Бюджетирование

Данный отчет находится в модуле “Отчеты” – “Финансовый учет”

Для формирования заявки в бюджет на определенный месяц, выбираем год и далее интересующий нас месяц:

Для добавления бюджета нажимаем кнопку и в модальном окне вводим наименование бюджета и выбираем ЦФО (Центр финансовой ответственности)

^{Примечание: для добавления бюджета по конкретному ЦФО, необходимо, чтобы пользователь в настройках системы был указан, как ответственный за данное ЦФО (см. Руководство пользователя по Справочникам и настройкам системы)}

После сохранения данный бюджет отобразится в списке, в статусе “Подготовка”:

Для добавления платежных нажмите кнопку , добавьте дни в модальном окне и нажмите кнопку

Далее открываем ранее созданный бюджет и попадаем на страницу формирования заявки

Работа с бюджетом в статусе "Подготовка"

На данной странице будут отображаться все документы со свободным лимитом, на основании которых можно сформировать потребность в бюджет:

Для формирования потребности указываем:

1. Заказчика, Исполнителя, Договор и Статью расхода, по которым нам необходимо совершить оплату

2. Сумму, которая будет составлять заявку в бюджет (Доступный лимит по документу можно указать либо в полном объеме с помощью кнопки , либо часть от лимита документа)

1. Также можно указать комментарий к заявке в соответствующей колонке

1. Колонка “Статус” будет сигнализировать о наличие привязки статьи у данной позиции

2. Для подгрузки сканов документов к позициям, нажмите кнопку и в открывшемся модальном окне выберите необходимые документы с вашего ПК.

Для разделения строки при внесении бюджета нажмите кнопку , в модальном окне укажите сумму и нажмите кнопку

При разделении система позволяет указать общий бюджет с помощью кнопки , при включении у строки появится вложенность и сумма будет фигурировать в общем виде по двум строкам:

Если необходимо добавить потребность, без привязки к существующим документам, то при нажатии кнопки отобразится новая строка, в которой необходимо указать: Заказчика, исполнителя, договор и сумму потребности.

После заполнения всех необходимых атрибутов, нажимаем кнопку

В общем списке заявок в бюджет, заявка поменяет свой статус на “Идет согласование”:

Работа с бюджетом в статусе "Идет согласование"

Если вам необходимо скорректировать ранее созданный бюджет, то при его открытии, в верхней части экрана нажмите кнопку, тем самым вам станут доступны поля для редактирования, а сама заявка опять примет статус “Подготовка”.

Чтобы принять в бюджет необходимую сумму, откройте позицию со статусом “Идет согласование” и укажите суммы в колонке “Принято в бюджет”. Суммы можно указать либо в полном объеме из колонки заявки в бюджет с помощью кнопки , либо указать часть суммы из заявки вручную:

Когда сумма для принятия в бюджет установлена, в верхней части экрана нажмите кнопку

После принятия в бюджет, позиция будет отражена со статусом “Принято к исполнению”

Работа с бюджетом в статусе "Принято к исполнению"

По принятым к исполнению бюджетам можно отменить согласование, для этого откройте ранее согласованный бюджет и нажмите кнопку

Также в бюджете можно включить отображение в разрезе проектов и посмотреть информацию, сколько сумма составляла на момент заявки и сколько составила итоговая сумма к принятию в бюджет по каждому проекту:

На данном этапе также доступна кнопка , которая позволяет добавить срочные дополнительные траты, которые могут возникнуть после согласования бюджета, которые идут "Вне бюджета" такие строки отличаются "0" в колонке "Принято в бюджет" и красной подсветкой Назначения

Тумблер на этапе "Принято к исполнению" скрывает строки, в которых Отсутствуют данные в "Принято в бюджет", то есть поле в строке равно 0, что упрощает отображение

Для разделения строки при внесении бюджета нажмите кнопку , в модальном окне укажите сумму и нажмите кнопку

При разделении система позволяет указать общий бюджет с помощью кнопки , при включении у строки появится вложенность и сумма будет фигурировать в общем виде по двум строкам:

При использовании деления группировкой через - заполнять строки необходимо только в группе, заглавие остается в первоначальном виде.

При разделении без использования - введенная сумма в модальное окно "Разделения" будет "отщеплена" от суммы принятой в бюджет - можно использовать при распределении расходов на нужды, отличные от запланированных в рамках принятого бюджета.

Удаление строк в бюджете

Для бюджета в статусе «Принят к исполнению» добавлена кнопка «Корзины» для удаления строк, которые подходят под условия:

1. Красный прогноз

2. Строка внутри группы “График выполнения” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

3. Строка внутри группы “График авансов” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

4. Строка внутри группы “График ГУ” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

5. Строка внутри группы “Прогноз” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

6. Строка внутри группы “Красный прогноз” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

7. Группа “Красный прогноз” после разделения с “общим бюджетом” (не выводится, если в группе одна строка)

Удалить можно указанные строки при соблюдении одновременно всех условий:

1. Заявка в бюджет = 0 (для красного прогноза п.1)

2. Принято в бюджет = 0 (для красного прогноза - п.1)

3. Нет цифр в строке по платежным дням (для всех пунктов)

Нажимаете на кнопку «Корзина»

Открывается уточняющее окно:

Для подтверждения действия нужно нажать на кнопку

Формирование заявок на включение платежей в реестр на оплату по платежным дням

Для отображения, ранее добавленных платежных дней в бюджете используйте кнопку . Для добавления суммы в платежные дни можно воспользоваться ручным вводом:

Также можно воспользоваться распределением с помощью колонки "Принято в бюджет": При нажатии на сумму по строке в колонке “Принято в бюджет” открывается окно с выбором платежного дня на который нужно сохранить сумму.

В выбор платежного дня попадают только “разблокированные” платежные дни (платежные дни без “замочков”).

Сумма автоматически полностью падает в ячейку, но с возможностью изменения (корректировки) этой суммы.

Если строка является следующими типами: График Авансов, Прогноз с типом “Аванс”, Прогноз с типом “Фактический платеж” - по умолчанию подставляется сумма из “принято в бюджет"

Если строка является следующими типами: График выполнения с выбранным актом/КС-3, Прогноз с типом “Выполнение” и выбранным актом/КС-3 или “Выполнение” - по умолчанию подставляется сумма из задолженности конкретно выбранного акта/кс-3

Если строка является следующим типом: График ГУ, Прогноз с выбранным типом “ГУ” - по умолчанию подставляется сумма, принятая в бюджет, но не более суммы всех неоплаченных ГУ. Т.е. лимит = остаток оплаты по ГУ, а сумма = принято в бюджет.

Для заполнения данных по: номеру счета, дате счета, фактическому отправителю, фактическому получателю, описание финансовой операции и прикрепление файла нужно нажать на кнопку

Для просмотра платежного дня нужно нажать в открывшемся окне можно отфильтроваться по платежному дню, заказчику, исполнителю, по номеру договора, проекту, тип ФО (Аванс, Выполнения, Факт, ГУ), назначение ФО (выполнения, фин. операции, ФО вне БК, график выполнений, график авансов, график ГУ , новые заявки). Также ФО в каждом платежном дне можно отобразить по проектам. Данный вид группировки доступен для скачивания в excel. Для этого нужно нажать на кнопку

Для создания Реестра финансовых операций, после заполнения платежных дней, вам необходимо выбрать день, по которому система позволит создать реестр. При нажатии на соответствующий Платежный день, заблокируйте его к редактированию

Далее вернитесь на страницу отображения Бюджетов и нажмите кнопку . В модальном окне укажите: Номер реестра, дату, тип средств, платежный день и выберите сам документ. Далее нажмите кнопку .