Бюджетирование
Last updated
Last updated
Данный отчет находится в модуле “Отчеты” – “Финансовый учет”
Для формирования заявки в бюджет на определенный месяц, выбираем год и далее интересующий нас месяц:
После сохранения данный бюджет отобразится в списке, в статусе “Подготовка”:
На данной странице будут отображаться все документы с имеющейся потребностью оплаты, на основании которых можно сформировать заявку в бюджет:
Первый блок (1) содержит в себе:
Кнопка "Обновить данные" - обновляет данные, которые появились в системе после момента создания бюджета (Создание бюджета - делает "слепок" системы на момент ее создания). В случае, если были добавлены новые Договора (в том числе и заполнение ГПиФР), Акты, Финансовые операции - необходимо использовать кнопку "Обновить данные"
"Выбор проектов" - фильтр по проектам с модальным окном отображения всех проектов с ключевыми метриками
"Отправить заявку" - отправление заявки ответственным за клик данной кнопки на Бюджетный комитет (на утверждение) - При совершении данного действия бюджет изменит статус на "На согласовании" и будет недоступен для изменений
Второй блок (2) содержит в себе:
Фильтр по Заказчику
Фильтр по Контрагенту
Фильтр по Договору
Фильтр по Статье классификатора
Табы с группировкой по типу сущности: - Выполнения - отображение всех актов выполненных работ, КС-3, которые были заведены в систему - Фин операции - отображение всех финансовых операций в статусе "К оплате", которые были заведены в систему и имеют данный статус на момент формирования "Слепка" - График выполнения - отображение данных на основании заполненных ГПиФР внутри Договоров - График авансов - отображение данных на основании заполненных ГПиФР внутри Договоров - График ГУ- отображение данных на основании заполненных ГПиФР внутри Договоров - Новые заявки - добавленные новые строки, которые не были заведены на. этапе формирования слепка или не имеют точно выраженной характеристики потребности оплаты
Третий блок (3) включает в себя:
Кнопку "Применить" - по которой применяются фильтры из блока 2
Кнопка "Сортировка проектов" - позволяет отсортировать список проектов индивидуально для каждого пользователя в рамках бюджетов
Столбец 1 - Заказчик - Юр лицо, которое является плательщиком по данной заявке в бюджет (заказчик по договору)
Столбец 2 - Контрагент - Юр лицо, которое является получателем по данной заявке в бюджет (исполнитель по договору)
Столбец 3 - Договор - Номер договора, где это возможно
Столбец 4 - Проект - Проект, которому принадлежит данная заявка
Столбец 5 - Статья - Статья, которая идет по договору в рамках заявки или выбранная по данной заявке
Столбец 6 - Описание - описание по Договору или сущности (в случае наличия ее в акте/фин операции)
Столбец 7 - Назначение - тип обоснования появления в Бюджете
Столбец 8 - Комментарий - собственноручный комментарий для обоснования необходимости принятия в бюджет
Столбец 9 - Удаление строк - Удаление добавленных в ручную строк при совершении ошибки
Столбец 11 - Статус верификации - актуален на этапе согласованного бюджета
Столбец 12 - Потребность - сумма, которая требуется оплатить
Столбец 13 - Быстрый перенос значений в заявку - перенос в "один клик" значений из "Потребности" в "Зявка в бюджет"
Столбец 14 - Заявка в бюджет - суммы, которые обсуждаются на этапе согласования Бюджета
В общем списке заявок в бюджет, заявка поменяет свой статус на “Идет согласование”
После принятия в бюджет, позиция будет отражена со статусом “Принято к исполнению”
В данном окне в первую очередь необходимо выбрать платежный день, верификацию которого необходимо пройти
Для успешной проверки верификации минимальный набор параметров к заполнению: - Заказчик - Контрагент - Статья (если в договоре или ФО две и более статей - выбрать все, по которым необходимо произвести оплату и разделить суммы по статьям) - Проект - Сумма При заполнении данных параметров без заполнения "Договора" - будет создан Фактический платеж - платеж без привязки к Договору Если заполняется поле "Договор", то в столбце "Назначение" появляется выбор
При выборе "Аванс" и ГУ" - дополнительных действий не требуется
Если выбирается "Выполнение" - в соседнем столбце необходимо найти заведенный ранее в систему Акт
После успешной верификации всех платежей в платежном дне необхдимо нажатие на соответствующий Платежный день, которое заблокирует его к редактированию и отправит на составление реестров по платежному дню
Для добавления бюджета нажимаем кнопку и в модальном окне вводим наименование бюджета и выбираем ЦФО (Центр финансовой ответственности)
Примечание: для добавления бюджета по конкретному ЦФО, необходимо, чтобы пользователь в настройках системы был указан, как ответственный за данное ЦФО ()
Для добавления платежных дней, которые требуют заполнения после принятие к исполнению бюджетов необходимо нажмить кнопку , добавьте дни в модальном окне и нажмите кнопку
Кнопка - которая добавляет новую строку с типом "Прогноз", доступную к просмотру на табах "Все" и "новые заявки" - Единственное обязательное поле при добавлении данной строки - "Проект", который выставляет при ее добавлении - остальное опционально.
Тумблер , при активации которого Бюджет группируется по проектам
Столбец 10 - Прикрепленные файлы - файлы, которые прикрепляются для обоснования той или иной потребности при нажатии на значок (в открывшемся модальном окне выберите необходимые документы с вашего ПК)
Для формирования заявки в бюджет можно указать сумму, которая будет составлять заявку в бюджет (Доступный лимит по документу можно указали либо в полном объеме с помощью кнопки , либо часть от лимита документа)
После заполнения всех необходимых атрибутов, нажимаем кнопку
Если вам необходимо скорректировать ранее созданный бюджет, то при его открытии, в верхней части экрана нажмите кнопку, тем самым вам станут доступны поля для редактирования, а сама заявка опять примет статус “Подготовка”.
Тумблер на этапе "Идет согласование" скрывает строки, в которых Отсутвует "Заявка в бюджет", то есть поле в строке равно 0, что упрощает отображение
На данном этапе также доступна кнопка , которая позволяет добавить срочные дополнительные траты, которые могут возникнуть в ходе обсуждений бюджета, такие строки попадают с "0" в стоблце "Заявка в бюджет", но могут быть заполнено поле "Принято в бюджет"
Чтобы принять в бюджет необходимую сумму, откройте позицию со статусом “Идет согласование” и укажите суммы в колонке “Принято в бюджет”. Суммы можно указать либо в полном объеме из колонки заявки в бюджет с помощью кнопки , либо указать часть суммы из заявки вручную:
Когда сумма для принятия в бюджет утверждена, в верхней части экрана нажмите кнопку
По принятым к исполнению бюджетам можно отменить согласование в течение одного часа после принятия, для этого откройте ранее согласованный бюджет и нажмите кнопку
На данном этапе также доступна кнопка , которая позволяет добавить срочные дополнительные траты, которые могут возникнуть после согласования бюджета, которые Идут "Вне бюджета" такие строки отличаются "0" в колонке "Принято в бюжет" и красной подсветкой Назначения
Тумблер на этапе "Принято к исполнению" скрывает строки, в которых Отсутвуют данные в "Принято в бюджет", то есть поле в строке равно 0, что упрощает отображение
Для разделения строки при внесении бюджета нажмите кнопку , в модальном окне укажите сумму и нажмите кнопку
При разделении система позволяет указать общий бюджет с помощью кнопки , при включении у строки появится вложенность и сумма будет фигурировать в общем виде по двум строкам:
При использовании делении группировкой через - заполнять строки необходимо только в группе. заглавие остается в первоначальном виде
При разделении без использования - введенная сумма в модальное окно "Разделения" будет "отщеплена" от суммы принятой в бюджет - можно использовать при распределении расходов на нужды, отличные от запланированных в рамках принятого бюджета.
Для отображения, ранее добавленных платежных дней в бюджете используйте кнопку . Добавьте необходимые суммы в каждый платежный день:
После заполнения сумм в рамках платежного дня, которые предстоит оплатить, необходимо проверить статус верификации каждой строки (возможность создания финансовых операций в соответствии с заданным статусом) - за статус верификации отвечают иконки и в. колонке "Статус"
При наличии строк со статусом верификации при заполненном платежном дне при попытке отправить заявку на создание реестра финансовых операций - система выдаст ошибку
Для того, чтобы заполнить все реквизиты и успешно пройти верификации необходимо использовать кнопку
В окне имеются 2 таба : Таб "Редактирование" - необходим для изменение информации в строки, где это возможно сделать Таб "Просмотр" - для проверки корректности пожачи заявки на оплату
Далее вернитесь на страницу отображения Бюджетов и нажмите кнопку . В модальном окне укажите: Номер реестра, дату, тип средств, платежный день и банковские счета и выберите сам документ. Далее нажмите кнопку .
При создании важно обращать внимание, что статус у всех строк - соответствует
