Акт выполненных работ (АВР/КС-2) в документе
При предоставлении контрагентом закрывающих документов по выполненным работам их можно внести в систему для согласования ответственными сотрудниками и контроля выполнения обязательств контрагентом.
Доступ к созданию и редактированию
Создавать и редактировать акты могут пользователи:
с ролью Администратор;
указанные в параметрах проекта в настройке Операторы;
указанные в настройках типа документа в настройке Операторы;
указанные внутри документа в настройке Операторы акта;
указанный в параметрах документа как Ответственный;
указанный в блоке Общая информация внутри акта как Ответственный;
Создание акта
В документе предусмотрен блок Акты выполненных работ КС-2.
Чтобы создать акт, нажмите кнопку Добавить в правом верхнем углу.
В открывшемся окне укажите:
Номер акта
Дату акта
Комментарий
После заполнения полей нажмите Сохранить.
Созданный акт появится в блоке Акты выполненных работ КС-2.
В блоке отображаются все акты, созданные в документе. Для каждого акта отображаются следующие данные:
Дата.
Статус ( Статус самого акта, всего их три: Подготовка, Процесс запущен, Процесс завершен).
Номер акта.
Отчётный период (задаётся в каждом акте; указывает период, в течение которого выполнялись работы).
Сумма по акту — стоимость выполненных работ.
Удержано— сумма всех удержаний.
Итого по акту — сумма к оплате: «Сумма по акту» − «Удержано».
Списано материалов — стоимость материалов, списанных на акт.
Комментарий.
Вложения — индикатор наличия файлов.
Система автоматически рассчитывает итоговые суммы по всем актам в столбцах: Сумма по акту, Удержано, Итого по акту и Списано материалов.
При необходимости акты можно отсортировать по дате с помощью стрелок рядом с заголовком столбца Дата.
Заполнение данных в акте
Чтобы открыть акт, нажмите на его номер — акт откроется в новой вкладке.
Внутри акта в блоке Общая информация отображаются:
Организация — берётся из договора, редактирование недоступно.
Контрагент — берётся из договора, редактирование недоступно.
Проект — берётся из договора, редактирование недоступно.
Группа работ — берётся из договора, редактирование недоступно.
Количество предписаний и дефектовок — отображается в формате:
неустранённые / всего. Данные берутся из ГПР и учитывают показатели по группе работ и всем вложенным работам.
Ответственный — по умолчанию — пользователь, создавший акт. При необходимости можно изменить. Указанный сотрудник получает доступ к редактированию.
Номер
Дата
Отчётный период (внутри акта указываются даты начала и окончания работ, за которые отчитывается контрагент. Поля необязательны, но нужны для корректного формирования КС‑3).
НДС,% — по умолчанию серым цветом отображается значение из параметров документа. Пока поле не изменено вручную, НДС пересчитывается по параметрам документа; после ручной корректировки значение отображается чёрным и используется именно оно.
ГУ,₽ — сумма гарантийного удержания по акту в валюте. Если в документе задан ГУ в %, здесь рассчитывается сумма. В случае если в параметрах документа включена опция «Корректировать размер ГУ в акте», то данное поле будет доступно к редактированию и можно точечно задать размер гарантийного удержания по данному акту, при этом "ГУ, % " по данному акту будет пересчитан автоматически.
ГУ, % — отображается процент удержания из настроек документа. При включённой опции «Корректировать размер ГУ в акте» поле редактируется; при изменении процента «ГУ, ₽» пересчитывается автоматически.
Комментарий
В блок Вложения можно загрузить, например, сканы документов: нажмите + Файл или перетащите файл в область «Вложения». Допустимые форматы: doc, docx, odt, pdf, jpg, jpeg, zip, xls, xlsx; максимальный размер — 50 МБ.
В блоке Выполненные работы фиксируется перечень позиций, закрываемых данным актом, а также удержания (если есть).
Чтобы добавить позицию из предмета договора, нажмите Добавить позиции из предмета договора.
В открывшемся окне отображаются все позиции из предмета договора, количество по каждой позиции еще не закрытое актами, доступен ввод количества К приёмке по данному акту , а также информация с какой работой из ГПР связана позиция из предмета договора. Отметьте галочками те строчки, которые требуется добавить в акт.
Затем нажмите Добавить.
В форме Добавление позиций из предмета договора доступна опция «Сгруппировать по смете».
При ее включении все позиции из предмета договора будут сгруппированы по смете, с которой они связаны. Группировка будет происходить по самой смете, разделам и подразделам. Позиции в предмете договора не связанные со сметой, попадут в группу «Без привязки к смете».
В блоке Выполненные работы добавленные позиции отобразятся в режиме редактирования. Информационно в данном режиме будут выведены данные по количеству позиции по договору, доступный остаток не закрытый актами и цена за единицу по договору. В полях К приёмке укажите объём, который закрывается в рамках текущего акта, если значение К приёмке было указано в окне добавления позиций, то оно подтянется в поле, если значение не было задано, то данная ячейка у позиции будет пустой. В случае если Цена за ед. совпадает с ценой по договору, то данные можно не редактировать, если нет — укажите цену из акта. Стоимость рассчитывается автоматически от объёма и цены за единицу; можно ввести «Стоимость» вручную — система пересчитает цену за единицу.
После внесения данных нажмите Сохранить (кнопка в правом верхнем или нижнем левом углу).
Если нужно добавить позицию, отсутствующую в предмете договора, нажмите Добавить вручную.
Таблица перейдёт в режим редактирования и автоматически добавит новую строчку для внесения информации.
Новую строку добавляйте кнопкой Добавить вручную. После внесения изменений нажмите Сохранить — правки будут применены.
Для редактирования позиций нажмите на значок «Карандаш» тогда блок Выполненные работы перейдет в режим редактирования, без добавления новых строк.
После того как будут внесены необходимые изменения по нажатию на кнопку Сохранить они будут применены.
В режиме «Сгруппировать по смете» доступно построчное редактирование каждой позиции, а именно:
изменение количества
изменение цены за единицу
изменение стоимости
изменения комментария
Для редактирования смените режим и нажмите на значок «Карандаш» у нужной позиции. Для применения изменений нажмите на зелёную галочку.
Все добавленные вручную позиции в акт будут отображаться голубым цветом, а также при наведении на наименование позиции будет отображаться подсказка, что данная позиция была добавлена в акт не из предмета договора.
Для фиксации удержаний в акте, нажмите на кнопку Добавить вручную. В ячейке Наименование введите название удержания либо выберите из выпадающего списка подходящий вариант, если такого нет создайте новый.
В окне Добавление номенклатуры выберите единицу измерения и тип — «Удержания».
После чего нажмите кнопку Сохранить.
Далее необходимо указать количество и укажите цену за единицу со знаком «минус» (или введите отрицательное количество) — позиция будет воспринята как удержание. Сумма всех таких позиций будет выводиться в конце акта в строке «Удержано».
Как только все позиции внесены, нажмите Сохранить.
В блоке Выполненные работы в режиме просмотра также будет отображаться столбец «Сводная по количеству».
В столбце «Сводная по кол‑ву» через «/» указываются три значения:
Кол‑во по договору — количество по позиции из предмета договора.
Кол‑во закрытое — количество по позиции, уже закрытое актами (статусы процесса не учитываются), без учёта текущего акта.
Кол‑во оставшееся — количество по позиции, не закрытое актами. Если закрытый объём превышает объём по договору, выводится отрицательное значение и подсветка красным.
Эти значения фиксируются и пересчитываются на момент запуска процесса акта. Для позиций, добавленных не из предмета договора, показатели не рассчитываются.
Если позиция предмета договора разнесена на работу/группу работ, в колонке «ГПР» отображается:
Наименование работы
Количество предписаний. Не устранённые/Всего выставленные
Количество дефектовок. Не устранённые/Всего выставленные
Плановые сроки выполнения работ из ГПР
Обращаем внимание, если закрываемая в акте работа была разнесена на группу работ, то количество предписаний и дефектовок будет рассчитываться суммарно по всем вложенных работам, а также выставленные на саму группу, если такие имелись.
В колонке «Стоимость» серым цветом отображается ставка НДС, применённая к позиции. По умолчанию берётся значение из блока «Общая информация».
При необходимости можно скорректировать ставку НДС по выбранным позициям: отметьте строки и в нижней панели нажмите Изменить ставку НДС.
Откроется окно «Изменить ставку НДС», где можно указать свою ставку в процентах или выбрать один из вариантов:
Как в акте — поле «Ставка НДС, %» блокируется; используется значение из блока «Общая информация» акта.
Как в предмете договора — для каждой выбранной позиции применяется ставка из соответствующей позиции предмета. Если связь отсутствует, берётся ставка из блока «Общая информация».
Кнопка Изменить станет активной, как только будет указана ставка НДС вручную или включён один из переключателей.
В правом нижнем углу, под перечнем позиций акта, отображаются:
«Сумма по акту» — сумма всех положительных позиций акта.
«Удержано» — сумма всех отрицательных позиций акта.
«НР» — сумма накладных расходов (подробнее о её расчёте — по ссылке).
«Итого по акту» — «Сумма по акту» − «Удержано» + «НР».
«НДС» — сумма НДС по акту, рассчитывается от значения «Итого по акту».
«Сумма без НДС» — «Итого по акту» − «НДС».
Изменение связи с ГПР у позиций акта
Чтобы можно было менять связь с ГПР у позиций акта из предмета договора, включите в настройках типа документа опцию «Разрешить выбирать другую работу из ГПР у позиции в акте, добавленной из предмета договора».
При её включении изменение связи с ГПР для позиций предмета договора в акте доступно как на этапе добавления, так и после. Для позиций, добавленных вручную, эта возможность доступна и без включения настройки.
При добавлении позиций в акт по кнопке Добавить позиции из предмета договора в окне Добавление позиций из предмета договора у каждой позиции в колонке «ГПР» доступен значок «Карандаш».
После нажатия на значок поле станет доступным для редактирования; к выбору будут предложены все работы и группы работ, вложенные в группу, выбранную в настройках документа.
После выбора работы поле автоматически вернётся в режим просмотра.
При нажатии Добавить вручную блок Выполненные работы также перейдёт в режим редактирования: можно добавить новую позицию и задать ей связь с ГПР.
Для уже добавленных в акт позиций связь с ГПР тоже можно изменить: перейдите в режим редактирования блока Выполненные работы, нажав на значок «Карандаш» в правом верхнем углу блока.
В режиме редактирования у каждой позиции акта доступен значок «Карандаш» для смены привязки к ГПР.
После нажатия на значок поле станет доступным для редактирования и появится выпадающий список групп/работ, начиная с той, к которой привязан документ в настройках.
После выбора новой работы ячейка снова перейдёт в режим просмотра. Изменения сохраняются только после нажатия Сохранить в правом верхнем углу блока Выполненные работы.
Обратите внимание: изменение связи с ГПР у позиции акта приведёт к пересчёту данных в «Экономике» в колонках:
Стоимость Акт (доходный договор)
Стоимость Акт + М29
Стоимость Акт + Заказ
Стоимость Акт
Если позиция предмета договора привязана к одной работе, а в акте — к другой, это может привести к расхождениям в «Экономике».
Запуск процесса акта и работа со списком участников
В блоке «Схема процесса акта» внутри акта отображаются: список участников (формируется из настроек типа документа) и чат для обсуждения вопросов по акту.
При необходимости можно Обновить список участников: система повторно обратится к настройкам типа документа и сформирует актуальный список.
Если требуется добавить ещё одного участника, нажмите кнопку «+» рядом с заголовком «Участники».
После нажатия откроется окно, где из выпадающего списка сотрудников нужно выбрать пользователя.
Затем укажите, в какой этап процесса добавить сотрудника.
В поле «Причина добавления» можно оставить сообщение для добавляемого участника, чтобы было ясно, по какой причине он должен участвовать в процессе.
Добавлять участников можно как в статусе «Подготовка», так и в статусе «Процесс запущен».
Если участие какого‑либо сотрудника не требуется, его можно убрать из списка: наведите курсор на пользователя и нажмите значок «−» справа от имени.
Для запуска процесса нажмите Запустить процесс — система начнёт процесс, а пользователи получат уведомления о необходимости принять решение по акту.
После завершения процесса акт получает статус «Процесс завершен», и дальнейшие правки возможны только после возврата на редактирование. Для этого нажмите Вернуть акт на редактирование.
Ресурсная ведомость к списанию
Если выполнялось списание материалов из документа на акт или на конкретную работу в акте, в акте появится блок Ресурсная ведомость к списанию.
В колонке Работы/Номенклатура выводятся данные, на что списаны материалы: если списание на весь акт — позиции группируются под заголовком Списано на акт; если на работу — отображается наименование соответствующей работы.
Ниже выводится список номенклатур, списанных на акт или работу в акте. В колонке Передача М‑15 отображается ID записи передачи материалов на договор; значение кликабельно и ведёт в Движение ТМЦ.
В колонке Дата передачи отображается дата передачи материала на договор.
В колонке Списано отображается количество списанного материала на акт/работу.
В колонке Ед. изм. отображается единица измерения номенклатуры.
В колонке Стоимость за ед. отображаются два значения: чёрным — цена закупки за единицу, серым — цена с учётом накладных расходов (НР). В колонке «Сумма» по той же логике показываются две суммы — с учётом НР и без. В колонке Сумма по этой же логике выводятся две суммы с и без учета накладных расходов.
Итог по колонке «Сумма» также рассчитывается в двух вариантах: с учётом НР и без.
Обращаем внимание, что значения с учетом НР и без будут отображаться:
в документе включена схема учёта материалов «Учитывать материал в договоре как материал по реализации»;
в настройках компании в опции «Снабжение: % накладных расходов (НР) при передаче материала на договор» задано значение.
Услуги по списанным материалам
Этот блок появляется, если на акт списаны материалы из заказов, в которых есть позиции с типом «Услуга».
Пример: в заказе есть материал и позиция «Доставка» с типом «Услуга».
При списании номенклатуры «Блок оконный пластиковый ОК 1200×900 (ОК‑8)» на акт отобразится блок Услуги по списанным материалам.
В блоке Услуги по списанным материалам отображается:
Порядковый номер строки
Наименование номенклатуры
Стоимость услуг за 1 ед.
Сумма услуг по списанным материалам
В колонке Наименование номенклатуры перечисляются позиции, списанные на акт, из заказов, где есть строки с типом «Услуга».
Стоимость услуг за 1 ед. рассчитывается по следующей формуле:
Стоимость услуг за 1 ед. = (Σ всех позиций типа «Услуга» в заказе) / (Σ заказанного объёма позиций типа «Материал» в этом заказе).
Пример: сумма услуг = 5 000 ₽, объём заказанного материала = 10 ед.; стоимость услуг за 1 ед. = 500 ₽.
«Сумма услуг по списанным материалам» = «Стоимость услуг за 1 ед.» × количество позиции, списанное на акт/работу.
Внизу таблицы выводятся: «Итого» по колонке «Сумма услуг по списанным материалам» и «Сумма услуг по списанным материалам» — общая сумма услуг по заказу. Значение «Сумма услуг по списанным материалам» кликабельно и ведёт в «Движение ТМЦ», где отображаются соответствующие движения.
Скачивание КС-2 по шаблону
В блоке Общая информация нажмите «⋯» и выберите пункт «Скачать документ».
В окне «Скачать документ» в поле «Шаблон акта» выберите нужный шаблон и нажмите Скачать. В этом поле доступны все шаблоны типа «Шаблон акта стройконтракта».
Создание шаблона акта стройконтракта
На странице компании в левом меню выберите Шаблоны документов.
Нажмите Добавить шаблон.
В поле «Тип документа» выберите «Шаблон акта стройконтракта», в поле «Заголовок шаблона» укажите наименование и нажмите Создать шаблон.
После создания шаблона откроется его страница.
Вверху расположен общий блок с данными..
В этом блоке можно:
сменить тип шаблона в поле «Тип документа»;
переименовать шаблон в поле «Заголовок документа»;
по кнопке
Скачать шаблон— скачать последний загруженный в шаблон файл;по кнопке
Загрузить шаблон— загрузить файл в формате DOCX или XLSX с расставленными метками; файл используется как шаблон для подстановки данных по меткам;по кнопке
Ранее загруженные шаблоны— просмотреть, скачать и восстановить ранее загруженные файлы.
Ниже расположен блок со справочной информацией по использованию меток.
Ниже — таблица с перечнем доступных меток и их применением.
В колонке Данные указано, какую информацию подставляет метка.
В колонке Метка переменной — сама метка, которую нужно использовать.
В колонке Описание/Пример — образец того, как будет отображаться информация.
Последнее обновление