Бюджетирование

Данный отчет находится в модуле “Отчеты” – “Финансовый учет”

Для формирования заявки в бюджет на определенный месяц, выбираем год и далее интересующий нас месяц:

Для добавления бюджета нажимаем кнопку и в модальном окне вводим наименование бюджета и выбираем ЦФО (Центр финансовой ответственности)

^{Примечание: для добавления бюджета по конкретному ЦФО, необходимо, чтобы пользователь в настройках системы был указан, как ответственный за данное ЦФО (см. Руководство пользователя по Справочникам и настройкам системы)}

После сохранения данный бюджет отобразится в списке, в статусе “Подготовка”:

Описание колонок: ЦФО - ЦФО по которому создается бюджет

Ответственный- пользователь, который создал бюджет

Заявка в бюджет - Сумма заявленная в бюджет на этапе "Подготовка"

Принято в бюджет- Сумма принятая в бюджет на этапе "Идет согласование"

Оплачено- сумма всех проведенных платежей в рамках бюджета

Остаток от бюджета- сколько осталось оплатить по бюджету

Статус - статус бюджета

Для добавления платежных нажмите кнопку , добавьте дни в модальном окне и нажмите кнопку

Далее открываем ранее созданный бюджет и попадаем на страницу формирования заявки

Работа с бюджетом в статусе "Подготовка"

На данной странице будут отображаться заполненные в договорах строки в ГПиФР, по месяцу, на который составляется бюджет, а именно строки : оплаты авансов, к оплате за выполнения, оплаты ГУ. Также, на данную страницу попадают финансовые операции в статусе "к оплате" с плановой датой в текущем месяце, и закрывающие документы имеющие задолженность на момент составления бюджета. Также на данную страницу можно добавлять строки вручную, через кнопку "Добавить новую строку". Данная строка будет появляться с признаком "Прогноз".

На данной странице доступны фильтры:

1. Проект;

2. Заказчик;

3. Исполнитель;

4. Номер договора;

5. Статья;

6. Назначение:

• Выполнение (все не оплаченные закрывающие документы)

• Финансовые операции ( ФО в статусе "новый" , у которых месяц оплаты приходится на месяц составления бюджета)

• ФО вне БК ( ФО созданные вне бюджета)

• График выполнения ( заполненные строки в ГПиФР оплата за выполнение")

• График авансов ( заполненные строки в ГПиФР оплата авансов)

• График ГУ ( заполненные строки в ГПиФР оплата ГУ)

• Новые заявки ( вручную добавленные строки)

Так же бюджет можно отобразить в разрезе проектов , скрыть пустые строки и скачать в XLS

Для формирования потребности указываем:

Сумму, которая будет составлять заявку в бюджет (Доступный лимит по документу можно указать либо в полном объеме с помощью кнопки , либо часть от лимита документа) Также есть возможность массовой простановки заявки в бюджет Для этого необходимо нажать на ➝ в верхней панели

Для платежей "график выполнений", "график авансов" и "график ГУ" доступно перераспределение потребности на другой месяц для этого в строке таких платежей необходимо нажать ⮂ в модальном окне ввести сумму и дату, в этом случае введенная сумма отнимается от потребности в текущем месяце и появиться в том месяце, который был указан

Также можно указать комментарий к заявке в соответствующей колонке

Колонка “Статус” будет сигнализировать о наличие или отсутствии минимальных атрибутов для создания финансовой операции .

Для подгрузки сканов документов к позициям, нажмите кнопку и в открывшемся модальном окне выберите необходимые документы с вашего ПК.

Если необходимо добавить потребность, без привязки к существующим документам, то при нажатии кнопки

Для создания Выполнения, Аванса, оплаты ГУ необходимо выбрать

• Проект

• Номер договора

• Поля "Заказчик" и "Исполнитель" заполняться автоматически

• Статью( если в договоре одна статья, она выберется автоматически)

• Тип фин. операции

Нажать Данная строка отобразиться в текущем бюджете

Для создания фактического платежа необходимо выбрать

• Проект

• Заказчика

• Исполнителя

• Статью

Нажать

Данная строка отобразиться в текущем бюджете

После заполнения всех необходимых атрибутов, нажимаем кнопку

В общем списке заявок в бюджет, заявка поменяет свой статус на “Идет согласование”:

Работа с бюджетом в статусе "Идет согласование"

Если вам необходимо скорректировать ранее созданный бюджет, то при его открытии, в верхней части экрана нажмите кнопку, тем самым вам станут доступны поля для редактирования, а сама заявка опять примет статус “Подготовка”.

Чтобы принять в бюджет необходимую сумму, откройте позицию со статусом “Идет согласование” и укажите суммы в колонке “Принято в бюджет”. Суммы можно указать либо в полном объеме из колонки заявки в бюджет с помощью кнопки , либо указать часть суммы из заявки вручную: Также есть возможность массовой простановке заявки в бюджет Для этого необходимо нажать на ➝ в верхней панели

При введение сумм в столбец "Принято в бюджет" он меняет цвет с красного на зеленый. На данном этапе, также доступно перераспределение сумм по ГПиФР, описанное выше. В столбце "Отклонения" отображается разница сумм между "Заявка в бюджет" и "Принято в бюджет"

Когда сумма для принятия в бюджет установлена, в верхней части экрана нажмите кнопку

После принятия в бюджет, позиция будет отражена со статусом “Принято к исполнению”

Работа с бюджетом в статусе "Принято к исполнению"

По принятым к исполнению бюджетам можно отменить согласование, для этого откройте ранее согласованный бюджет и нажмите кнопку

Также в бюджете можно включить отображение в разрезе проектов и посмотреть информацию, сколько сумма составляла на момент заявки и сколько составила итоговая сумма к принятию в бюджет по каждому проекту:

Описание колонок:

Оплачено - сумма всех финансовых операций, кроме тех, которые были оплачены в другом месяце Оплачено вне месяца - сумма всех финансовых операций, которые были оплачены в рамках бюджета месяца, но по дате факт в другом месяце Подано вне месяца - сумма всех ФО вне БК ФО ,которые были оплачены в рамках бюджета месяца, но по дате факт в другом месяце, подсвечиваются в ПД фиолетовым цветом

На данном этапе также доступна кнопка , которая позволяет добавить срочные дополнительные траты, которые могут возникнуть после согласования бюджета, которые идут "Вне бюджета" такие строки отличаются "0" в колонке "Принято в бюджет" и красной подсветкой Назначения

Тумблер на этапе "Принято к исполнению" скрывает строки, в которых Отсутствуют данные в "Принято в бюджет", то есть поле в строке равно 0, что упрощает отображение

Для разделения строки при внесении бюджета нажмите кнопку , в модальном окне укажите сумму и нажмите кнопку

При разделении система позволяет указать общий бюджет с помощью кнопки , при включении у строки появится вложенность и сумма будет фигурировать в общем виде по двум строкам:

При использовании деления группировкой через - заполнять строки необходимо только в группе, заглавие остается в первоначальном виде.

При разделении без использования - введенная сумма в модальное окно "Разделения" будет "отщеплена" от суммы принятой в бюджет - можно использовать при распределении расходов на нужды, отличные от запланированных в рамках принятого бюджета.

Удаление строк в бюджете

Для бюджета в статусе «Принят к исполнению» добавлена кнопка «Корзины» для удаления строк, которые подходят под условия:

1. Красный прогноз

2. Строка внутри группы “График выполнения” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

3. Строка внутри группы “График авансов” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

4. Строка внутри группы “График ГУ” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

5. Строка внутри группы “Прогноз” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

6. Строка внутри группы “Красный прогноз” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

7. Группа “Красный прогноз” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

Удалить можно указанные строки при соблюдении одновременно всех условий:

1. Заявка в бюджет = 0 (для красного прогноза п.1)

2. Принято в бюджет = 0 (для красного прогноза - п.1)

3. Нет цифр в строке по платежным дням (для всех пунктов)

Нажимаете на кнопку «Корзина»

Открывается уточняющее окно:

Для подтверждения действия нужно нажать на кнопку

Формирование заявок на включение платежей в реестр на оплату по платежным дням

Для отображения, ранее добавленных платежных дней в бюджете используйте кнопку . Для добавления суммы в платежные дни можно воспользоваться ручным вводом:

Также можно воспользоваться распределением с помощью колонки "Принято в бюджет": При нажатии на сумму по строке в колонке “Принято в бюджет” открывается окно с выбором платежного дня на который нужно сохранить сумму.

В выбор платежного дня попадают только “разблокированные” платежные дни (платежные дни без “замочков”).

Сумма автоматически полностью падает в ячейку, но с возможностью изменения (корректировки) этой суммы.

Если строка является следующими типами: График Авансов, Прогноз с типом “Аванс”, Прогноз с типом “Фактический платеж” - по умолчанию подставляется сумма из “принято в бюджет"

Если строка является следующими типами: График выполнения с выбранным актом/КС-3, Прогноз с типом “Выполнение” и выбранным актом/КС-3 или “Выполнение” - по умолчанию подставляется сумма из задолженности конкретно выбранного акта/кс-3

Если строка является следующим типом: График ГУ, Прогноз с выбранным типом “ГУ” - по умолчанию подставляется сумма, принятая в бюджет, но не более суммы всех неоплаченных ГУ. Т.е. лимит = остаток оплаты по ГУ, а сумма = принято в бюджет.

Для заполнения данных по: номеру счета, дате счета, фактическому отправителю, фактическому получателю, описание финансовой операции и прикрепление файла нужно нажать на кнопку

Для просмотра платежного дня нужно нажать в открывшемся окне можно отфильтроваться по платежному дню, заказчику, исполнителю, по номеру договора, проекту, тип ФО (Аванс, Выполнения, Факт, ГУ), назначение ФО (выполнения, фин. операции, ФО вне БК, график выполнений, график авансов, график ГУ , новые заявки). Также ФО в каждом платежном дне можно отобразить по проектам. Данный вид группировки доступен для скачивания в excel. Для этого нужно нажать на кнопку

Для создания Реестра финансовых операций, после заполнения платежных дней, вам необходимо выбрать день, по которому система позволит создать реестр. При нажатии на соответствующий Платежный день, заблокируйте его к редактированию

Далее вернитесь на страницу отображения Бюджетов и нажмите кнопку . Здесь доступен перенос оплаты в другой платежный день или удаление , для этого нажмите ⇆ . Для переноса выберете платежный день, куда нужно перенести ФО , для удаления , активируйте тумблер "Удалить без перемещения" нажмите .В модальном окне укажите: Номер реестра, дату, тип средств, платежный день и выберите сам документ. Далее нажмите кнопку .

После сохранения реестр успешно создан его можно найти в отчетах "Реестр собственных платежей"

При переходе в новый реестр, платежи в нем отображаются в статусе новый "К оплате"

Данный реестр можно редактировать , нажав, на кнопку Можно добавлять платежи, расформировать реестр, оплатить платежи, удалить платежи, ввести дату факт, ввести номер п/п. Для оплаты реестра выбираем необходимые платежи ,и в "Действия" выбираем оплатить выбранные. Платежи изменят статус на "Оплачено" В реестре платежей доступен перенос платежа из одного реестра в другой для этого напротив платежа, который необходимо переместить нажимаем ⇆ и выбираем из списка нужный реестр.