Создание акта выполненных работ (АВР/КС-2) в документе

При предоставление контрагентом закрывающих документов по выполнению работ, можно внести их в систему для прохождения согласования всеми ответственными сотрудниками, а также для отслеживания выполнения обязательств контрагентом.

Доступы к созданию и редактированию

Доступ к созданию и редактированию акта имеют пользователи:

• с ролью "Администратор"

• указанные в параметрах проекта в настройке "Операторы"

• указанные в настройках типа документа в настройке "Операторы"

• указанные внутри документа в настройке "Операторы акта"

• указанный в параметрах документа как "Ответственный"

• указанный в блоке "Общая информация" внутри акта как "Ответственный"

Создание акта

Внутри документа расположен блок "Акты выполненных работ КС-2/КС-3".

Для внесения в систему акта нажмите на кнопку "Добавить" в правом верхнем углу.

Откроется окно в котором нужно указать дату акта, номер и комментарий в одноименных полях.

После того как данные будут внесены, нажмите на кнопку "Сохранить".

В блоке "Акты выполненных работ КС-2/КС-3" отобразиться созданный акт.

В данном блоке отображаются все созданные в документе акты. Также доступны для просмотра сводные данные по актам:

• Дата

• Статус ( Статус самого акта, всего их три: Подготовка, Согласование, Согласовано)

• Номер акта

• Отчетный период (Может быть зафиксирован внутри каждого акта, отвечает за временной диапазон в течение которого выполнялись работы по акту)

• Сумма по акту (Сумма выполненных работ по акту)

• Удержано (Сумма всех удержаний в акте)

• Итого по акту (Сумма к оплате по акту, т.е. разница между "Сумма по акту" и "Удержано")

• Списано материалов (Сумма материалов списанных на акт)

• Комментарий

• Вложения (Иконкой отображается наличие или отсутствие загруженных в акт документов)

Также система рассчитывает итоговые суммы по всем актам в столбцах "Сумма по акту", "Удержано", "Итого по акту" и "Списано материалов".

При необходимости возможно выполнить сортировку внесенных актов по дате, нажав на стрелочки рядом с заголовком столбца "Дата".

Заполнение данных в акте

Для того чтобы перейти внутрь самого акта нажмите на номер акта и в соседней вкладке браузера будет открыт сам акт.

Внутри акта выполненных работ в блоке "Общая информация" отображаются следующие данные:

• Организация (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

• Контрагент (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

• Проект (Берется из самого договора, недоступно для редактирования)

• Ответственный (Автоматически указывается сотрудник, который создал акт, но его можно изменить, тогда указанный пользователь получит доступ на редактирование данного акта)

• Номер

• Дата

• Отчетный период (Фиксируется внутри акта, указывается дата начала и окончания выполнения объемов за которые отчитывается контрагент в данном акте. Поля в системе не обязательны к заполнению, но наличие в них данных требуется для корректного формирования КС-3.)

• Комментарий

В блок "Вложение" возможно загрузить, например, сканы документов. Для этого либо нажмите на кнопку "+ Файл" или перетащите файл в блок "Вложение". Допустимый формат файлов: doc, docx, odt, pdf, jpg, jpeg, zip, xls, xlsx. Максимальный размер: 50 МБ.

В блоке "Выполненные работы" фиксируется перечень позиций, которые закрываются данным актам, а также удержания, если таковые есть.

Для добавления позиции в акт из предмета договора нажмите на кнопку "Добавить позиции из предмета договора".

В открывшемся окне отображаются все позиции из предмета договора, количество по каждой позиции еще не закрытое актами, а также информация с какой работой из ГПР связана позиция из предмета договора. Отметьте галочками те строчки, которые требуется добавить в акт.

После чего нажмите на кнопку "Добавить".

В блоке "Выполненные работы" отобразятся добавленные позиции в режиме редактирования. Информационно в данном режиме будут выведены данные по количеству позиции по договору, доступный остаток не закрытый актами и цена за единицу по договору. В полях "К приемки" требуется ввести объем, который закрывается в рамках текущего акта. В случае если "Цена за ед." совпадает с ценой по договору, то данные можно не редактировать, если нет, то можно зафиксировать данные из акта. "Стоимость" может быть рассчитана автоматически на основании объема и цены за единицу. Также возможно ввести "Стоимость", тогда цену за единицу система рассчитает автоматически.

После того как все данные будут внесены нажмите на кнопку "Сохранить" в правом верхнем углу или нижнем левом углу.

Если требуется добавить позицию, которой нет в предмете договора, нажмите на кнопку "Добавить вручную".

Система переведет таблицу в режим редактирования и автоматически добавит новую строчку для внесения информации.

Каждая новая строка добавляется посредством нажатия на кнопку "Добавить вручную". После того как все изменения внесены, нажмите на кнопку "Сохранить".

Все добавленные вручную позиции в акт будут отображаться голубым цветом, а также при наведении на наименовании позиции будет отображаться подсказка, что данная позиция была добавлена в акт не из предмета договора.

Для фиксации удержаний в акте, нажмите на кнопку "Добавить вручную". В ячейке "Наименование" введите название удержания и либо выберете из выпадающего списка подходящий вариант, либо если такого нет создайте новый.

В окне "Добавление номенклатуры" выберите единицу измерения и тип - "Удержания".

После чего нажмите кнопку "Сохранить".

Далее необходимо указать количество и обязательно внести цену за единицу отрицательным количеством, чтобы система восприняла это как удержание. Сумма всех таких позиций будет выводится в конце акта в строке "Удержано".

Как только все позиции внесены, нажмите "Сохранить".

В блоке "Выполненные работы" в режиме просмотра также будет выводится столбец "Сводная по количеству".

В столбце "Сводная по кол-ву" через "/" будут указаны три значения:

• Кол-во по договору - количество по позиции из предмета договора.

• Кол-во закрытое - количество по позиции которое уже закрыто актами (статусы согласования актов при этом не учитываются) без учета текущего акта.

• Кол-во оставшееся - количество по позиции, которое не закрыто актами. В случае если уже закрытый объем превышает объем по договору, то выводится не только отрицательное значение, но и дополнительно используется красный цвет.

Все три значения выводятся по порядку, а также фиксируются и пересчитываются на момент запуска согласования данного акта. Для позиций в акте, которые были добавлены не из предмета договора, показатели не рассчитываются.

В правом нижнем углу, под перечнем всех позиций в акте, будут отображаться следующие данные:

• Сумма по акту (Сумма всех положительных позиций в акте.)

• Удержано (Сумма всех отрицательных позиций в акте.)

• Итого по акту (Разница между "Сумма по акту" и "Удержано".)

• НДС (Сумма НДС по акту.)

• Сумма без НДС (Сумма по акту за вычетом НДС)

Запуск согласования акта и работа со списком согласователей

В блоке "Согласование" внутри акта отображается список согласователей, который подтягивается из настроек типа документа, а также чат, для обсуждения каких-либо вопросов по данному акту.

При необходимости можно "Обновить список согласователей", в этом случае система еще раз обратится в настройке типа документа и подтянет актуальный список.

Также в случае если требуется добавить еще одного согласователя это возможно сделать посредством нажатия на кнопку "+" рядом со словом "Согласователи".

После нажатия на кнопку откроется окно, в котором из выпадающего списка сотрудников необходимо выбрать нужного пользователя.

Затем указать в какую из групп согласования требуется добавить сотрудника.

В поле "Причина" возможно указать сообщение для добавляемого в согласователи пользователя, чтобы сотруднику было понятно по какой причине он должен принять участие в согласование.

Добавление согласователей возможно как в статусе "Подготовка" так и в статусе "Согласование" у акта.

В случае если согласование какого-либо сотрудника не требуется для текущего акта, его возможно убрать из списка путем наведения на пользователя и нажатия на иконку "-" справа от его имени.

Для запуска согласования акта нажмите на кнопку "Отправить на согласование", после чего будет запущен процесс согласования и все пользователи получат оповещения о необходимости принятия решения по данному акту.

После того как акт будет согласован он получит статус "Согласовано" и дальнейшие правки в акте возможны только посредством возвращения его на редактирования. Для этого необходимо нажать на кнопку "Вернуть акт на редактирование".