можно изменить связь с ГПР. Для этого перейдите в режим редактирования блока "Выполненные работы" нажав на карандаш, расположенный в правом верхнем углу блока.
В режиме редактирования у каждой будет доступен карандаш для редактирования ГПР.
По нажатию на карандаш поле станет доступным к редактированию и появится выпадающий список групп работ/работ, начиная с той, к которой привязан документ в своих настройках.
После того как будет выбрана новая работа в выпадающем списке ячейка вновь перейдет в режим просмотра. Все изменения сохранятся только при нажатии на кнопку "Сохранить" в правом верхнем углу блока "Выполненные работы".
Обращаем внимание, что изменение связи ГПР у позиции акта приведет к пересчету данных в Экономике в следующих колонках:
Стоимость Акт (доходный договор)
Стоимость Акт + М29
Стоимость Акт + Заказ
Стоимость Акт
Если позиция предмета договора в предмете привязана к одной работе, а в акте она привязана к другой, то это может привести к расхождению данных в Экономике.
В блоке "Согласование" внутри акта отображается список согласователей, который подтягивается из настроек типа документа, а также чат, для обсуждения каких-либо вопросов по данному акту.
При необходимости можно "Обновить список согласователей", в этом случае система еще раз обратится в настройке типа документа и подтянет актуальный список.
Также в случае если требуется добавить еще одного согласователя это возможно сделать посредством нажатия на кнопку "+" рядом со словом "Согласователи".
После нажатия на кнопку откроется окно, в котором из выпадающего списка сотрудников необходимо выбрать нужного пользователя.
Затем указать в какую из групп согласования требуется добавить сотрудника.
В поле "Причина" возможно указать сообщение для добавляемого в согласователи пользователя, чтобы сотруднику было понятно по какой причине он должен принять участие в согласование.
Добавление согласователей возможно как в статусе "Подготовка" так и в статусе "Согласование" у акта.
В случае если согласование какого-либо сотрудника не требуется для текущего акта, его возможно убрать из списка путем наведения на пользователя и нажатия на иконку "-" справа от его имени.
Для запуска согласования акта нажмите на кнопку "Отправить на согласование", после чего будет запущен процесс согласования и все пользователи получат оповещения о необходимости принятия решения по данному акту.
После того как акт будет согласован он получит статус "Согласовано" и дальнейшие правки в акте возможны только посредством возвращения его на редактирования. Для этого необходимо нажать на кнопку "Вернуть акт на редактирование".
Если происходило списание материалов из документа на Акт или на конкретную работу в акте, то в акте выполненных работ появится блок "Ресурсная ведомость к списанию".
В колонке "Работы/Номенклатура" выводится данные на что были списаны материалы, если они списаны на весь акт то будут группироваться в "Списано на акт" если они списаны на работу, то будет выводится наименование данной работы.
Ниже будет идти список номенклатур списанных на акт или работу в акте. В колонке "Передача М-15" будет выводится ID номер записи передачи материалов на договор. Цифра кликабельна и перенаправляет в "Движение ТМЦ".
В колонке "Дата передачи" будет выводится дата, когда материал был передан на договор.
В колонке "Списано" выводится количество списанного материала на акт/работу в акте.
В колонке "Ед. изм." выводится единица измерения данной номенклатуры.
В колонке "Стоимость за ед." выводится два значения. Черным цветом выводится цена за единицу, по которой был приобретен материал, а серым цветом цена за единицу с учетом накрутки накладных расходов. В колонке "Сумма" по этой же логике выводятся две суммы с и без учета накладных расходов.
Итого по колонке "Сумма" также считается в двух вариантах с учетом накладных расходов и без.
Обращаем внимание, что значения с учетом НР и без будут отображаться:
В документах с включенной схемой учета материалов "Учитывать материал в договоре как материал по реализации"
Если в настройках компании в опции "Снабжение: % Накладных расходов (НР) при передаче материала на договор" задано значение
Данный блок появляется в случае если есть списанные материалы на акт, в заказах которых присутствовали позиции с типом "Услуга".
Для примера рассмотрим заказ, в рамках которого есть материал, а также позиция "Доставка" с типом "Услуга".
При списании номенклатуры "Блок оконный пластиковый ОК 1200*900 (ОК-8)" на акт обязательно будет отображаться блок "Услуги по списанным материалам".
В самом блоке "Услуги по списанным материалам" выводится следующая информация:
Порядковый номер строки
Наименование номенклатуры
Стоимость услуг за 1 ед.
Сумма услуг по списанным материалам
В колонке "Наименование номенклатуры" выводится те номенклатуры списанные на акт, в рамках заказа которых присутствовали позиции с типом услуга.
"Стоимость услуг за 1 ед." рассчитывается по следующей формуле:
Сумма всех позиции с типом "услуга" из заказа, по которому была привезена номенклатура, разделенное на общее количество заказанного объема всех позиций с типом "материал" (при суммировании единицы измерения игнорируются).
Для примера со скриншота выше сумма услуг составит 5000 рублей объем заказанного материала 10. Стоимость услуг за 1 ед. составит 500 рублей.
Значение в колонке "Сумма услуг по списанным материалам" рассчитывается как "Стоимость услуг за 1 ед." умноженное на количество по позиции списанное на акт/работу в акте.
Заключительными строками у нас выводится "Итого" по столбцу "Сумма услуг по списанным материалам", а также "Сумма услуг по списанным материалам" - это общая сумма услуг фигурирующая в заказе по позициям в таблице. При этом значение "Сумма услуг по списанным материалам" является кликабельной и перенаправит в "Движение ТМЦ" где отобразит учитываемые движения.
В блоке "Общая информация" нажмите на три точки и выберите пункт "Скачать документ".
В открывшемся окне "Скачать документ" в поле "Шаблон акта" выберите нужный шаблон и нажмите "Скачать". В поле "Шаблон акта" подтягиваются все шаблоны с типом "Шаблон акта стройконтракта".
На странице компании выберите в левом меню пункт "Шаблоны документов".
Далее нажмите на кнопку "Добавить шаблон".
В поле "Укажите тип документа" выберите пункт "Шаблон акта стройконтракта" а в поле "Заголовок шаблона" задайте наименование шаблона, после чего нажмите "Создать шаблон".
После того как будет создан шаблон откроется следующая страница.
В верхнем блоке расположен общий блок с данными.
В данном блоке возможно:
сменить тип шаблона в поле "Тип документа"
переименовать шаблон в поле "Заголовок документа"
по кнопке "Скачать шаблон" скачать последний загруженный файл в шаблон
по кнопке "Загрузить шаблон" загрузить файл в формате docx или xlsx, с расставленными в нем метками, который будет служить системе как шаблон который нужно заполнить данными по меткам
по кнопке "Ранее загруженные шаблоны" возможно просмотреть, скачать и восстановить ранее загруженные файлы в данный шаблон
Далее расположен небольшой блок со справочной информацией по использованию меток.
Под ним расположена таблица с перечнем доступных меток и их применением.
В колонке "Данные" выводится то, какую информацию выводит метка.
В колонке "Метка переменной" выводится сама метка, которую необходимо использовать для вывода информации.
В колонке "Описание/Пример" выводится образец того как будет выведена информация.
НР (Сумма накладных расходов, подробнее о ее расчете можно почитать )
