Бюджетирование

Данный отчет находится в модуле “Отчеты” – “Финансовый учет”

Рисунок 1 – Расположение отчета

Для формирования заявки в бюджет на определенный месяц, выбираем год и далее интересующий нас месяц:

Рисунок 2 – Выбор месяца

Для добавления бюджета нажимаем кнопку и в модальном окне вводим наименование бюджета и выбираем ЦФО (Центр финансовой ответственности)

Примечание: для добавления бюджета по конкретному ЦФО, необходимо, чтобы пользователь в настройках системы был указан, как ответственный за данное ЦФО (см. Руководство пользователя по Справочникам и настройкам системы)

Рисунок 3 – Создание бюджета

После сохранения данный бюджет отобразится в списке, в статусе “Подготовка”:

Рисунок 4 – Отображение созданного бюджета

Для добавления платежных дней, которые требуют заполнения после принятие к исполнению бюджетов необходимо нажмить кнопку , добавьте дни в модальном окне и нажмите кнопку

Рисунок 5 – Добавление платежных дней

Работа с бюджетом в статусе "Подготовка"

Рисунок 6 - Страница бюджета

На данной странице будут отображаться все документы с имеющейся потребностью оплаты, на основании которых можно сформировать заявку в бюджет:

Рисунок 7 - Отображение всех документов с доступной потребностью оплаты

При работе с бюджетом в статусе "подготовка" есть 3 основных блока управления

Рисунок 8 - 3 блока управления страницой Бюджета

Первый блок (1) содержит в себе:

• Кнопка "Обновить данные" - обновляет данные, которые появились в системе после момента создания бюджета (Создание бюджета - делает "слепок" системы на момент ее создания). В случае, если были добавлены новые Договора (в том числе и заполнение ГПиФР), Акты, Финансовые операции - необходимо использовать кнопку "Обновить данные"

• "Выбор проектов" - фильтр по проектам с модальным окном отображения всех проектов с ключевыми метриками

Рисунок 9 - Модальное окно фильтра проектов

• "Отправить заявку" - отправление заявки ответственным за клик данной кнопки на Бюджетный комитет (на утверждение) - При совершении данного действия бюджет изменит статус на "На согласовании" и будет недоступен для изменений

Второй блок (2) содержит в себе:

• Фильтр по Заказчику

• Фильтр по Контрагенту

• Фильтр по Договору

• Фильтр по Статье классификатора

• Табы с группировкой по типу сущности: - Выполнения - отображение всех актов выполненных работ, КС-3, которые были заведены в систему - Фин операции - отображение всех финансовых операций в статусе "К оплате", которые были заведены в систему и имеют данный статус на момент формирования "Слепка" - График выполнения - отображение данных на основании заполненных ГПиФР внутри Договоров - График авансов - отображение данных на основании заполненных ГПиФР внутри Договоров - График ГУ- отображение данных на основании заполненных ГПиФР внутри Договоров - Новые заявки - добавленные новые строки, которые не были заведены на. этапе формирования слепка или не имеют точно выраженной характеристики потребности оплаты

Третий блок (3) включает в себя:

• Кнопку "Применить" - по которой применяются фильтры из блока 2

• Кнопка - которая добавляет новую строку с типом "Прогноз", доступную к просмотру на табах "Все" и "новые заявки" - Единственное обязательное поле при добавлении данной строки - "Проект", который выставляет при ее добавлении - остальное опционально.

Рисунок 10 - Окно добавления "новых заявок"

• Кнопка "Сортировка проектов" - позволяет отсортировать список проектов индивидуально для каждого пользователя в рамках бюджетов

Рисунок 11 - Окно сортировки проектов

• Тумблер , при активации которого Бюджет группируется по проектам

Рисунок 12 - Отображение Бюджета при группировке по проектам

Основная Рабочая зона бюджета

Рисунок 13 - Основная рабочая зона бюджета

Столбец 1 - Заказчик - Юр лицо, которое является плательщиком по данной заявке в бюджет (заказчик по договору)

Столбец 2 - Контрагент - Юр лицо, которое является получателем по данной заявке в бюджет (исполнитель по договору)

Столбец 3 - Договор - Номер договора, где это возможно

Столбец 4 - Проект - Проект, которому принадлежит данная заявка

Столбец 5 - Статья - Статья, которая идет по договору в рамках заявки или выбранная по данной заявке

Столбец 6 - Описание - описание по Договору или сущности (в случае наличия ее в акте/фин операции)

Столбец 7 - Назначение - тип обоснования появления в Бюджете

Столбец 8 - Комментарий - собственноручный комментарий для обоснования необходимости принятия в бюджет

Столбец 9 - Удаление строк - Удаление добавленных в ручную строк при совершении ошибки

Столбец 10 - Прикрепленные файлы - файлы, которые прикрепляются для обоснования той или иной потребности при нажатии на значок (в открывшемся модальном окне выберите необходимые документы с вашего ПК)

Столбец 11 - Статус верификации - актуален на этапе согласованного бюджета

Столбец 12 - Потребность - сумма, которая требуется оплатить

Столбец 13 - Быстрый перенос значений в заявку - перенос в "один клик" значений из "Потребности" в "Зявка в бюджет"

Столбец 14 - Заявка в бюджет - суммы, которые обсуждаются на этапе согласования Бюджета

Для формирования заявки в бюджет можно указать сумму, которая будет составлять заявку в бюджет (Доступный лимит по документу можно указали либо в полном объеме с помощью кнопки , либо часть от лимита документа)

Рисунок 14 - Заполнение "Заявки в бюджет"

После заполнения всех необходимых атрибутов, нажимаем кнопку

В общем списке заявок в бюджет, заявка поменяет свой статус на “Идет согласование”

Рисунок 15 – Отображение статуса, после отправки заявки

Видео: Создание бюджета, Работа с бюджетом

Работа с бюджетом в статусе "Идет согласование"

Рисунок 16 - Отображение бюджета в статусе "Идет согласование"

Если вам необходимо скорректировать ранее созданный бюджет, то при его открытии, в верхней части экрана нажмите кнопку, тем самым вам станут доступны поля для редактирования, а сама заявка опять примет статус “Подготовка”.

Тумблер на этапе "Идет согласование" скрывает строки, в которых Отсутвует "Заявка в бюджет", то есть поле в строке равно 0, что упрощает отображение

На данном этапе также доступна кнопка , которая позволяет добавить срочные дополнительные траты, которые могут возникнуть в ходе обсуждений бюджета, такие строки попадают с "0" в стоблце "Заявка в бюджет", но могут быть заполнено поле "Принято в бюджет"

Чтобы принять в бюджет необходимую сумму, откройте позицию со статусом “Идет согласование” и укажите суммы в колонке “Принято в бюджет”. Суммы можно указать либо в полном объеме из колонки заявки в бюджет с помощью кнопки , либо указать часть суммы из заявки вручную:

Рисунок 17 – Заполнение итоговой суммы по принятию в бюджет

Когда сумма для принятия в бюджет утверждена, в верхней части экрана нажмите кнопку

После принятия в бюджет, позиция будет отражена со статусом “Принято к исполнению”

Видео: Согласование бюджета

Работа с бюджетом в статусе "Принято к исполнению"

Рисунок 18 – Отображение бюджета, принятого к исполнению

По принятым к исполнению бюджетам можно отменить согласование в течение одного часа после принятия, для этого откройте ранее согласованный бюджет и нажмите кнопку

Рисунок 19 - Внешний вид бюджета в статусе "Принято к исполнению"

На данном этапе также доступна кнопка , которая позволяет добавить срочные дополнительные траты, которые могут возникнуть после согласования бюджета, которые Идут "Вне бюджета" такие строки отличаются "0" в колонке "Принято в бюжет" и красной подсветкой Назначения

Тумблер на этапе "Принято к исполнению" скрывает строки, в которых Отсутвуют данные в "Принято в бюджет", то есть поле в строке равно 0, что упрощает отображение

Для разделения строки при внесении бюджета нажмите кнопку , в модальном окне укажите сумму и нажмите кнопку

Рисунок 20 – Разделение строки

При разделении система позволяет указать общий бюджет с помощью кнопки , при включении у строки появится вложенность и сумма будет фигурировать в общем виде по двум строкам:

Рисунок 21 – Добавление общего бюджета при разделении строки

При использовании делении группировкой через - заполнять строки необходимо только в группе. заглавие остается в первоначальном виде

При разделении без использования - введенная сумма в модальное окно "Разделения" будет "отщеплена" от суммы принятой в бюджет - можно использовать при распределении расходов на нужды, отличные от запланированных в рамках принятого бюджета.

Работа с Формированием заявок на включение платежей в реестр на оплату по платежным дням

Для отображения, ранее добавленных платежных дней в бюджете используйте кнопку . Добавьте необходимые суммы в каждый платежный день:

Рисунок 22 – Добавление суммы в недельный реестр

После заполнения сумм в рамках платежного дня, которые предстоит оплатить, необходимо проверить статус верификации каждой строки (возможность создания финансовых операций в соответствии с заданным статусом) - за статус верификации отвечают иконки и в. колонке "Статус"

При наличии строк со статусом верификации при заполненном платежном дне при попытке отправить заявку на создание реестра финансовых операций - система выдаст ошибку

Для того, чтобы заполнить все реквизиты и успешно пройти верификации необходимо использовать кнопку

Рисунок 23 - Окно редактирования строк платежного дня

В данном окне в первую очередь необходимо выбрать платежный день, верификацию которого необходимо пройти

Рисунок 24 - Выбор платежного дня

В окне имеются 2 таба : Таб "Редактирование" - необходим для изменение информации в строки, где это возможно сделать Таб "Просмотр" - для проверки корректности пожачи заявки на оплату

Для успешной проверки верификации минимальный набор параметров к заполнению: - Заказчик - Контрагент - Статья (если в договоре или ФО две и более статей - выбрать все, по которым необходимо произвести оплату и разделить суммы по статьям) - Проект - Сумма При заполнении данных параметров без заполнения "Договора" - будет создан Фактический платеж - платеж без привязки к Договору Если заполняется поле "Договор", то в столбце "Назначение" появляется выбор

Рисунок 25 - Выбор назначения платежа

При выборе "Аванс" и ГУ" - дополнительных действий не требуется

Если выбирается "Выполнение" - в соседнем столбце необходимо найти заведенный ранее в систему Акт

Рисунок 26 - Выбор акта для успешной верификации

После успешной верификации всех платежей в платежном дне необхдимо нажатие на соответствующий Платежный день, которое заблокирует его к редактированию и отправит на составление реестров по платежному дню

Рисунок 27 - Блокировка платежного дня

Далее вернитесь на страницу отображения Бюджетов и нажмите кнопку . В модальном окне укажите: Номер реестра, дату, тип средств, платежный день и банковские счета и выберите сам документ. Далее нажмите кнопку .

Рисунок 28 – Создание Реестра финансовой операции

При создании важно обращать внимание, что статус у всех строк - соответствует